學(xué)會(huì)有效開會(huì)
動(dòng)用虛擬團(tuán)隊(duì)來解決棘手業(yè)務(wù)難題的公司，往往會(huì)面臨一系列的問題。其中首當(dāng)其沖的，便是如何把握虛擬團(tuán)隊(duì)中復(fù)雜的動(dòng)態(tài)平衡。
來看一個(gè)眾多辦公室里的常見場景：一群群員工擠在蜘蛛狀的免提電話周圍，與若干遙遠(yuǎn)地方的同仁共同參加某一會(huì)議。電話會(huì)議常常是行之有效的辦法，可你有沒有留意這些會(huì)議是怎么開的？假使會(huì)議各方在人數(shù)上不對等，人多的一方容易主導(dǎo)會(huì)談內(nèi)容，又會(huì)在其他方發(fā)言時(shí)自己開小會(huì)。由于彼此見不著面，與會(huì)人員既可能無意識(shí)地打斷對方，又可能遺漏重要的視覺信號(hào)。有些人幾乎一言不發(fā)，而某些會(huì)議到終了時(shí)已非一個(gè)完整的大會(huì)，而演變成兩個(gè)（或是三個(gè)、甚至有多少會(huì)議方就有多少個(gè)）小會(huì)。
尼爾及其同行的研究發(fā)現(xiàn)，一家呼叫中心設(shè)備供應(yīng)商Sutherland Group的主管們發(fā)明了一個(gè)新辦法，來解決這類免提電話的尷尬情況。團(tuán)隊(duì)成員的開會(huì)地點(diǎn)不在會(huì)議室，而是在各自的位置上，通過撥打電話橋接器來接入會(huì)議。
結(jié)果，沒有小會(huì)的完整會(huì)議，每個(gè)人都能即時(shí)獲取會(huì)議討論內(nèi)容的相關(guān)資訊。當(dāng)然，電話橋接器所費(fèi)不菲，而且容量有限。有的企業(yè)會(huì)使用各式各樣的會(huì)議電視，既有安裝在個(gè)人顯示器上便宜的網(wǎng)絡(luò)攝像頭，也有影院式會(huì)議室，其裝備可以在各會(huì)議地點(diǎn)之間傳送寬帶信號(hào)。
跨越語言及文化障礙
無論何種模式，組織遠(yuǎn)程會(huì)議都需要技巧、文化敏感性以及創(chuàng)造力。即便英語是惠普CES的官方語言，可并非所有非英語國家的員工都能自如地使用英語溝通。結(jié)果，這些員工習(xí)慣于保持沉默，公司也就白白損失了從他們的創(chuàng)意中受益的大好機(jī)會(huì)。
惠普的主管們注意到了這一點(diǎn)，在每次會(huì)議開場時(shí)設(shè)立"熱身時(shí)段"：每位與會(huì)人員都要用英語講上幾分鐘的小故事，話題本身無關(guān)緊要。門羅說："一次我們說起世界杯，這讓每個(gè)人的腦力馬達(dá)都開動(dòng)起來。"
結(jié)果呢？團(tuán)隊(duì)成員開始操練的不僅是英語會(huì)話，更有同等重要的英語聽力。另外他們更多地了解到彼此－－－于是培養(yǎng)起信任，并對其他成員能帶給團(tuán)隊(duì)何種技能有了感官認(rèn)識(shí)。
就算員工們的語言能力不成問題，可他們會(huì)自然而然地通過本族文化的過濾器來理解溝通中的文字和話語訊息。Check Point是一家網(wǎng)絡(luò)安全軟件商，1,200名員工大都分散在以色列和美國。來看看他們發(fā)現(xiàn)的以下狀況。
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文章來源：中國項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
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