(二)有效控制項(xiàng)目范圍
在需求日益變化，客戶普遍聲稱需求變化是合理的、是其應(yīng)有權(quán)利的時(shí)代，控制項(xiàng)目范圍將面臨更多的挑戰(zhàn)和需要更多的創(chuàng)意。當(dāng)工作進(jìn)行時(shí)，不可避免的會出現(xiàn)變化，如：客戶要求追加一項(xiàng)在計(jì)劃階段未曾預(yù)想的功能特性，也許是市場機(jī)會已經(jīng)發(fā)生變化等問題。項(xiàng)目經(jīng)理就要對此變化立即采取行動。對于客戶的要求和市場形勢的變化，一定要及時(shí)溝通，因?yàn)檫@一項(xiàng)變化，會導(dǎo)致項(xiàng)目在工期、質(zhì)量保證、可用資源的增加，對項(xiàng)目范圍的變更進(jìn)行詳細(xì)的交涉，確定之后再形成文件，歸檔。若客戶或者利益相關(guān)者否決對項(xiàng)目時(shí)間、資源上的支持，那么客戶的要求就不能給予實(shí)現(xiàn)，這些原則項(xiàng)目經(jīng)理都必須堅(jiān)持做到，否則，項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)得到客戶暫時(shí)的滿意，而項(xiàng)目的延期完成會導(dǎo)致所有利益項(xiàng)目者對項(xiàng)目整體的不滿意。為規(guī)范化項(xiàng)目變更管理，需要制定明確的變更管理流程，其主要內(nèi)容是識別并管理項(xiàng)目內(nèi)外引起超出或縮小項(xiàng)目范圍的所有因素。它包括三個(gè)主要過程：對引起工作范圍變更的因素進(jìn)行識別;確定確實(shí)需要發(fā)生變更并施加影響以保證變更是有益的;管理那些實(shí)際發(fā)生的變更。
(三)實(shí)施項(xiàng)目溝通管理
項(xiàng)目溝通管理，就是為了確保項(xiàng)目信息收集和傳輸，以及最終處理所需實(shí)施的一系列過程。但是在具體的實(shí)施中，由于不同的因素，造成項(xiàng)目進(jìn)行的效果有天壤之別。項(xiàng)目管理者的一個(gè)關(guān)鍵職責(zé)是促進(jìn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通交流，以及項(xiàng)目和廣泛的外部利益相關(guān)者之間的溝通交流。良好的溝通是值得花時(shí)間的，根據(jù)國際商務(wù)交流協(xié)會的一項(xiàng)調(diào)查，企業(yè)經(jīng)理在交流方面的投資收益率為235%。而項(xiàng)目管理比企業(yè)管理更具針對性，所以在溝通上投入時(shí)間是相當(dāng)值得的。
溝通計(jì)劃的制定是在對項(xiàng)目利益關(guān)系者的識別和分析上進(jìn)行的。雖然所有的項(xiàng)目都需要溝通項(xiàng)目信息，但信息需求和發(fā)送方式差別很大。確認(rèn)利益相關(guān)者的信息需求和決定滿足需求的適當(dāng)方式是項(xiàng)目獲得成功的重要因素。對于大多數(shù)系統(tǒng)集成項(xiàng)目，溝通計(jì)劃的大部分工作在項(xiàng)目啟動階段己經(jīng)完成。但在項(xiàng)目進(jìn)行中，溝通計(jì)劃的效果應(yīng)定期復(fù)查并根據(jù)需要作適當(dāng)?shù)男薷囊源_保其適用性。
在項(xiàng)目啟動階段，項(xiàng)目客戶要對他們的項(xiàng)目需求表達(dá)是否清晰負(fù)責(zé)，并證實(shí)已提交的項(xiàng)目產(chǎn)品是否符合他們的需求。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通，最重要的核心人物就是項(xiàng)目經(jīng)理。在項(xiàng)目啟動時(shí)，由項(xiàng)目經(jīng)理舉行互動式項(xiàng)目啟動會議向成員們解釋項(xiàng)目目標(biāo)、工作計(jì)劃、各成員的角色和責(zé)任。同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理要充分利用項(xiàng)目啟動會議，促使項(xiàng)目成員相互了解、熟悉、明確各自分工，并使其對項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目計(jì)劃更詳細(xì)地理解。只有展開深入地討論，提出自己的項(xiàng)目的認(rèn)識和疑問，并聽取他人對項(xiàng)目的分析，才能使各成員明了項(xiàng)目工作的意義。對于項(xiàng)目中出現(xiàn)的雙重指令，項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目開始時(shí)就應(yīng)該對此與組織高層、與項(xiàng)目相關(guān)的職能部門經(jīng)理進(jìn)行交流，請組織的高層予以授權(quán)，使項(xiàng)目的進(jìn)行不致受到不必要中斷，與職能部門經(jīng)理商討，以確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員的工作進(jìn)度安排，以免與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員所在職能部門發(fā)生不可預(yù)見的沖突，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)展的延期。
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文章來源：IT168
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