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如何組織和召開項(xiàng)目會(huì)議
2007-8-17 14:39:16 作者:老明
5、會(huì)議總結(jié)。總結(jié)今天會(huì)議的成果,以及有待進(jìn)一步確認(rèn)的問(wèn)題。
四、會(huì)議過(guò)程控制
學(xué)會(huì)開會(huì)很重要,雖然很多情況下顧問(wèn)不是會(huì)議的主持人,但有時(shí)會(huì)出現(xiàn)場(chǎng)面難以控制的情況,這就需要顧問(wèn)善于把控會(huì)議的節(jié)奏。
1、 不要討論與會(huì)議無(wú)關(guān)的話題。有時(shí)客戶不知不覺(jué)離題千里,這時(shí)候,您需要將他從千里之外拉回來(lái);
2、 不要討論沒(méi)有結(jié)果的話題。有些問(wèn)題很難在會(huì)議上搞清楚,繼續(xù)討論下去也沒(méi)有答案。這個(gè)時(shí)候需要暫停討論這個(gè)話題,等您清楚之后,再組織會(huì)議討論;
3、 不要讓意見領(lǐng)袖控制會(huì)議。意見領(lǐng)袖的意見有時(shí)會(huì)幫助您,有時(shí)也會(huì)害死您。適當(dāng)給意見領(lǐng)袖發(fā)揮的空間,這個(gè)空間是您給的,他的觀點(diǎn)剛好符合當(dāng)前需要。除此之外,您要想辦法讓他說(shuō)就說(shuō),讓他停就停,并且受您的思路控制。
4、 不要在會(huì)議上說(shuō)些泄氣的話。任何泄氣的話,尤其是
項(xiàng)目經(jīng)理
,都會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目
團(tuán)隊(duì)
的士氣。
5、 不要去討論公司戰(zhàn)略級(jí)的問(wèn)題。公司戰(zhàn)略級(jí)的問(wèn)題是董事會(huì)要討論的,不是
ERP
項(xiàng)目組能夠討論的話題。
五、一定要有會(huì)議紀(jì)要
有人說(shuō)開會(huì)不重要,重要的是會(huì)議紀(jì)要如何寫。這句話在一定程度上反映了會(huì)議紀(jì)要的重要性。會(huì)議紀(jì)要上通常會(huì)寫明:時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人、紀(jì)要內(nèi)容(問(wèn)題、方案、責(zé)任人、時(shí)間等)。這就將會(huì)議上形成的決議用文字的形式記錄下來(lái),以備忘和上報(bào)。如果涉及到雙方的會(huì)議紀(jì)要,最好由實(shí)施顧問(wèn)來(lái)寫。如果由客戶來(lái)寫,則必須經(jīng)實(shí)施顧問(wèn)確認(rèn)后才能發(fā)出來(lái)。
六、關(guān)于項(xiàng)目會(huì)議的幾個(gè)誤區(qū):
1、項(xiàng)目有了問(wèn)題,才開會(huì);
2、項(xiàng)目會(huì)議盡講好的一面,或者盡講不好的一面;
3、項(xiàng)目會(huì)議成了
軟件
功能的評(píng)判會(huì);
4、所有問(wèn)題都等到會(huì)上來(lái)解決;
5、領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)的都是對(duì)。
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