大型國際會議的進(jìn)度管理計(jì)劃
大型國際會議項(xiàng)目時(shí)間管理又叫大型國際會議項(xiàng)目工期管理或大型國際會議項(xiàng)目進(jìn)度管理，是為確保大型國際會議項(xiàng)目按時(shí)完成所進(jìn)行的一系列管理過程。大型國際會議項(xiàng)目需要在一定的時(shí)間和預(yù)算內(nèi)完成一定的工作范圍，并使客戶滿意，因此大型國際會議項(xiàng)目的重要特征之一就是具有具體的時(shí)間期限。為了使項(xiàng)目能夠按時(shí)完成，在大型國際會議項(xiàng)目開始之前制定一份項(xiàng)目活動的進(jìn)度計(jì)劃是非常有必要的。這里的進(jìn)度計(jì)劃就是使項(xiàng)目的每項(xiàng)活動的開始和結(jié)束時(shí)間具體化的計(jì)劃。如果沒有這樣的計(jì)劃，將會增加大型國際會議項(xiàng)目不能按時(shí)在預(yù)算內(nèi)完成全部工作范圍的風(fēng)險(xiǎn)。
大型國際會議項(xiàng)目時(shí)間管理就是要采用一定的方法對大型國際會議項(xiàng)目范圍所包括的活動及其之間的相互關(guān)系進(jìn)行分析，對各項(xiàng)活動所需要的時(shí)間進(jìn)行估計(jì)，并在大型國際會議項(xiàng)目的時(shí)間期限內(nèi)合理地安排和控制活動的開始和結(jié)束時(shí)間。顯然，這對保證項(xiàng)目按照時(shí)間期限在預(yù)算內(nèi)完成全部工作范圍具有重要的作用。
大型國際會議項(xiàng)目時(shí)間管理在理論上可概括為四個主要過程:
(l)活動定義。確定為完成各種項(xiàng)目可交付成果所必須進(jìn)行的各項(xiàng)具體活動。
(2)活動排序。確定各活動之間的依賴關(guān)系，并形成文檔。
(3)活動持續(xù)時(shí)間估計(jì)。估算完成單項(xiàng)活動所需要的時(shí)間長度。
(4)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定。在分析活動順序、活動持續(xù)時(shí)間和資源需求的基礎(chǔ)上編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。
大型國際會議項(xiàng)目時(shí)間管理的四個主要過程即相互影響又相互關(guān)聯(lián)，使得它們在實(shí)際項(xiàng)目管理中表現(xiàn)出相互交叉和重疊的關(guān)系，很難截然分開。首先，要完成一個大型國際會議項(xiàng)目，并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，事先確定實(shí)施項(xiàng)目所需要開展的活動，并擬出一份包括所有活動的清單無疑是必要的?；顒佣x就是為了完成這項(xiàng)工作。具體來說，活動定義就是對工作分解結(jié)構(gòu)中規(guī)定的可交付成果或半成品的產(chǎn)生所必須進(jìn)行的具體活動進(jìn)行定義，并形成文檔的過程。明確活動通常具有預(yù)計(jì)的時(shí)間、預(yù)計(jì)的成本和預(yù)計(jì)的資源需求，并且通常可細(xì)分成單個任務(wù)。
這個文檔就是項(xiàng)目活動清單，是活動定義的一個主要成果。對一些小型項(xiàng)目來說，得到一份完整的項(xiàng)目活動清單可能相對要容易些，一般通過項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員采用“頭腦風(fēng)暴法”進(jìn)行集思廣益就可以生成項(xiàng)目活動清單。但對于更大的、更復(fù)雜的項(xiàng)目，可能難以獲得符合要求的項(xiàng)目獲得清單，這種情況下通常需要采用活動分解技術(shù)。
活動分解技術(shù)是在項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，將項(xiàng)目工作按照一定的層次結(jié)構(gòu)逐步分解為更小的、更具體的和更容易控制的許多具體的項(xiàng)目活動，從而找出完成項(xiàng)目目標(biāo)所需的所有活動的技術(shù)?；顒佣x的主要依據(jù)是大型國際會議項(xiàng)目目標(biāo)、大型國際會議項(xiàng)目范圍的界定和大型國際會議項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)，另外還需要參考各種歷史的信息和數(shù)據(jù)，考慮項(xiàng)目的各種約束條件和假設(shè)前提條件。活動定義的結(jié)果是大型國際會議項(xiàng)目的活動清單，以及有關(guān)項(xiàng)目活動清單的支持細(xì)節(jié)等。
活動定義以活動清單的形式給出了完成大型國際會議項(xiàng)目所必須進(jìn)行的各項(xiàng)活動，這些活動在實(shí)際執(zhí)行中必須按一定的順序進(jìn)行，其中一個原因是一些活動的執(zhí)行必須在某些活動完成后才能進(jìn)行，因此接下來需要進(jìn)行活動排序的工作。活動排序就是對活動清單中各項(xiàng)活動的相互關(guān)系進(jìn)行識別，并據(jù)此對各項(xiàng)活動的先后順序進(jìn)行安排和確定?？梢姡顒优判蚴紫缺仨氉R別出各項(xiàng)活動之間的先后依賴關(guān)系，這種先后依賴關(guān)系有的是活動之間本身存在的、無法改變的邏輯關(guān)系，有的則是根據(jù)需要人為確定的。
一般來說，活動排序?qū)顒又g依賴關(guān)系的確定，首先應(yīng)分析確定工作之間本身存在的邏輯關(guān)系，在邏輯關(guān)系的基礎(chǔ)上再確定各活動之間的人為關(guān)系。