通過仔細富有想像力的策劃，可以在很多領(lǐng)域減少成本。
1、設施與各供應商
活動中的產(chǎn)品供應商在一年中會由于其產(chǎn)品被廉價租用而出現(xiàn)一段時間的停工。尤其是，劇場產(chǎn)品在使用壽命周期即將結(jié)束的時候就可以重新作為現(xiàn)成的裝飾和布景來源。比如像年度活動“悉尼同性戀節(jié)”這樣的節(jié)日經(jīng)常會進行設施儲備以供租用。
2、以貨代款的贈品
很多組織協(xié)調(diào)活動以獲得交互推廣的優(yōu)勢。如果一個組織可以在活動中得到娛樂表演和產(chǎn)品推廣的機會，那么娛樂招待花銷將會很便宜。比如，麥夸利馬什斯音樂節(jié)上一家小型酒類公司——布拉德伍德答應將自己的酒免費提供給先于活動舉行的聚會上的媒體和朋友——以作為在活動中獲取銷售酒類權(quán)利的交換條件。
3、推廣活動
一次新的活動可能需要一筆可觀的廣告預算，主要來自門票收入?；顒?a target="_blank" href="http://m.vanceur.cn/news_list/87600.html">項目經(jīng)理的目標就在于盡可能地將成本減少。已經(jīng)創(chuàng)立的活動通過“口頭語言”就可以完成所有的必要工作，需要很少量廣告推廣。例如，一年一度的“伍德福德民間節(jié)”大概需要2307美元的預算，但幾乎很少用于推廣活動，原因在于它已經(jīng)在目標觀眾中建立了很好的聲譽。活動中的創(chuàng)新越多，獲得免費推廣的機會就越多。例如悉尼Short Films的熱帶節(jié)由于吸引了眾多影星而獲得了巨大的免費廣告推廣的機會。
4、志愿者
可以通過雇傭志愿者代替付費員工以減少成本。發(fā)軍志愿者的全部能力是很重要的。可能在活動策劃進展時需要一些新技能，因此應對這些志愿者的能力考核成績進行評價。對于慈善活動，志愿者經(jīng)常將成本作為可減稅的捐贈。
5、租賃費用
大型基礎結(jié)構(gòu)部分，比如帳篷和發(fā)電機以及發(fā)布為新聞標題的服務可以在其他大型節(jié)日和活動中加以利用，使其租用成本降低。例如，澳大利亞巡回舉行的大型文化節(jié)，包括墨爾本藝術(shù)節(jié)和澳洲阿得萊德藝術(shù)節(jié)，可以為任何國外演員提供節(jié)日巡回演出。這樣成本就被所有的節(jié)日分攤了。
6、成本中心優(yōu)先排序
有些時候削減成本是很必要的。如果活動中某一方面發(fā)生了巨大變化或根本不存在了，你必須預見其對整個活動的影響。這在項目管理中稱為“敏感度分析”(Burke 1993)。評估由活動中成本變化帶來的影響構(gòu)成，而且根據(jù)影響的大小，把成本中心排一個優(yōu)先次序的單子。例如，敏感度分析可以應用于衡量對免費的項目進行收費帶來的影響。雖然這樣做可以大大提高收入，但也會對贊助和觀眾滿意度產(chǎn)生消極影響，這種影響會轉(zhuǎn)變?yōu)槭杖霚p少。