項目負責人首要是建立這個“訂單管理系統(tǒng)”的范圍，保證能夠提供訂單管理的的全部工作，所以會首先進行初步調查，理解一張訂單從不同業(yè)務點如何把訂單傳送回銷售部門，銷售部門如何把訂單信息轉進倉庫，如何結合現(xiàn)有庫存管理系統(tǒng)，如何通知會計部門有關銷售，如何通知運輸部門需要送貨，或者如何通知生產(chǎn)部門需要進行生產(chǎn)等內容。在與個別部門負責人完成初步訪談后會，理解訂單在各個部門的進入點和輸出點后才建立這個項目的工作說明(SOWs)如下：
SOW‐1: 連接業(yè)務點各終端到銷售系統(tǒng)，建立當天的銷售記錄。
SOW‐2: 連接銷售系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)，容許銷售部門查詢倉庫管理系統(tǒng)中有關貨品庫存量。
SOW‐3: 容許銷售部門在庫存系統(tǒng)中預訂貨品數(shù)量以便運送到客戶指定地點。
SOW‐4: 容許銷售部門指示庫存工作人員進行檢貨，并通知運輸部門有關訂單的運送要求。
SOW‐5: 在銷售部門計算有關訂單的總金額，運送費及保險費用，并生成發(fā)票送交客戶。
SOW‐6: 自動更新倉庫貨品儲存量，如有關貨品低于最低數(shù)時，建立貨品生產(chǎn)通知單并傳送到生產(chǎn)規(guī)劃部。
SOW‐7: 自動通知業(yè)務點有關訂單發(fā)貨日期。
SOW‐8: 有關發(fā)票內容自動轉發(fā)會計部門，建立有關應收賬款記錄。
SOW 并不是我們所說的系統(tǒng)功能，是在項目完結后這個系統(tǒng)所應該提供的最終目的。以上的SOW 說明了這個項目的范圍，包括的有關部門及現(xiàn)有系統(tǒng)的連接。在客戶確認后每一個SOW 將當作一個ToR處理，這個ToR 便成為整個系統(tǒng)建設項目中的一個子項目(也是子項目名稱的起源)。如何才知道我們建立的SOW 已經(jīng)包含整個系統(tǒng)的各個部門，如何保證這個范圍能夠有效地提供一套“訂單管理”的系統(tǒng)，這需要項目負責人對行業(yè)有一定的理解，同時為保證開發(fā)過程中能夠控制范圍的變動，在有關文檔中明確說明SOW 所包含或不包含那些工作。利用“包含(Inclusive)”和“不包含(Exclusive)”的說明來牢牢地建立一個固定項目范圍。
在項目規(guī)劃完成后，系統(tǒng)分析師便按照被分派的SOW 采用ToR 的調查方式進行深入調查，對有關工作進行訪談，理解有關SOW 的工作流程后對有關流程進行分析，并找尋初步的解決方案。如何利用科技取代電話咨詢庫存量，利用科技取代傳真把訂單從業(yè)務部門傳送回銷售部門，或取代傳真送貨通知單到運輸部門，取代內部文件傳送發(fā)票副本到會計部門等等工作，什么時候需要進行數(shù)據(jù)收集，需要進行數(shù)據(jù)更新，需要打印發(fā)票或其它有關報告等工作便成為項目的功能需求。
如果在開發(fā)過程中，用戶認為需要貨品在運送完畢后，收貨單應該自動確認有關應收賬款的作業(yè)流程，或者需要增加萬一退貨后的訂單處理操作流程時，我們便可以依據(jù)原SOW 來控制項目的范圍變動，因為這兩項操作流程并沒有在項目的SOW 中說明。如果用戶認為一定需要增加這兩個操作流程，那么項目的范圍會變動，帶出額外的工作量，額外的開發(fā)時間，額外的投資預算，修正系統(tǒng)的架構，增加軟件模塊，追加人力資源等等因應的后果。有能力的項目負責人會盡量說服客戶把有關工作在目前的系統(tǒng)建設完成后才進行處理，避免延誤項目的進度和交付日期。
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文章來源：希賽網(wǎng)
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