隨著項(xiàng)目管理理念日益深入人心，很多企業(yè)已開始建立類似項(xiàng)目管理部、PMO等部門，但在實(shí)際運(yùn)作中由于PMO的定位、公司組織結(jié)構(gòu)、PMO人員自身素質(zhì)等方面的原因，PMO作用發(fā)揮得不盡人意。經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的PMP常常為企業(yè)沒有良好的項(xiàng)目管理環(huán)境而苦惱，PMO人員也常常為自己的職業(yè)發(fā)展而感到憂慮。為了避免項(xiàng)目經(jīng)理單兵作戰(zhàn)，迫切需要建立高效運(yùn)營與管理的PMO，建立規(guī)范的組織級(jí)項(xiàng)目管理體系，使得項(xiàng)目管理真正植根于企業(yè)，公司的戰(zhàn)略通過項(xiàng)目能夠分解與落地。針對(duì)目前國內(nèi)企業(yè)PMO存在的問題，如何進(jìn)行規(guī)避，并建立自己高效運(yùn)行的PMO呢?下面將從PMO類型的選擇、PMO職責(zé)的確定、 PMO自身的提升三個(gè)方面進(jìn)行論述。
(一)選擇合適的PMO類型
在選擇PMO的組織模式時(shí)，我們通常會(huì)選擇從第一種模式(保證型PMO)作為起點(diǎn)，當(dāng)發(fā)展到一定程度時(shí)再進(jìn)行改進(jìn)，擴(kuò)展其職能，升級(jí)PMO的組織模式，如果組織的決策層對(duì)于項(xiàng)目管理的重視程度非常高，給予PMO的權(quán)限也足夠，也可以直接采用第三種模式(戰(zhàn)略型PMO)。選擇合適類型的PMO對(duì)于組織級(jí)項(xiàng)目管理執(zhí)行力與推動(dòng)力的提升，項(xiàng)目管理職責(zé)與目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要的作用。
(二)正確定位PMO的職責(zé)
很多PMO失敗的原因就在于沒有很好的定位PMO的職責(zé)，過多的從事一些行政及輔助性的工作，缺少總結(jié)與知識(shí)積累。結(jié)合國內(nèi)外PMO的經(jīng)驗(yàn)與最佳實(shí)踐，成功PMO的職責(zé)應(yīng)包括五個(gè)中心：即服務(wù)支持中心、學(xué)習(xí)成長中心、知識(shí)管理中心、管理控制中心、決策支持中心。
1、服務(wù)支持中心。對(duì)項(xiàng)目提供業(yè)務(wù)及管理領(lǐng)域咨詢支持;協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目監(jiān)控、里程碑評(píng)審等工作。
2、學(xué)習(xí)成長中心。制定項(xiàng)目經(jīng)理能力模型;開發(fā)和引進(jìn)項(xiàng)目管理課程;針對(duì)不同人員組織相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等能力提升項(xiàng)目;制定項(xiàng)目經(jīng)理崗位序列的評(píng)估和晉升。
3、知識(shí)管理中心。制定項(xiàng)目管理流程和規(guī)范;建立知識(shí)管理平臺(tái)和系統(tǒng);總結(jié)項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐。
4、管理控制中心。依據(jù)項(xiàng)目要求選擇任命項(xiàng)目經(jīng)理;為啟動(dòng)的項(xiàng)目調(diào)配資源動(dòng)態(tài)規(guī)劃;項(xiàng)目計(jì)劃的審核和審批形成執(zhí)行基準(zhǔn);對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤、分析和控制;組織項(xiàng)目的收尾，對(duì)項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理做出評(píng)價(jià)與績效分配。
5、決策支持中心。制定項(xiàng)目選擇標(biāo)準(zhǔn)，組織項(xiàng)目初選、終選;對(duì)項(xiàng)目定期分析、評(píng)估，為決策者提供決策支持。
成功的PMO應(yīng)該在項(xiàng)目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀地來審視項(xiàng)目;復(fù)制成功和沉淀成功經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)最佳實(shí)踐;對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，預(yù)見性地去發(fā)現(xiàn)一些項(xiàng)目管理中的問題，來指導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理成功地完成項(xiàng)目。PMO應(yīng)成為各部門協(xié)調(diào)與潤滑的重要部門，改變各自為政，缺少信息溝通與數(shù)據(jù)共享的局面，應(yīng)成為信息交匯中心與數(shù)據(jù)分析中心。
(三)逐步改善PMO自身的能力與管理水平
PMO發(fā)展的困境，不僅僅在于外在原因，同時(shí)PMO內(nèi)部也存在人員專業(yè)技能不高、缺乏激勵(lì)考核機(jī)制等問題，因此建立高效運(yùn)行的PMO，還應(yīng)從內(nèi)部改革做起，設(shè)置合理的PMO崗位、建立全面的人員素質(zhì)模型、開展專業(yè)技能培訓(xùn)、設(shè)計(jì)職業(yè)發(fā)展路徑、制定部門績效與激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而量化PMO的真正價(jià)值。
1、設(shè)置合理的PMO崗位
根據(jù)PMO的不同類型可對(duì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行人員設(shè)置：至少應(yīng)包括項(xiàng)目總監(jiān)(副總或高管級(jí))、項(xiàng)目主管(PMO辦公室主任)、過程改進(jìn)專家、配置管理、質(zhì)量保證、標(biāo)準(zhǔn)引進(jìn)、行政助理等，在人員入職時(shí)明確每一崗位的崗位職責(zé)，