古語云:“預(yù)則立,不預(yù)則廢!”。一個項目經(jīng)理要想真正管理好項目范圍,沒有必要的技術(shù)和好的方法是肯定不行的。
要做好一個項目首先強調(diào)的就是周密地做好范圍計劃編制。范圍計劃編制是將產(chǎn)生項目產(chǎn)品所需進行的項目工作(項目范圍)漸進明細和歸檔的過程。做范圍計劃編制工作是需要參考很多信息的,比如產(chǎn)品描述,首先要清楚最終產(chǎn)品的定義才能規(guī)劃要做的工作,項目章程也是非常主要的依據(jù),通常它對項目范圍已經(jīng)有了粗線條的約定,范圍計劃在此基礎(chǔ)上進一步深入和細化。
前面講到這個過程有一個輸出是范圍說明書,那么范圍說明指的是什么呢?范圍說明是在項目參與人之間確認或建立了一個項目范圍的共識,作為未來項目決策的文檔基準。范圍說明中至少要說明項目論證、項目產(chǎn)品、項目可交付成果和項目目標(biāo)。項目論證是商家的既定目標(biāo),要為估算未來的得失提供基礎(chǔ);項目產(chǎn)品是產(chǎn)品說明的簡要概況;項目可交付成果一般要列一個子產(chǎn)品級別概括表,如:為一個軟件開發(fā)項目設(shè)置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊、人機交互學(xué)習(xí)程序等。任何沒有明確要求的結(jié)果,都意味著它在項目可交付成果之外;項目目標(biāo)是要考慮到項目的成功性,至少要包括成本、進度表和質(zhì)量檢測。項目目標(biāo)應(yīng)該有標(biāo)志(如:成本、單位)和絕對的或相對的價值。盡量避開不可量化的目標(biāo)(如:“客戶的滿意程度”),因為它將讓你的項目承擔(dān)很高的風(fēng)險。
范圍計劃又是什么呢?范圍管理計劃是描述項目范圍如何進行管理,項目范圍怎樣變化才能與項目要求相一致等問題的。它也應(yīng)該包括一個對項目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進行的評估(比如:怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少)。范圍管理計劃也應(yīng)該包括對變化范圍怎樣確定,變化應(yīng)歸為哪一類(當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細描述的時候,做到這點特別困難,但絕對必要)等問題的清楚描述。
范圍定義過程
范圍定義是指將項目主要的可交付成果細分成較小的、更易管理的組分。這個過程中,項目組要建立一個工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。WBS的建立對項目來說意義非常重大,它使得原來看起來非;\統(tǒng)、非常模糊的項目目標(biāo)一下子清晰下來,使得項目管理有依據(jù),項目團隊的工作目標(biāo)清楚明了。如果沒有一個完善的WBS或者范圍定義不明確時,變更就不可避免地出現(xiàn),很可能造成返工、延長工期、降低團隊士氣等一系列不利的后果。
制定好一個WBS的指導(dǎo)思想是逐層深入。先將項目成果框架確定下來,然后每層下面再把工作分解,這種方式的優(yōu)點是結(jié)合進度劃分直觀,時間感強,評審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分,也更容易被大多數(shù)人理解。
范圍核實過程
范圍核實是指對項目范圍的正式認定,項目主要干系人,如項目客戶和項目發(fā)起人等要在這個過程中正式接受項目可交付成果的定義。
這個過程是范圍確定之后,執(zhí)行實施之前各方相關(guān)人員的承諾問題。一旦承諾則表明你已經(jīng)接受該事實,那么你就必須根據(jù)你的承諾去實現(xiàn)它。這也是確保項目范圍能得到很好的管理和控制的有效措施。
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