現(xiàn)代生活壓力過大，很多人忽略了計(jì)劃的重要性，總以“計(jì)劃永遠(yuǎn)趕不上變化”、“人生總是充滿意外”等等借口來搪塞自己，認(rèn)為“船到前頭自然直”，做任何事情從不制定計(jì)劃，糊里糊涂，想做就做，事情自然難以取得成功。好的項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目實(shí)施的前提，貫穿整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)，它能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理理清整個(gè)項(xiàng)目的脈絡(luò)，確定項(xiàng)目實(shí)施成功所需要的步驟以及每個(gè)步驟的先后順序，合理安排好人力、物力和財(cái)力，確保項(xiàng)目有條不紊地執(zhí)行，并取得預(yù)期的目標(biāo)。
“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，對于計(jì)劃的重要性，古人早有名言。好的計(jì)劃是成功的一半。任何事情，要取得成功，離不開一個(gè)科學(xué)合理的計(jì)劃。在項(xiàng)目管理領(lǐng)域中，項(xiàng)目計(jì)劃同樣扮演者非常重要的角色。
何謂好的項(xiàng)目計(jì)劃呢?關(guān)鍵在于制定的計(jì)劃要科學(xué)合理。首先，不要為了計(jì)劃而計(jì)劃。項(xiàng)目計(jì)劃的制定主要用于指導(dǎo)項(xiàng)目工作開展，不是為了應(yīng)付別人，必須基于實(shí)際的項(xiàng)目情況，以及為了有效完成項(xiàng)目而制定。其次，項(xiàng)目計(jì)劃中清晰界定各項(xiàng)工作任務(wù)。項(xiàng)目計(jì)劃在進(jìn)行工作分解時(shí)，需盡可能的詳盡，并且每項(xiàng)工作任務(wù)都是清晰的，以及可把控的，完成工作分解后還要全面仔細(xì)得檢查工作任務(wù)分解的可行性，以及是否有遺漏，確保項(xiàng)目計(jì)劃的可執(zhí)行性。再次，項(xiàng)目計(jì)劃中工作進(jìn)度要合理。在分配好人力、物力和財(cái)力的基礎(chǔ)上明確各項(xiàng)工作任務(wù)的完成時(shí)間，立足項(xiàng)目實(shí)際情況，切忌將工作進(jìn)度設(shè)置過慢或過快，唯有項(xiàng)目計(jì)劃是科學(xué)有效的，才能夠成為后續(xù)項(xiàng)目工作開展的指導(dǎo)。
在實(shí)際的項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目計(jì)劃除了制定要科學(xué)合理，更為重要的是，所謂的科學(xué)合理計(jì)劃能否真正地落實(shí)到位，項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)行能夠取得既定的目標(biāo)。由于管理不到位，許多企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行脫節(jié)的情況。比如項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行出現(xiàn)偏差，項(xiàng)目計(jì)劃中其中一項(xiàng)工作任務(wù)與實(shí)際執(zhí)行情況不吻合，經(jīng)過若干個(gè)環(huán)環(huán)相扣的工作任務(wù)，情況將變得越來越復(fù)雜，出現(xiàn)問題時(shí)也很難追蹤到源頭，而團(tuán)隊(duì)成員也會(huì)因?yàn)橛?jì)劃出問題而對整個(gè)項(xiàng)目失去信心;再比如，同一個(gè)項(xiàng)目存在多個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃，每個(gè)成員都聲稱和自己交付狀態(tài)最接近的計(jì)劃為正式的計(jì)劃，容易造成責(zé)任劃分不清晰，整個(gè)項(xiàng)目無法進(jìn)行有效而一致的合作。
一個(gè)項(xiàng)目有且只有一個(gè)當(dāng)前計(jì)劃，所有的責(zé)任劃分與執(zhí)行狀況一目了然，團(tuán)隊(duì)成員可以實(shí)時(shí)共享唯一的最新的項(xiàng)目進(jìn)展情況。由于人工管理項(xiàng)目的方式受到多種因素的影響和制約，已逐漸不能適應(yīng)當(dāng)今企業(yè)的需求。借助信息化項(xiàng)目管理軟件對計(jì)劃和執(zhí)行進(jìn)行嚴(yán)格控制和管理成為了企業(yè)首選的管理方式。
在8thManage的項(xiàng)目管理系統(tǒng)(8thManage PPM)中，項(xiàng)目的計(jì)劃與執(zhí)行是合二為一的，用戶在同一個(gè)頁面管理項(xiàng)目的計(jì)劃和執(zhí)行，系統(tǒng)實(shí)時(shí)追蹤項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度和結(jié)果，并在執(zhí)行偏離計(jì)劃時(shí)及時(shí)發(fā)出預(yù)警提醒，以便項(xiàng)目人員盡早調(diào)整對策，確保項(xiàng)目不偏離計(jì)劃的軌道?？梢姡绾伪ＷC科學(xué)合理的計(jì)劃，同時(shí)令項(xiàng)目管理計(jì)劃真正落實(shí)并執(zhí)行，是考量企業(yè)項(xiàng)目管理是否成功的重要標(biāo)準(zhǔn)。