項目管理辦公室，也稱作項目管理部、項目辦公室或項目管理中心等，是企業(yè)設立的一個職能機構名稱，英文縮寫簡稱：PMO。PMO是組織內(nèi)部項目管理最優(yōu)實踐的中心，是組織提高項目分析、設計、管理、檢查等方面能力的關鍵資源。PMO是為創(chuàng)造和監(jiān)督整個管理系統(tǒng)而負責的組織元素，這個管理系統(tǒng)是為項目管理行為的有效實施和為最大程度的達到組織目標而存在的。在組織內(nèi)部將實踐、過程、運作形式和標準化的部門，這些標準化的程序應該能形成一致和可重復的結果，同時項目成功率是上升的。那么，如何科學設立項目管理辦公室，保證較高的工作效率呢?
一、明確目標
設立項目管理辦公室需要拿出清楚的理由,這有諸多原因。一家組織不會始終需要設立正式的項目管理辦公室,如果只是希望跟蹤項目,那么一個簡單的項目跟蹤應用軟件也許就足夠了。但如果想改進完成項目的方法,并且對確定項目優(yōu)先級的流程擁有更大的控制權,那么運作順暢的PMO就有助于實現(xiàn)這兩個目標。
美國奧克蘭縣的IT部門在1997年開始設立項目管理辦公室(PMO)時,就制訂了清晰的戰(zhàn)術目標和戰(zhàn)略目標。他們與業(yè)務合作伙伴一起有效地確定項目的優(yōu)先級,并且通過技術來提高政府業(yè)務部門的效率。此外,IT部門內(nèi)外很少有人會喜歡這樣的想法: 一個集中部門負責審批及否決項目、報告衡量尺度,以及督促項目經(jīng)理、確保項目處于正常軌道。IT員工和內(nèi)部客戶會對設立PMO的工作出難題。為了得到他們的支持,就要拿出確鑿的理由,表明為什么需要設立PMO,又不會增強官僚主義。
設立項目管理辦公室、制訂相關的項目管理流程,這常常需要投入大量的時間和資金,可能需要好幾年才能把這項工作做到位。有人會對此產(chǎn)生厭煩情緒,如果他們對設立項目管理辦公室所需的時間和資金提出質(zhì)疑,對此要有明確的答復。
二、明確PMO的報告對象
由于向CIO辦公室報告,項目管理辦公室確實成了提供項目管理和指導服務的集中部門,確保了標準和流程變更出現(xiàn)在組織內(nèi)部的最高層面。奧克蘭縣IT部門下設的項目管理辦公室直接向CIO報告。負責IT部門的IT主管希望PMO向自己報告,那樣IT部門的各個小組影響不了PMO。
三、明確PMO職責
PMO一定要成為大家都愿意尋求幫助的部門。如果項目經(jīng)理擔心PMO會告訴CIO自己沒有完成工作,他就不會找PMO尋求幫助。要IT部門打消“PMO是項目管理監(jiān)督部門”的這種印象向來很難。這就是為什么要強調(diào)PMO的角色應當是流程的監(jiān)管人、項目經(jīng)理的指導員。PMO的作用不是向CIO報告做錯的事情,而是為項目經(jīng)理提供相關工具和儀表板,他們可以用來查清楚哪個項目進度落后、哪個項目按時完成、哪個項目需要加把勁。
四、選擇項目管理軟件
選擇項目管理軟件之前,專家建議IT主管要考慮希望落實到位的項目管理流程。不管實施的是什么樣的項目管理工具,它們都要支持你的流程。 如果純粹為了技術而實施技術,那就錯了。如果沒有圍繞技術的流程,那只是電子表格,它其實管理不了任何東西。開始考慮不同的軟件時,要確保其功能能實現(xiàn)自己的流程以及當前和將來的首要目標。PMO的規(guī)模開始可能很小,不過當看到它給自己公司帶來的好處后,可以逐漸擴大規(guī)模。同時,選擇軟件時,應當考慮到將來需求的變化。要牢記的另一個因素就是集成,使用多款可以彼此集成的工具,那樣就能夠在公司發(fā)展過程中采用新功能,至少能夠在這些工具之間輕松傳遞數(shù)據(jù)。
為了達到什么樣的管理目的，然后選擇合適的，并且性價比高的軟件，這樣不僅提高工作效率，還得達到較好的項目
管理效果，正如需要設立項目管理辦公室以便知道自己要實現(xiàn)的目標那樣,管理者頭腦中也要有清晰的最終目標。
五、獲得管理人員的支持
為了讓項目成功,軟硬件方面需要開支,需要對公司內(nèi)部的人員進行培訓,需要從內(nèi)部改變公司文化,需要改變你所服務的客戶或者合作伙伴的文化。這都需要時間和精力,要是項目執(zhí)行發(fā)起人覺得把時間花在項目上不劃算,設立PMD也就不會取得成功。如果能夠獲得管理人員的支持,不但可以讓公司的每個人都采用新的流程,還能夠簡化變更管理難題。