近日，聽(tīng)到行業(yè)同仁質(zhì)疑項(xiàng)目例會(huì)的作用，認(rèn)為此環(huán)節(jié)可以省掉、也節(jié)省了大家的時(shí)間。在此，我們?cè)賮?lái)探討下項(xiàng)目例會(huì)的作用以及如何有效的召開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)。
為什么要召開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)？
（一）形成利益共同體
項(xiàng)目自正式啟動(dòng)后，組建了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，推進(jìn)項(xiàng)目各項(xiàng)工作。在啟動(dòng)會(huì)上，官方制定項(xiàng)目經(jīng)理，明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，明確項(xiàng)目目標(biāo)。在某種程度上來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)向組織立了軍令狀，要在計(jì)劃時(shí)間、成本內(nèi)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)。
自啟動(dòng)會(huì)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)形成了一個(gè)利益共同體，項(xiàng)目成功代表著團(tuán)隊(duì)成功，映射到團(tuán)隊(duì)優(yōu)秀績(jī)效；反之，項(xiàng)目失敗也意味著團(tuán)隊(duì)失敗，團(tuán)隊(duì)也不會(huì)拿到好的績(jī)效。
（二）項(xiàng)目信息公開(kāi)共享
經(jīng)歷過(guò)項(xiàng)目實(shí)施的項(xiàng)目經(jīng)理們都清楚，項(xiàng)目要取得成功，必須做好溝通工作，確保相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目信息的一致認(rèn)識(shí)。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)成員A認(rèn)為要采用Plan A，而成員B認(rèn)為要采用Plan B，成員C是A和B的下游，不清楚要沿著哪條路走的現(xiàn)象。很明顯，這是溝通出了問(wèn)題！
采用發(fā)送郵件形式，將項(xiàng)目信息通知項(xiàng)目成員是不是就可以了？
郵件也是一種常用溝通方式，但會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目成員未讀郵件、讀了不辦理的現(xiàn)象，達(dá)不到有效溝通的目的。這時(shí)，有人說(shuō)，郵件發(fā)了，看不看、辦不辦是他的責(zé)任，我已經(jīng)做了我應(yīng)該做的了。
這是及其錯(cuò)誤的，因?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)是一個(gè)利益共同體！什么是有效的傳達(dá)項(xiàng)目信息呢？能使項(xiàng)目成員及相關(guān)方真正獲取到、并準(zhǔn)確理解信息，才可稱(chēng)之為有效的。我們不僅要關(guān)注有這個(gè)活動(dòng)，還要關(guān)注執(zhí)行該活動(dòng)后的結(jié)果。
經(jīng)前輩們實(shí)踐，項(xiàng)目例會(huì)就是一種很好的方式。面對(duì)面的項(xiàng)目例會(huì)要比在線(xiàn)會(huì)議效果好。面對(duì)面?zhèn)鬟_(dá)信息時(shí)，可以觀察到成員的表情，能夠感知到是理解？贊同？質(zhì)疑？還是反對(duì)？這種情況下，就可以當(dāng)面給出進(jìn)一步的回應(yīng)。
（三）風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題全面影響分析
項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，成員A提出了一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，認(rèn)為采用Plan A，可能會(huì)對(duì)開(kāi)發(fā)進(jìn)度造成延遲，開(kāi)發(fā)工作量增加。項(xiàng)目經(jīng)理基于此，與A成員溝通，制定了風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)與跟蹤計(jì)劃。隨著項(xiàng)目推進(jìn)，風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化為了問(wèn)題，測(cè)試團(tuán)隊(duì)、運(yùn)維團(tuán)隊(duì)也受到了影響，帶來(lái)工期延長(zhǎng)、工作量增加的結(jié)果。
很明顯，是風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題影響分析不充分！
如果我們?cè)诟鞣蕉紖?huì)的項(xiàng)目例會(huì)上，給所有團(tuán)隊(duì)成員講解該風(fēng)險(xiǎn)，并征求團(tuán)隊(duì)成員意見(jiàn)，有無(wú)沒(méi)有考慮到的影響，是不是就避免了這個(gè)問(wèn)題呢？
（四）增進(jìn)團(tuán)隊(duì)感情，增加項(xiàng)目成功概率
執(zhí)行項(xiàng)目的都是人，人都是有感情的。我們也知道，同樣做一件事，我愿意做的話(huà)，用一天的時(shí)間可以做到100分，我不愿意做的話(huà)，我會(huì)在Dealine時(shí)刻完成，并且只達(dá)到60分。
在某種程度上，項(xiàng)目例會(huì)也起到了團(tuán)隊(duì)建設(shè)的作用。例會(huì)上，各條線(xiàn)、各領(lǐng)域的成員都在，共同參與項(xiàng)目問(wèn)題討論，共同制定方案，不知不覺(jué)中，營(yíng)造一種有事大家抗、有利大家分的氛圍。
如何召開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)？
關(guān)于如何召開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)，我們需要根據(jù)第一部分來(lái)規(guī)劃。三個(gè)關(guān)鍵詞，“高效”、“參與感”、“成就感”。
（一）高效
事先準(zhǔn)備好會(huì)議議題，最好是形成制式模板。通常包括進(jìn)度計(jì)劃概覽與執(zhí)行情況、變更情況（需求變更、計(jì)劃變更、資源變更等）、問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)情況、待決策事項(xiàng)情況以及按需開(kāi)展的專(zhuān)項(xiàng)議題。
會(huì)上不發(fā)散、不扯閑篇。項(xiàng)目經(jīng)理控制好會(huì)議節(jié)奏，不應(yīng)發(fā)散的地方及時(shí)收住，控制好愛(ài)扯閑篇的成員。
（二）參與感、成就感
及時(shí)捕獲團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的亮點(diǎn)，并由成員做分享，增強(qiáng)
參與感，給予成就感，同時(shí)在項(xiàng)目?jī)?nèi)營(yíng)造“比學(xué)趕幫超”的氛圍。
綜上，我們必須要召開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)，并且需要項(xiàng)目經(jīng)理們開(kāi)動(dòng)腦筋組織好項(xiàng)目例會(huì)，為項(xiàng)目成功助力！