ERP項(xiàng)目的實(shí)施一般包括六個(gè)階段，即項(xiàng)目選型、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、試點(diǎn)運(yùn)行和上線切換等。但在ERP系統(tǒng)上線切換后，緊接著還有一項(xiàng)重要的工作，就是項(xiàng)目的收尾驗(yàn)收。因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目快結(jié)束的時(shí)候，必須把目光轉(zhuǎn)向重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目收尾工作。在這里，與大家分享我在本次ERP項(xiàng)目的收尾經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)：
(1)領(lǐng)導(dǎo)大力支持能為順利收尾保駕護(hù)航
ERP項(xiàng)目驗(yàn)收看似簡單，事實(shí)上卻是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，必須要引起雙方"一把手"領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目組成員的高度重視，千萬不能敷衍了事。因?yàn)槌晒Φ?/span>ERP項(xiàng)目收尾能保證項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收、項(xiàng)目結(jié)算款順利收到、并和客戶保持良好的關(guān)系。
所以，項(xiàng)目收尾的成功要求項(xiàng)目經(jīng)理機(jī)智地協(xié)調(diào)收尾工作中的人物關(guān)系，但因?yàn)閷?shí)施活動(dòng)只是整個(gè)項(xiàng)目生態(tài)范圍環(huán)境中的一部分，許多對項(xiàng)目的影響因素不是為項(xiàng)目經(jīng)理所控制的。因此，在收尾工作如客戶款項(xiàng)收取、合同結(jié)束會談、客戶關(guān)系出現(xiàn)危機(jī)等許多場合下都需要雙方公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與，只有在一個(gè)雙方公司領(lǐng)導(dǎo)很重視的環(huán)境下，ERP項(xiàng)目收尾工作才會是更為出色和順利的完成。
(2)明確收尾階段需求變更的處理方法
當(dāng)ERP項(xiàng)目要收尾驗(yàn)收了，但客戶的需求還在變化該怎么辦呢?如果任由客戶需求老是在變，ERP項(xiàng)目驗(yàn)收就會遙遙無期。因此，實(shí)施顧問要主動(dòng)取得客戶的理解，對其不甚合理的需求變更作出解釋，爭取驗(yàn)收談判和開發(fā)上的主動(dòng)性。不能一味的答應(yīng)客戶無理的需求，否則很可能會陷入反復(fù)變更的泥潭而不得脫身。例如，可以盡量與客戶溝通，爭取把某些功能放在下一個(gè)版本中去實(shí)現(xiàn)，先把本次項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收和收尾是關(guān)鍵所在。
(3)明確專人負(fù)責(zé)、強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目收尾制度化
實(shí)施ERP項(xiàng)目的人都有一個(gè)共識，就是ERP項(xiàng)目的開始和收尾是最難干的活。尤其是項(xiàng)目收尾，紛繁復(fù)雜是個(gè)擦屁股的活，忙了半天看不出成績，還要受到領(lǐng)導(dǎo)的埋怨。在這種情況下，專人負(fù)責(zé)和強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目收尾制度化的強(qiáng)力支持就顯得非常重要了。因此，收尾必須指定專人負(fù)責(zé)。此人直接對項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，輔以各個(gè)部門中項(xiàng)目工作時(shí)間較長、熟悉情況者組成一個(gè)精干的內(nèi)部驗(yàn)收和資料歸檔小組，具體負(fù)責(zé)針對合同條款一一內(nèi)部自行先驗(yàn)收，及時(shí)補(bǔ)救、完善和整理歸檔工作。也就是說，收尾要特別強(qiáng)調(diào)計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃應(yīng)該由負(fù)責(zé)收尾的人根據(jù)實(shí)施實(shí)際情況，結(jié)合合同條款擬定初稿，然后經(jīng)由項(xiàng)目經(jīng)理主持。
為保證收尾計(jì)劃的順利執(zhí)行，最好要有一個(gè)例會制度，各方定期審查進(jìn)度，及時(shí)解決存在的合同要求問題。
(4)整理和收集好詳細(xì)的實(shí)施活動(dòng)文檔
管理資料收尾是項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過程。把項(xiàng)目實(shí)施文檔整理歸檔，對于項(xiàng)目的延續(xù)性是有很重要的意義的。因?yàn)樵?/span>ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中，企業(yè)會根據(jù)企業(yè)自身情況結(jié)合ERP軟件流程建立標(biāo)準(zhǔn)流程與標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)范，并對系統(tǒng)進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，這些文件都是日后企業(yè)進(jìn)行ERP系統(tǒng)運(yùn)維的參考文件。
所以在項(xiàng)目接近尾聲的時(shí)候，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要根據(jù)企業(yè)的實(shí)施情況把對應(yīng)的作業(yè)規(guī)范整理成冊，以備后續(xù)的查詢、培訓(xùn)之用。另外，在ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中難免會對ERP系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)。對于二次開發(fā)的相關(guān)資料，在項(xiàng)目收尾時(shí)也要注意收集。這些資料無論是對日后的ERP系統(tǒng)運(yùn)維，還是以后若發(fā)現(xiàn)二次開發(fā)有問題，也能清楚的知道二次開發(fā)的來龍去脈。同時(shí)還要收集好二次開發(fā)的測試文
檔，這些測試文檔對以后系統(tǒng)的維護(hù)也是非常重要的。
總之，真正到ERP項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)只是個(gè)形式，簽字就行了。因此，一定要重視并做好項(xiàng)目收尾工作，千萬不要把它當(dāng)作可有可無的事情。充分準(zhǔn)備就是要有水到渠成的感覺，所有的問題都要在項(xiàng)目收尾和驗(yàn)收前解決掉。只有做到這一點(diǎn)，才能為ERP實(shí)施項(xiàng)目真正畫上一個(gè)圓滿的句號。