1、有效溝通需要的基本條件
根據(jù)溝通模型,任何一個要素都可以影響溝通的有效性。但是,有效的溝通主要取決于發(fā)送者和接受者對溝通的態(tài)度和環(huán)境。1)具有明確的溝通動機和期望。溝通動機不明確或沒有溝通的期望,人們也就無法做到有效溝通。2)相互之間文化背景的了解。工程項目各相方的人員在進行信息交流時,最好具有共同的文化背景,不同文化背景的人之間交流,要努力了解對方的文化背景差異并盡力適應對方,否則就無法進行有效的溝通。3)搭建溝通的平臺,能夠及時傳遞和交換信息,確立協(xié)商機制。
2、項目管理中溝通體系的建立
一個比較完善的溝通管理體系應該包括溝通計劃的編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾幾方面的內(nèi)容。1)溝通計劃決定項目干系人的信息溝通,即誰需要什么信息,什么時候需要,怎樣獲得;2)信息發(fā)布使需要的信息及時發(fā)送給項目干系人;3)績效報告搜集和傳播執(zhí)行信息,包括狀況報告、進度報告和預測;4)項目在達到目標或因故終止后,需要進行收尾,管理收尾包含項目結果文檔的形成,報告項目記錄收集和對項目的效果(成功或教訓)進行的分析,以及這些信息的存檔(備用)
3、溝通管理在項目管理中的應用
(1)識別項目的參與者。做為工程項目的管理單位,在項目開始之前,需要根據(jù)經(jīng)驗,識別出本項的主要參與者。
(2)對項目所處的階段和任務進行劃分。明確每個階段需要解決的問題和要獲得的成果。
(3)根據(jù)上面的劃分,確定溝通的方式、對象、頻率、獲得的成果等編制溝通計劃表。例如,針對日常溝通:同樣,針對工程項目的階段(里程碑計劃),也可制訂類似的溝通計劃表,限于篇幅限制,不一一列出。
(4)執(zhí)行溝通計劃表,同時進行動態(tài)調(diào)整和跟蹤。
(5)生成計劃的有關報告。
①執(zhí)行情況報告涉及執(zhí)行情況的收集和發(fā)布,以便向項目相關人提供有關資源在如何完成項目目標的信息。該過程應包括:狀態(tài)報告-描述項目目前所處位置。進度報告-描述項目隊伍的成績。預測-預測項目未來的狀況和進度。執(zhí)行情況報告一般應提供關于范圍、進度計劃、成本和質量的信息。許多項目還要求關于風險和采購的信息。執(zhí)行情況報告的方法和技術:執(zhí)行情況審查。執(zhí)行情況審查是評價項目狀況或進度的會議。執(zhí)行情況審查通常與以下描述的一種或多種執(zhí)行情況報告技術一起使用。②偏差分析。偏差分析涉及將實際項目結果和計劃的或預期的結果進行對比。雖然最常進行的分析是成本和進度的偏差,但在范圍、質量和風險分析領域與計劃的偏差分析通常是同樣甚至更為重要。③趨勢分析。趨勢分析涉及隨時檢查項目執(zhí)行結果以確定執(zhí)行情況是在改善還是在惡化。
(6)其他需要明確和注意的問題執(zhí)行溝通計劃的前提是項目管理組織有合適的組織形式,明確的人員分工和崗位職責,否則一切都無從談起。文件的收發(fā)登記、項目相關人員的聯(lián)系方式的及時變化跟蹤、會議的記錄等都是溝通計劃的有效部分。項目管理的全部要素,都可以包含在溝通計劃中。明確有誰、在何時同誰溝通、通過什么方式獲得何種結果。制訂溝通計劃,要注意階段劃分。界面不可重復也不能遺漏。
一個目標明確易于操作的績效考核標準,有助于推動溝通計劃的執(zhí)行。同其他計劃一樣,溝通計劃也需要按照“P-D-C-A”循環(huán)進行動態(tài)管理。