當(dāng)某個(gè)組織發(fā)現(xiàn)一個(gè)可以考慮利用的機(jī)會(huì)時(shí)，它通常會(huì)責(zé)成有關(guān)人員作一項(xiàng)需求評(píng)估或者可行性研究，以決定該項(xiàng)目是否值得立項(xiàng)。所以，項(xiàng)目生命期用于界定項(xiàng)目的開(kāi)始和結(jié)束。
項(xiàng)目生命期的定義則將決定該項(xiàng)可行性研究究竟應(yīng)該視為項(xiàng)目的第一個(gè)階段呢，還是一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目。項(xiàng)目生命期的定義還將確定項(xiàng)目開(kāi)始與結(jié)束時(shí)的哪些過(guò)渡行動(dòng)應(yīng)包括在項(xiàng)目范圍之內(nèi)，而哪些則不應(yīng)包括在內(nèi)。
這樣，就可以用項(xiàng)目生命期的定義把項(xiàng)目和項(xiàng)目實(shí)施組織持續(xù)的日常運(yùn)作聯(lián)系在一起。大多數(shù)項(xiàng)目生命期所規(guī)定的階段順序通常涉及到某種形式的技術(shù)交接，例如，從設(shè)計(jì)要求到設(shè)計(jì)、從施工到運(yùn)行，或從設(shè)計(jì)到制造。 前一階段產(chǎn)生的可交付成果通常要通過(guò)驗(yàn)收后才能開(kāi)始下一階段的工作。 但是，有時(shí)如果認(rèn)為所涉及的風(fēng)險(xiǎn)是可以接受的話， 后一階段可以在前一階段可交付成果通過(guò)驗(yàn)收之前開(kāi)始。這種兩個(gè)階段部分重迭的做法往往稱為快速跟進(jìn)。
項(xiàng)目的各個(gè)階段應(yīng)當(dāng)從事何種技術(shù)工作（例如，建筑師從事的工作應(yīng)放在項(xiàng)目的定義階段，還是項(xiàng)目的實(shí)施階段？）。項(xiàng)目的各個(gè)階段由哪些人員參與（例如，設(shè)計(jì)要求的制定和設(shè)計(jì)本身由哪些人員參與）。
項(xiàng)目生命期的描述可以十分籠統(tǒng)，也可以非常詳細(xì)。非常詳細(xì)的描述可以包括許多表格、圖表和核對(duì)表，使其結(jié)構(gòu)一目了然，并確保前后一致。這種詳細(xì)的描述方法通常稱為項(xiàng)目管理方法論。
大多數(shù)項(xiàng)目生命期描述具有若干項(xiàng)共同的特點(diǎn)：
人力投入和成本，開(kāi)始時(shí)低，隨之而增高、而在項(xiàng)目接近收尾時(shí)迅速下降。項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，成功的完成項(xiàng)目的可能性最低，因此風(fēng)險(xiǎn)和不確定性最高。隨著項(xiàng)目的繼續(xù)進(jìn)展，成功地完成項(xiàng)目的可能性一般都逐漸上升。項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，項(xiàng)目利害關(guān)系者對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品最后特點(diǎn)和項(xiàng)目最后成本的影響力最強(qiáng)，而隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，這種影響逐步減弱。 造成這種現(xiàn)象的主要原因是隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，變更計(jì)劃和糾正失誤的成本通常與日俱增。
這里應(yīng)該注意把項(xiàng)目的生命期和產(chǎn)品的生命期區(qū)分開(kāi)來(lái)。例如，向市場(chǎng)推出一種新型臺(tái)式電腦的項(xiàng)目?jī)H僅是其產(chǎn)品生命期的一個(gè)階段。