規(guī)模越大的公司，會(huì)議越多。職位越高的人大部分工作時(shí)間都是在開(kāi)會(huì)中度過(guò)，甚至是開(kāi)會(huì)開(kāi)到?jīng)]時(shí)間工作。但這并不意味著開(kāi)會(huì)是有價(jià)值的。
如果開(kāi)會(huì)不能產(chǎn)生價(jià)值，它就沒(méi)有意義， 我稱(chēng)之為“虛假繁忙”。
導(dǎo)讀：很多公司，特別是規(guī)模越大的公司，會(huì)議越多。職位越高的人大部分工作時(shí)間都是在開(kāi)會(huì)中度過(guò)，甚至是開(kāi)會(huì)開(kāi)到?jīng)]時(shí)間工作。但這并不意味著開(kāi)會(huì)是有價(jià)值的，如果開(kāi)會(huì)不能產(chǎn)生價(jià)值，它就沒(méi)有意義， 我稱(chēng)之為“虛假繁忙”。本文為大家簡(jiǎn)單介紹如何開(kāi)一個(gè)高效的工作會(huì)議。
01 會(huì)議必須解決問(wèn)題
一定要明確，會(huì)議不是拿來(lái)討論問(wèn)題的，會(huì)議必須拿來(lái)解決問(wèn)題。
如果你有了解決方案，希望大家表達(dá)意見(jiàn)可以開(kāi)，方案確定以后要通知大家也可以開(kāi)，除此之外不需要開(kāi)會(huì)。開(kāi)會(huì)是達(dá)成共識(shí)，而不是討論問(wèn)題，因?yàn)殚_(kāi)會(huì)討論問(wèn)題不會(huì)有結(jié)果。
因此，會(huì)議必須要有一個(gè)很明確的主題，而且所有圍繞這個(gè)主題的資料要提前準(zhǔn)備，沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議就不要開(kāi)，這是一個(gè)非常明確的要求。
如果這個(gè)方法論不做好的話(huà)，公司的整個(gè)效率都會(huì)低下。會(huì)議的工作方法決定公司兩件事情，一個(gè)是效率，一個(gè)是品質(zhì)。工作效率和工作品質(zhì)就由會(huì)議方法論決定，一定不要小看這個(gè)會(huì)議的方法論。
02 會(huì)議由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持
開(kāi)會(huì)誰(shuí)來(lái)做主持人？一般來(lái)說(shuō)解決問(wèn)題的負(fù)責(zé)人來(lái)做主持人，因?yàn)橹挥兴艜?huì)想盡辦法讓這個(gè)會(huì)議有結(jié)果。如果不是對(duì)這個(gè)問(wèn)題負(fù)責(zé)的人來(lái)主持，他就按流程把會(huì)議主持完，但是他絕對(duì)不關(guān)心會(huì)議的結(jié)果。這在方法論上是一個(gè)極大的錯(cuò)誤。
很多公司開(kāi)會(huì)很喜歡讓老板來(lái)主持，我建議除了戰(zhàn)略會(huì)之外，老板都不要主持，因?yàn)?strong>只有戰(zhàn)略會(huì)是老板的責(zé)任，其他會(huì)都是別人的責(zé)任，應(yīng)該讓別人去做。比如說(shuō)產(chǎn)品會(huì)、經(jīng)營(yíng)會(huì)，其實(shí)都不需要老板主持，就應(yīng)該是那個(gè)主負(fù)責(zé)人去主持。
03 明確4個(gè)時(shí)間
會(huì)議的所有時(shí)間要約定下來(lái)，這包括4個(gè)時(shí)間：
● 開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間。
● 發(fā)言的時(shí)間。
● 與會(huì)者決議達(dá)成共識(shí)的時(shí)間。
● 行動(dòng)方案確認(rèn)的時(shí)間。
我最怕大家開(kāi)工作會(huì)議就是只出一個(gè)決定，這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，一定要把行動(dòng)方案也確定下來(lái)，就是做什么不做什么，都要確定下來(lái)。
還有一個(gè)特別請(qǐng)大家注意的，日常工作中，一個(gè)有效的會(huì)議最長(zhǎng)就是40分鐘。
很多公司最喜歡開(kāi)的都是幾個(gè)小時(shí)的會(huì)，什么時(shí)候開(kāi)那么長(zhǎng)的會(huì)議，一個(gè)是戰(zhàn)略會(huì)議，戰(zhàn)略會(huì)議一般會(huì)封閉兩三天，另一個(gè)就是半年度會(huì)議或者是年度會(huì)議。除此之外，日常會(huì)議都不要超過(guò)40分鐘。
為什么要這么短？
兩個(gè)原因，第一個(gè)原因就是來(lái)開(kāi)會(huì)的人基本上都在重要崗位，開(kāi)得越長(zhǎng)，公司的成本越高。第二個(gè)原因就是解決問(wèn)題的會(huì)議跟時(shí)間長(zhǎng)度沒(méi)關(guān)系，跟前期準(zhǔn)備有關(guān)系。前期準(zhǔn)備得越充分，會(huì)議效率就會(huì)越高，所以日常會(huì)議一定要短。
04 開(kāi)會(huì)的核心是談行動(dòng)方案
開(kāi)會(huì)的目的是要解決具體問(wèn)題。因此，開(kāi)會(huì)的核心主要是談行動(dòng)方案，不是談?dòng)^點(diǎn)，也不是談問(wèn)題。
我們?cè)诠芾砉ぷ髦杏龅阶畲蟮膯?wèn)題是，大家陷在問(wèn)題里。如果你仔細(xì)觀(guān)察，會(huì)發(fā)現(xiàn)很多公司的會(huì)議都是問(wèn)題導(dǎo)向的——只要有問(wèn)題，就召開(kāi)會(huì)議，也正因?yàn)槿绱?，企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議非常多，另外，問(wèn)題層出不窮。
正確的做法是，會(huì)議是行動(dòng)方案導(dǎo)向的，也就是有問(wèn)題不需要開(kāi)會(huì)，而是明確行動(dòng)方案才開(kāi)會(huì)。有解決方案希望大家表達(dá)意見(jiàn)可以開(kāi)，方案確定以后要通知大家也可以開(kāi)，除此之外不需要開(kāi)會(huì)，所有對(duì)問(wèn)題的討論都在會(huì)后做。
開(kāi)會(huì)是達(dá)成共識(shí)，而不是討論問(wèn)題。因?yàn)橛懻搯?wèn)題的會(huì)議往往很難達(dá)成共識(shí)，同時(shí)會(huì)耗費(fèi)時(shí)間，需要多人參與，這對(duì)解決問(wèn)題而言，不是最好的解決方式。
要知道，理解和判斷問(wèn)題應(yīng)該是回到問(wèn)題發(fā)生地，而不是在會(huì)議室
。所以會(huì)議對(duì)于問(wèn)題而言，不是最好的解決路徑。
05 會(huì)議要得出結(jié)論
會(huì)議開(kāi)完了，一定要下結(jié)論。如果議而不決，甚至經(jīng)常無(wú)法把會(huì)議進(jìn)行下去，經(jīng)常跑題，經(jīng)常爭(zhēng)論并堅(jiān)持各自的見(jiàn)解，恐怕就無(wú)法進(jìn)行有效的決策了。我建議大家調(diào)整成這個(gè)樣子：日常會(huì)議開(kāi)完，大家都清楚要做什么，然后就去做了。（本文完）