為了更好地提升項(xiàng)目經(jīng)理的溝通能力，我們來學(xué)習(xí)一下高效項(xiàng)目經(jīng)理常用的最佳溝通方法。我們會了解綜合溝通管理、狀態(tài)報(bào)告、主持會議、人際關(guān)系技巧，以及常見溝通媒介的最佳用途。
指定主力團(tuán)隊(duì)
為了保證項(xiàng)目溝通的質(zhì)量和一貫性，一定要指定具體的團(tuán)隊(duì)成員來負(fù)責(zé)正式的項(xiàng)目溝通。在大多數(shù)項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理會扮演溝通的主要角色。不過，在大型項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理可能要將某些溝通事項(xiàng)委派給其他人來做。這可能包括同公司的相關(guān)部門密切合作，比如人力資源部、市場部/公司通信部等。
利用溝通強(qiáng)項(xiàng)
盡管項(xiàng)目經(jīng)理總是用到很多種溝通方式和媒介，但要利用好自己具備的溝通強(qiáng)項(xiàng)，其他的方法只是用來支撐這些強(qiáng)項(xiàng)的。
進(jìn)行相關(guān)方分析
溝通計(jì)劃中包含了項(xiàng)目相關(guān)方分析。這項(xiàng)分析應(yīng)弄清楚每個項(xiàng)目相關(guān)方的需求和動機(jī)。此外，根據(jù)這些評估來確認(rèn)，要采用哪種類型的項(xiàng)目溝通才能恰當(dāng)?shù)刂С置總€項(xiàng)目相關(guān)方以及管理他們的期望。
使用推拉策略
高效的項(xiàng)目項(xiàng)目經(jīng)理會使用推(傳送)和拉(提供)這兩種溝通方法。隨著中央項(xiàng)目儲存庫的出現(xiàn)，拉的方法越來越受歡迎。盡管這種方法在處理項(xiàng)目相關(guān)方隨時需要的信息時非常好用，但是重要的、緊急的項(xiàng)目溝通最好不要依靠它。遇到重要的、緊急的項(xiàng)目溝通時，一定要直接發(fā)送(推)給目標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)方。
此外，如果項(xiàng)目經(jīng)理在使用團(tuán)隊(duì)協(xié)作技術(shù)(比如SharePoint)，就可以同時使用推和拉的方法?？梢宰岉?xiàng)目相關(guān)方訂閱相關(guān)提醒，以便在某項(xiàng)產(chǎn)品更新的時候自動通知他們(推)。提醒的消息包含了一個鏈接，相關(guān)方可以通過鏈接來訪問目標(biāo)產(chǎn)品。
讓事情簡單一些
要想在項(xiàng)目相關(guān)方那里拿高分，就要讓他們很容易理解項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)給他們的東西或者讓他們做的事情，不要讓他們有太多疑問和困惑。
項(xiàng)目相關(guān)方整天為很多任務(wù)和重要事項(xiàng)忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，困惑或不確定會令他們很不痛快。如果項(xiàng)目經(jīng)理能努力去讓他們迅速理解你發(fā)去的東西或者讓他們?nèi)プ龅氖虑?，他們一定會心存感激，這樣也會提升項(xiàng)目經(jīng)理在整個項(xiàng)目中的價(jià)值。
保持信息流通
許多高效的項(xiàng)目經(jīng)理都推薦一種簡單卻有效的方法，就是一定要讓對的人獲得對的信息，這樣便于他們扮演好自己的角色。在很多組織里，各個團(tuán)體之間的信息流通不是很好。高效的項(xiàng)目經(jīng)理就會找出信息流通不順暢的地方，扮演促進(jìn)信息流通的角色。
認(rèn)真對待溝通策略
在做溝通決策時，項(xiàng)目經(jīng)理要考慮相關(guān)方的關(guān)系、信息內(nèi)容以及可用媒介?？偟膩碚f，不同的溝通方法適合不同的情況，高效的溝通者都會做出明智的選擇。
確保技術(shù)可用
一定要保證用于具體溝通的技術(shù)能正常起作用，還要保證相關(guān)的項(xiàng)目相關(guān)方知道如何正確使用這些技術(shù)。