【摘 要】 文章針對企業(yè)研發(fā)項目在過程管理上的薄弱現(xiàn)象,探討了研發(fā)項目憑證化管理的必要性、概念模型、研發(fā)項目階段性的憑證設計、研發(fā)項目階段性憑證化管理的流程設計,旨在通過紙質憑證實現(xiàn)研發(fā)活動的階段性控制,提高研發(fā)項目管理者、參與者的責任感、提高研發(fā)項目的管理效率。
【關鍵詞】 研發(fā)項目;憑證化管理;模型;流程設計
大量的國內外統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明,盡管我國企業(yè)的研發(fā)投資比例越來越大,但研發(fā)的投資效率卻日益低下,研發(fā)投資產出率遠低于發(fā)達國家。研發(fā)投資的不當消耗嚴重地影響著我國企業(yè)科技投資效率,危及企業(yè)的生存、發(fā)展。探討研發(fā)項目的基礎性管理模型與方法,對于提高企業(yè)整個研發(fā)項目的基礎性管理效率起著至關重要的作用。
一、研發(fā)項目憑證化管理的必要性
當前企業(yè)研發(fā)項目費用管理通常是按照投標書上的費用預算(投標項目中標)或批準后的項目預算(企業(yè)自定)執(zhí)行。但執(zhí)行中,因研發(fā)項目自身技術的不確定性,多數(shù)研發(fā)項目進度一再延長、經費超預算,且不斷加大。顯然在資源有限的前提,這些行為影響了本期項目的效益、下期項目的資源投放,最終影響企業(yè)技術進步的速度、戰(zhàn)略目標的完成。研發(fā)項目進度延長與經費超控涉及到兩類問題:如原定的進度計劃和費用是合理的,涉及研發(fā)執(zhí)行者的責任;如原定的進度計劃和費用是不合理的,既涉及研發(fā)進度、費用計劃制定者的責任,也涉及研發(fā)執(zhí)行者的責任。但在目前企業(yè)的管理框架下,無論哪類問題存在,都缺乏對相應責任的確認基礎。例如:在研發(fā)費用發(fā)生的各個階段,階段費用的制定者、執(zhí)行者缺乏一個紙制憑證的全過程紀錄,當研發(fā)進度延長、費用超預算時,檢查者難以判斷是哪方面的責任;當實驗次數(shù)增加時,檢查人員難以辨別是由研發(fā)活動的不確定性引起,還是由耗材質量太差、工作粗心引起,諸如此類合理性與不合理性的大量混淆,在無紙制憑證的前提下,加大了判斷的難度,使過程控制缺乏客觀依據(jù)而流于形式。在此有必要借鑒制定會計憑證在加強經濟責任制方面的作用,取得或填制會計憑證是證明經濟業(yè)務已經發(fā)生或完成。有關經辦人員在憑證上簽字、蓋章是明確業(yè)務責任人。通過對憑證的填制和審核可使有關責任人在其職權范圍內各司其職、各負其責。將會計憑證化管理的方式運用于研發(fā)過程,才能為研發(fā)過程中的回顧、反饋與控制,夯實基礎。
二、研發(fā)項目憑證化管理的概念模型
研發(fā)項目是一個連續(xù)動態(tài)的過程,為了更好地對充滿不確定性的研發(fā)過程進行管理,將每個研發(fā)項目的過程按其階段目標從時間上劃分成若干階段,每個階段設置一張憑證。研發(fā)活動的憑證化管理是在每個項目研發(fā)階段的起始,由項目負責人制訂各階段的研發(fā)進度、費用計劃,階段結束日由項目執(zhí)行人填制已完成的進度和研發(fā)實際支出等信息。這些都以紙質憑證的方式來完成,為項目檢查提供客觀依據(jù)。研發(fā)活動的憑證化管理是通過階段憑證的設計與傳遞將長期的不確定因素轉化為各期相對確定的進度和費用來加以控制。連續(xù)的各個階段的憑證匯總反映了項目負責人、執(zhí)行人對該項目過程管理的全部文字記錄。用數(shù)學公式表示:Y表示一個研發(fā)項目的研發(fā)費用,Ti表示研發(fā)階段i的研發(fā)憑證,ti表示研發(fā)階段i啟用時的階段目標和階段費用預算,ti'表示研發(fā)階段i結束時,技術目標的完成進度和費用的支付。
那么,Y與T之間有如下函數(shù)關系:
Y=Φ(T) (1)
Ti和ti之間的函數(shù)關系:
Ti=H(ti, ti') (2)
因此,Y與H之間的函數(shù)關系可表述為:
Y=Φ[H(ti, ti')] (3)
公式(3)為研發(fā)活動憑證化管理的概念模型。企業(yè)依據(jù)研發(fā)項目的技術目標及管理經驗將研發(fā)技