活動(dòng)中的現(xiàn)金流動(dòng)很大程度上是依靠貨物與服務(wù)的成本。這些成本都是在編制預(yù)算時(shí)進(jìn)行預(yù)算。成本的預(yù)測(cè)、分類與分?jǐn)偨凶龀杀居?jì)算。
固定成本或日常開支是與活動(dòng)參加人數(shù)無關(guān)而與活動(dòng)有關(guān)的支出。它們包括與活動(dòng)公司運(yùn)營(yíng)相關(guān)的固定開支，比如租金、員工薪水、電話費(fèi)以及其他辦公室開支等。在一次特殊活動(dòng)中，這些開支可能還會(huì)包括地方稅、地租以及貸款利息等。當(dāng)決定預(yù)算的時(shí)候，這些成本應(yīng)該合理地分配到活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域中。這個(gè)過程就是成本中心對(duì)日常開支的分配。成本中心包括諸如娛樂、招待、分段運(yùn)輸或差旅等。獵人谷節(jié)的推廣成本包括一部分用于對(duì)活動(dòng)公司——“音樂萬(wàn)歲”的工作進(jìn)行宣傳的普通推廣成本。如果固定成本的收集有誤，就會(huì)造成成本中心的記錄錯(cuò)誤。為了未來活動(dòng)有正確的財(cái)務(wù)圖，必須在各個(gè)領(lǐng)域得以合理分配日常開支?；顒?dòng)公司的目標(biāo)就是在不影響活動(dòng)質(zhì)量的前提下減少固定成本。
可變成本是完全屬于活動(dòng)的開支并直接與參會(huì)人員數(shù)量相關(guān)的費(fèi)用。食品與飲料成本與參會(huì)人員的多少有直接聯(lián)系?；顒?dòng)的參加人數(shù)越多，需要印制的門票就越多，需要雇傭更多的員工，以及供應(yīng)更多的食品。這種成本的劃分并不像活動(dòng)行業(yè)或其他行業(yè)中劃分得那么清晰。有時(shí)不叫直接成本(與活動(dòng)直接有關(guān)的成本，無論是固定成本還是可變成本)和日常開支(與運(yùn)營(yíng)活動(dòng)公司相關(guān)的成本)反而會(huì)更明確一些。在這種情況下，直接成本就咸了主要成本——活動(dòng)公司的主要目的就是控制這些成本。一個(gè)一次性Catherwood與VanKirk(1992)將活動(dòng)成本主要分為4類：
·運(yùn)營(yíng)或產(chǎn)品成本，包括活動(dòng)人員的雇傭、建設(shè)、保險(xiǎn)以及管理
·場(chǎng)地租用
·推廣——廣告、公共關(guān)系、促銷
·人才——與娛樂相關(guān)的成本
為了從預(yù)算分類(有時(shí)叫成本中心)中獲得每一項(xiàng)目的準(zhǔn)確成本，就涉及到一個(gè)成本計(jì)算過程。以下是成本計(jì)算的基本步驟。概念性估算或“近似值’：應(yīng)用于活動(dòng)的概念形成階段，就涉及多大的成本給管理者一個(gè)大致的概念。通常情況下有+／—25％的精確度。可行性研究：包括與相似活動(dòng)進(jìn)行成本對(duì)比。例如，首席發(fā)言人的成本就要根據(jù)其受歡迎的程度以及職業(yè)類型而定。向其他活動(dòng)經(jīng)理詢問目前發(fā)言人的費(fèi)用，為活動(dòng)發(fā)起人爭(zhēng)取合理價(jià)格與更接近實(shí)際的預(yù)估提供了基礎(chǔ)。
報(bào)價(jià)或確定性估算：這是答復(fù)投標(biāo)商的成本報(bào)價(jià)。特殊活動(dòng)會(huì)對(duì)諸如音響、燈光以及保安等進(jìn)行投標(biāo)。在這個(gè)基礎(chǔ)上可以得到接近準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)。對(duì)于小型活動(dòng)來說，通過給選擇的供貨商打電話可以得到報(bào)價(jià)并進(jìn)行比較。但是，極少情況下可以進(jìn)行這種成本比較，因?yàn)榇嬖诤芏嗵厥庖蛩嘏c條件。一旦活動(dòng)公司與供應(yīng)商建立了關(guān)系，就要與其合作下去。