專業(yè)的項目管理工具往往因為其“專業(yè)”,而不能成為上下級良好的溝通工具。我們需要的是簡潔明了的信息,比如“One Page Project Management”似的工具。領(lǐng)度系統(tǒng)不僅有這樣的簡潔性,而且這些信息不需要專門的項目經(jīng)理(PM)來整理與準(zhǔn)備,它來自于普通員工使用領(lǐng)度系統(tǒng)的日常工作數(shù)據(jù)。因為實現(xiàn)了“全民化”的管理,領(lǐng)度系統(tǒng)尤其勝任于多項目、跨部門項目的管理。
雖然面對面的溝通是直接而有效率的,但是對于項目這樣周期長、資源牽涉面廣的事項而言,面對面的溝通帶來的并不一定是高效,反而可能是低效。要么是以專門的長時間的項目溝通會為代價,要么是突發(fā)性的溝通,上下任何一方可能不同步、不同頻,反而導(dǎo)致誤解。這樣的事情經(jīng)常發(fā)生。如果上級主動去找下級了解項目進(jìn)展,下級往往說你等我準(zhǔn)備準(zhǔn)備;或者下級主動去向上級匯報,匯報了半天,上級可能還要問“你剛才說的是這個意思嗎?”
領(lǐng)度系統(tǒng)的項目管理相對專業(yè)領(lǐng)域的項目管理來說比較“輕”,但它不是“單薄”,領(lǐng)度系統(tǒng)的項目管理相對面向溝通協(xié)作的管理來說比較“?！?但它決不“笨重”。這是它的設(shè)計理念所決定的,成為上下級就“項目”這樣一個在某些類型的公司而言是最核心的東西進(jìn)行良好溝通的工具。只有溝通良好了,才能談得上管理。
曾經(jīng)有一位哥們說過他們公司的項目在解決溝通問題的方法,專門雇項目溝通人員,每周會給各個成員打電話詢問進(jìn)度,因為這些人分布不同城市,所以不能經(jīng)常開會,只能電話和郵件溝通,如果每個人都發(fā)郵件,最終信息也是亂的,所以不得已需要雇專門人來做溝通和信息整理的事情。那么每周的一次溝通后,再整理各個匯報的信息,在做成表格,發(fā)布給大家,這樣同一項目組成員才能夠知道整體的進(jìn)度,再根據(jù)情況,做一下部調(diào)整?？上攵?這樣的進(jìn)度和效率,最終無非是成本的增加。
那既然想解決溝通問題,同時讓員工自己管理的同時,也能將信息真實有效的傳達(dá)給管理者,那么就需要個門檻很低,但能容納信息,并能自動分類處理信息的工具。既然微博員工都愛用,那么就建立一個公司社區(qū),給其定名為linkwedo-Activity企業(yè)活動流平臺,或者簡稱為企業(yè)微博。讓員工自由自發(fā)的發(fā)表自己工作中的信息,文檔分享,話題討論,同事們彼此間評論與回復(fù)。當(dāng)然這些信息可以設(shè)定屬性,信息可自動關(guān)聯(lián)到任務(wù),信息關(guān)聯(lián)到客戶,信息關(guān)聯(lián)到項目,信息關(guān)聯(lián)到時間,信息關(guān)聯(lián)到同事,并可以設(shè)定權(quán)限,給需要分享人看,那么其它人被限制查看了。
linkwedo互動的社區(qū)中很輕松,就像微博一樣,想關(guān)注的時候就看看社區(qū)動態(tài)。如果當(dāng)天沒時間可以改天再看,只要想看,可以查看歷史信息。當(dāng)然與你相關(guān)的肯定會@你了,頁面提醒或者發(fā)短信通知,還有手機版也可以及時訪問和處理信息。
在公司社區(qū)里面,你可以看到公司全員的最新動態(tài)。在這里面有關(guān)于一份策劃案的群組討論,在針對一個PPT的獻(xiàn)計獻(xiàn)策,有人提供了一份很生動的圖片,有人對文字進(jìn)行了修改,當(dāng)然管理者看到這么良好的組織,也很放心,不必過問細(xì)節(jié),細(xì)節(jié)已經(jīng)呈現(xiàn)。那歷史記錄也可以查詢,還原場景的活動流里去。