加入摩卡軟件這個(gè)大家庭已經(jīng)兩年了，盤點(diǎn)了一下這段時(shí)間的工作成績(jī)和得失。在細(xì)數(shù)這些工作的時(shí)候，感悟最多的還是對(duì)多項(xiàng)目的管理。它不同于單項(xiàng)目管理，不是簡(jiǎn)單的向著一個(gè)既定目標(biāo)沖鋒的過(guò)程，而是一個(gè)平衡的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程里，諸多的因素和制約使得整個(gè)行為會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)大的慣性，一旦出現(xiàn)偏差，要立刻采取措施，否則這個(gè)偏差將會(huì)是更大偏差的一個(gè)前奏。
一、資源管理
我對(duì)多項(xiàng)目管理的第一個(gè)感悟就是資源管理，而資源管理的第一步是規(guī)劃。在IT企業(yè)中，項(xiàng)目所涉及的資源主要是人力資源，往往我們?cè)诠ぷ髦兄豢紤]對(duì)規(guī)劃資源的申請(qǐng)和使用，但卻容易忽視兩個(gè)問(wèn)題：
1.降低項(xiàng)目人力資源的不可替代性;
項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理中，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的管理其他方面都有大幅的描述，有很多工具化的管理辦法，但唯獨(dú)在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的描述上，只是簡(jiǎn)單的提供了一個(gè)德?tīng)柗品?。這個(gè)問(wèn)題的原因在于，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別最好的方法往往是經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于人員不可替代性風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別，是一種很普及的經(jīng)驗(yàn)，但我們還需要做兩件事：
第一，這是一個(gè)很容易識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)，但也是一個(gè)很容易被遺忘的風(fēng)險(xiǎn)，而且這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度總是在注意不到的時(shí)候在增加。例如，當(dāng)你的某個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)擁有一個(gè)高級(jí)工程師和多個(gè)初/中級(jí)工程師的情況下，在開(kāi)始你很容易去替換任何一個(gè)人員，但項(xiàng)目運(yùn)行了3個(gè)月以后你發(fā)現(xiàn)，這個(gè)高級(jí)工程師已經(jīng)成為了不可替代的資源。
第二，時(shí)刻注意每個(gè)項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目干系人的影響力，PMO(Project Menagement Office,項(xiàng)目管理辦公室)要做的是，提高整體團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目干系人的影響力，降低每個(gè)項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目干系人的影響力，這個(gè)問(wèn)題有著巨大的慣性，必須在盡可能早的時(shí)間去付諸努力，否則當(dāng)某個(gè)項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目干系人的影響力到達(dá)一定程度后，再去挽回就會(huì)變得異常的困難。一個(gè)必然的結(jié)論：人員不可替代風(fēng)險(xiǎn)易于識(shí)別，容易遺忘，難于操作，應(yīng)有全盤謹(jǐn)慎的考慮。
2.提高項(xiàng)目人力資源的水平
這個(gè)話題并非老生常談，每個(gè)人都知道要提高人員水平，但這里討論的是另外一個(gè)問(wèn)題：沒(méi)有PMO愿意看到PM抱怨為什么你管的另外一個(gè)項(xiàng)目資源配置那么強(qiáng)，而他的項(xiàng)目卻總是沒(méi)有得力的人員，甚至懷疑你厚此薄彼。
這也是平衡的另外一個(gè)含義，除非在極個(gè)別情況下，一個(gè)項(xiàng)目的成員最好沒(méi)有很特殊的人，在項(xiàng)目組內(nèi)，很特殊的人員很可能意味著“能者多勞”;項(xiàng)目組之間，很特殊的人員則往往帶來(lái)是麻煩和矛盾。為了避免這些令人坐立不安的困境，在這一點(diǎn)上，我們的工作就是平衡，平衡資源的平均能力和分布，從而在開(kāi)始就為單個(gè)項(xiàng)目和多個(gè)項(xiàng)目創(chuàng)造內(nèi)在和外在的良好環(huán)境。
這時(shí)候我們回到老生常談的題目上來(lái)，公司出于對(duì)大局的考慮，分配給每個(gè)項(xiàng)目的資源，我們沒(méi)有可能拿平衡的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)選擇，而我們絕對(duì)不能以抹平突出的代價(jià)來(lái)平衡，這樣唯一能做的就是提高非突出者的水平了。一個(gè)意料之外的結(jié)論：提高項(xiàng)目人員水平，能夠減少矛盾。
二、關(guān)鍵點(diǎn)管理
多項(xiàng)目管理的第二個(gè)感悟是關(guān)鍵點(diǎn)管理，當(dāng)多個(gè)項(xiàng)目并行運(yùn)行的時(shí)候，降低被動(dòng)管理量，提高主動(dòng)管理量，才能夠使多項(xiàng)目管理工作能夠有條不紊，而不是天天在忙，天天救火。提高主動(dòng)管理量的一個(gè)好辦法就是關(guān)鍵點(diǎn)管理，降低被動(dòng)管理量則和提高主動(dòng)管理量是一個(gè)蹺蹺板的兩頭，能夠正確的提高主動(dòng)管理量，被動(dòng)管理量就會(huì)下降，反之亦然——這又是一個(gè)平衡。
在提高主動(dòng)管理量的過(guò)程中，最困難的是務(wù)實(shí)和務(wù)虛的區(qū)別，在項(xiàng)目例會(huì)上詢問(wèn)每件事情的進(jìn)展，然后提出評(píng)價(jià)和要求，這是務(wù)虛;而在例會(huì)上發(fā)現(xiàn)可以預(yù)見(jiàn)的重要事務(wù)，制定事務(wù)處理計(jì)劃和要求，這是務(wù)實(shí)。