項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是給團(tuán)隊(duì)鼓舞士氣、建立以完成任務(wù)為共同目標(biāo)的最佳時(shí)機(jī)。優(yōu)秀的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議源自于精心的策劃。在完成了有關(guān)項(xiàng)目的準(zhǔn)備工作后，你需要策劃一個(gè)有效的會(huì)議。
以下是我根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的一套策略。這些策略曾幫助我在會(huì)議上保持條理、建立領(lǐng)導(dǎo)威信，并且使每個(gè)項(xiàng)目參與者融入團(tuán)隊(duì)。它們對你也會(huì)有所幫助，使你能夠?qū)㈨?xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議進(jìn)行得更有成效。
請記住，把握好項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，這對項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。
制定會(huì)議議程
項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議與任何成功的會(huì)議一樣，與會(huì)者都只有在清楚地了解會(huì)議的進(jìn)程安排后，方可更出色地完成會(huì)議任務(wù)。為了更好地幫助團(tuán)隊(duì)成員做會(huì)前準(zhǔn)備，我一般在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議前，會(huì)讓自己填寫一份表格來制定基本會(huì)議議程安排，表格內(nèi)容包括項(xiàng)目經(jīng)理、日期、與會(huì)成員、項(xiàng)目意義、目標(biāo)和可交付成果、項(xiàng)目成員介紹及其職責(zé)、項(xiàng)目假設(shè)、項(xiàng)目計(jì)劃、取得成功的關(guān)鍵因素等。
啟動(dòng)會(huì)議
會(huì)議開始后，應(yīng)盡快進(jìn)入會(huì)議主題——介紹項(xiàng)目及其重要意義，并闡明項(xiàng)目目標(biāo)及可交付成果。介紹項(xiàng)目成員并對每個(gè)人在項(xiàng)目中的職責(zé)做簡要討論。由于這是整個(gè)項(xiàng)目的第一次會(huì)議，所以多數(shù)的發(fā)言應(yīng)由你一個(gè)人來完成。項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議旨在使全體成員了解項(xiàng)目情況并達(dá)成一致目標(biāo)，并不需要對每個(gè)一條目進(jìn)行詳細(xì)討論。你要讓每名與會(huì)者感覺到會(huì)議議程是由你安排并控制的。
制定項(xiàng)目計(jì)劃
介紹完項(xiàng)目大致情況后，開始討論項(xiàng)目假設(shè)，項(xiàng)目假設(shè)是你制定項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)。現(xiàn)在拿出你之前發(fā)給大家的項(xiàng)目計(jì)劃草案，逐條講解。你需要解釋并強(qiáng)調(diào)：這只是一個(gè)草案，當(dāng)務(wù)之急是確保任務(wù)設(shè)置沒有遺漏、分配得當(dāng)、時(shí)間進(jìn)度安排合理。說明項(xiàng)目計(jì)劃將成為項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議的基礎(chǔ)，并用作項(xiàng)目管理工作中的基本溝通依據(jù)。在逐條講解項(xiàng)目任務(wù)的時(shí)候，指出之前準(zhǔn)備工作中你所發(fā)現(xiàn)的影響任務(wù)完成的關(guān)鍵因素。
在給團(tuán)隊(duì)逐條介紹項(xiàng)目計(jì)劃的過程中，你就可以指出其中的關(guān)鍵任務(wù)，即影響整個(gè)項(xiàng)目完成的潛在瓶頸。確保討論緊繞主題，不要陷在某一個(gè)問題之中，但同時(shí)也要借此機(jī)會(huì)幫助團(tuán)隊(duì)成員指出可能會(huì)遇到的問題。強(qiáng)調(diào)取得成功的關(guān)鍵因素，并解釋其重要性。
建立團(tuán)隊(duì)成員期望
為每周的項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議安排一個(gè)合適的時(shí)間，會(huì)議長度在一小時(shí)左右。強(qiáng)調(diào)每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都必須完成每周布置的工作任務(wù)并務(wù)必參加進(jìn)展會(huì)議。
花一些時(shí)間提醒大家團(tuán)隊(duì)協(xié)作的重要性。強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員之間相互關(guān)照的必要性。當(dāng)前的目標(biāo)是成功地完成項(xiàng)目，而這個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)則取決于大家能否各盡其職、互幫互助。
要求團(tuán)隊(duì)成員承擔(dān)起各自的職責(zé)，并賦予其尋求幫助的權(quán)力。重申一下：除非提前告知你確有困難，否則團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)按時(shí)完成布置的任務(wù)并參加項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議。項(xiàng)目管理工作中的一部分內(nèi)容就是幫助團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)瓶頸和消除障礙。
解釋溝通計(jì)劃
討論一下關(guān)于分享信息的計(jì)劃，并與團(tuán)隊(duì)及相關(guān)群體協(xié)商確認(rèn)。計(jì)劃包括如下幾個(gè)方面：每周項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議；子項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議；項(xiàng)目計(jì)劃更新狀態(tài)；高級管理更新；公司局域網(wǎng)及其他溝通工具的利用。
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文章來源：中國項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
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