無論大小項(xiàng)目，其管理都是不同的，管理一個項(xiàng)目包括管理分布在世界各地的需要共享給整個團(tuán)隊(duì)的成百上千的文檔。這確實(shí)是一個非常大的挑戰(zhàn)。在這里我要介紹一個我的一個客戶是如何利用一個基于網(wǎng)絡(luò)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)來面對這種挑戰(zhàn)的。
兩年前，一個排名世界前20名的國際化的建筑公司贏得了一個價值15億美元的為期兩年的合同，這也使這家公司面臨了很大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。
我的這位客戶需要管理超過700，000個文檔，包括圖紙，備忘錄，規(guī)范，質(zhì)量手冊，購買合同，各種發(fā)票，網(wǎng)站建設(shè)，隨機(jī)事件，標(biāo)準(zhǔn)等等。這些文檔需要及時地存儲，處理，更新。
全面地追蹤對時間敏感的事件，像需求信息(RFIs)和 submittals, 這些都是要求成員們及時響應(yīng)處理的內(nèi)容。
一個審計追蹤檢驗(yàn)一次通信的發(fā)生（發(fā)送/接收），這也是命令式契約化的需求。
安全穩(wěn)健的文件提交（比隔夜的發(fā)送快很多）也是關(guān)鍵。
一個最大的挑戰(zhàn)就是用消除兩個團(tuán)體之間傳送的延時來達(dá)到加速單位周期的目的。
項(xiàng)目有一個完全分布式的團(tuán)隊(duì)。工程師在歐洲，客戶在中東，供應(yīng)商遍布全世界，建筑項(xiàng)目位于深入沙漠600公里的地方，使得后勤保障成為一個很大的難題。
我們的需求
我們需要一個可靠的，廉價的并且?guī)缀跛查g可以到達(dá)任何地方的項(xiàng)目管理信息中心倉庫。總的來說，我們需要一種能夠跨時間，跨空間的管理項(xiàng)目的能力?！笆狗植加谌澜绲娜藗冏谝黄鸸ぷ鳌比绻麤]有共享的存儲以及同步的控制，這是不可能達(dá)到的。
評價項(xiàng)目的特征
為了達(dá)到目的，我們?yōu)樘嶙h的解決方案定義三個鑒定的條件。它們是：:
連貫的結(jié)構(gòu)
整合性
可升級
所有的項(xiàng)目包括組織中的高級職能都需要一個共享的統(tǒng)一的數(shù)據(jù)定義和結(jié)構(gòu)。整個團(tuán)隊(duì)必須對各種行為的關(guān)系，耗費(fèi)，資源有一個共同的認(rèn)識。使項(xiàng)目可以使用這些共享的資源是至關(guān)重要的。在這樣的結(jié)構(gòu)下，各個單獨(dú)的項(xiàng)目在這樣的具有統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)下很容易進(jìn)行比較和總結(jié)。沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，管理者不容易總結(jié)項(xiàng)目中的細(xì)節(jié)，也不容易對項(xiàng)目進(jìn)行同步的，有效的全球化的管理。
一個通用的結(jié)構(gòu)使得整個團(tuán)隊(duì)能夠從一個具體的項(xiàng)目中使用不同的軟件包找到自己需要的工作信息。然而對于繁多項(xiàng)目有效的管理需要對分散的信息進(jìn)行無縫的綜合。從整體上看是沒有獨(dú)立項(xiàng)目存在的。從一個項(xiàng)目中釋放資源所需的延遲會影響到其他使用到這個共享資源的項(xiàng)目的時間表。消除這種冒險需要綜合所有不同的時間表。基于網(wǎng)絡(luò)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)解決方案使組織中的管理們整合所有的項(xiàng)目。它也使管理者們不在現(xiàn)場也能定義各個項(xiàng)目之間的關(guān)系。
不同的項(xiàng)目在大小，范圍，形式上都是不同的。一方面講，有些項(xiàng)目是十分龐大的。這些項(xiàng)目需要全面的計劃以及持續(xù)的狀態(tài)報告。它們也需要頻繁的分析來滿足管理和解決問題的需求。另一方面，小一些的項(xiàng)目總體需求上講，項(xiàng)目的計劃以及報告要少一些?；诰W(wǎng)絡(luò)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)解決方案在大小，范圍，形式上都有可升級的余地。另外它還可以根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理的需求，管理技巧改變。
最小功能需求
我們使用車間，論壇以及各種調(diào)查來收集文檔，分析并且對基于網(wǎng)絡(luò)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)區(qū)分優(yōu)先次序，這些需求包括有能力做：
●在合適的時間地點(diǎn)，向特定的組員提供正確的信息。
●以電子文檔的方式完成第一階段的任務(wù)，消除紙張的損耗以及分發(fā)手冊所需要的時間。
●為其他組的組員之間提供持續(xù)的信息共享。
●從外部的應(yīng)用程序或數(shù)據(jù)庫（如CAD程序，財務(wù)數(shù)據(jù)等等）中，整合出相關(guān)信息。
●以最原始的格式傳遞信息，以便更高權(quán)限的使用者可以操縱或修改。
●允許不同組織的組員在不安裝相關(guān)應(yīng)用軟件的基礎(chǔ)上，就可以閱覽信息，注釋文檔。
●使用簡單，瀏覽方便，與