一、溝通在IT項目中的重要性
所謂溝通,是指兩個或兩個以上的人或組織為達成共識所進行的信息分享。對于項目來說,要科學地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實施過程,就必須進行信息溝通。溝通對項目的影響往往是潛移默化的,所以,在成功的項目中人們往往感受不到溝通所起的重要作用,在失敗項目的痛苦反思中,卻最能看出溝通不暢的危害:由于缺乏溝通,兩個小組同時對一個版本進行升級,結果兩個版本合不在一起;由于缺乏溝通,項目組的行動和客戶的需求發(fā)生偏差,造成大量的返工和浪費;由于缺乏溝通,沖突不斷出現(xiàn),造成客戶和項目組矛盾重重,項目組內(nèi)部凝聚力下降,甚至關鍵人物拂袖離去,溝通障礙往往會造成項目多次返工,事倍功半,嚴重時會釀成不可挽回的損失,導致項目失敗。對于IT項目來說,要科學的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實施過程,就必須進行信息溝通。沒有良好的信息溝通,對項目的發(fā)展和人際關系的改善,都會存在著制約作用。具體來說,溝通在項目中主要有以下幾方面的作用。
(一)決策和計劃的基礎。項目組要想作出正確的決策,必須以準確、完整、及時的信息作為基礎。通過項目內(nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通,就可以獲得眾多的變化的信息,從而為決策提供依據(jù)。
(二)明確工作目標。在實際工作中有的時候項目經(jīng)理不知道什么時候該給小組成員布置工作任務,有的時候項目經(jīng)理明明知道自己對小組成員的期望值,但卻沒有及時告訴他們,直到發(fā)現(xiàn)他們的工作出現(xiàn)了問題。有的時候,由于項目經(jīng)理沒有說明工作要求,小組成員花費時間做了很多不必要的工作。無論是對于項目經(jīng)理來說還是對于小組成員來說,這種交流不善的情況都讓他們做了很多額外的工作,也難免讓他們的心情感到沮喪。在IT項目中項目經(jīng)理應該同小組成員進行及時有效的交流,讓他們了解自己工作任務明確自己的職責及項目組對其的期望值,從而為每個成員樹立一個明確的工作目標避免不必要的額外工作。
(三)激勵員工。所有成功的項目領導者,無一例外都是最優(yōu)秀的激勵者。領導者通過溝通,可以在對員工的精神激勵方面發(fā)揮重要作用: 1.通過描繪項目光明前景及其對員工個人的意義,進行目標激勵; 2.通過不失時機地公開表揚員工的良好表現(xiàn)、感謝員工的貢獻,進行榮譽激勵; 3.通過熱情主動地與員工交談、關心員工的疾苦、寬容他們無傷大局的過失進行情感激勵,等等。
(四)協(xié)調(diào)組織成員之間的關系,增強組織凝聚力。人是具有復雜的情感和思維的動物。任何組織,尤其是那些規(guī)模龐大、業(yè)務繁雜、人員眾多的組織,其成員之間存在各種意見分歧和利害沖突在所難免。美國管理協(xié)會的一項調(diào)查發(fā)現(xiàn),管理者平均要花20%的時間來處理各種沖突。領導者必須懂得采用勸說、告誡、安撫、誘導、啟發(fā)等溝通語言和技巧,來化解矛盾或將沖突控制在良性范圍內(nèi)。領導者的重要職責之一,用通俗的話說,就是做好員工的思想工作。領導者通過與下屬和員工進行溝通交流,不單可以幫助員工解決思想問題,化解或減少各種摩擦和不良沖突;還可以增進與下屬和員工之間的相互了解、尊重和信任,減弱甚至消除被領導者對領導者自然形成的防御甚至抗拒心理,使員工產(chǎn)生安全感和歸屬感,從而增強組織的凝聚力。
(五)軟件開發(fā)的柔性標準需要溝通來彌補。軟件開發(fā)不像加工螺釘、螺母,有很具體的標準和檢驗方法。軟件的標準柔性很大,往往在用戶的心里,用戶好用是軟件成功的標準,而這個標準在軟件開發(fā)前很難確切地、完整地表達出來。因此,開發(fā)過程項目組和用戶的溝通互動是解決這一現(xiàn)實問題的唯一辦法。
(六)學習與創(chuàng)新。在IT項目中技術問題是項目溝通的重要內(nèi)容。對項目組來說,軟件開發(fā)的過程既是知識共享的過程,也是技術創(chuàng)新的過程,