多項(xiàng)目管理是伴隨著項(xiàng)目管理方法在企業(yè)或政府部門(mén)等組織中的廣泛運(yùn)用而形成的一種以長(zhǎng)期性組織為對(duì)象的管理模式。形象地講，就是指在企業(yè)中同時(shí)管理、協(xié)調(diào)多個(gè)項(xiàng)目的選擇、評(píng)估、計(jì)劃、控制、執(zhí)行，以及收尾等各項(xiàng)工作，使所有項(xiàng)目的綜合執(zhí)行效果達(dá)到最優(yōu)的項(xiàng)目管理方式。多項(xiàng)目管理是通過(guò)對(duì)項(xiàng)目群、項(xiàng)目組合，以及項(xiàng)目的成功管理來(lái)實(shí)現(xiàn)的。
2006年，有一段時(shí)間我手上有11個(gè)項(xiàng)目在同時(shí)進(jìn)行，并且還要負(fù)責(zé)幾個(gè)系統(tǒng)的支持工作，還要管理一個(gè)小團(tuán)隊(duì)的日常工作。那段時(shí)間真是有些超負(fù)荷運(yùn)作，忙得是天昏地暗，不亦樂(lè)乎。 正是這種情況，讓我積累了一些如何同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目又能完成好日常工作的寶貴經(jīng)驗(yàn)?？偨Y(jié)下來(lái)，從五個(gè)方面把握好，就能讓你有了“三頭六臂”變成“超人”的感覺(jué)。
1、好記性不如爛筆頭，多用圖表
在多項(xiàng)目的境況下，一定要做好紀(jì)錄工作。俗話說(shuō)：好記性不如爛筆頭。不要過(guò)分相信自己的記憶力。
第一步：建立一張項(xiàng)目基本狀態(tài)表，每天晚上做一次更新。這樣在第二天上班來(lái)了之后，能夠清楚的知道今天應(yīng)該做些什么。尤其是在手上項(xiàng)目多的情況下。
第二步：將項(xiàng)目按照四個(gè)象限分類(lèi)，在各個(gè)象限中填上項(xiàng)目的名稱(chēng)。四個(gè)象限分別是：
I. 重要而且緊急
II. 重要不緊急
III. 不重要但緊急
IV. 既不重要又不緊急
我做事情的順序一般是：I>III>II>IV。但對(duì)于順序II和III排列并不是絕對(duì)的。有時(shí)候要看具體的情況了。因?yàn)橛行┲匾遣痪o急的事情最可能成為又重要又緊急的事情。
2、電子郵件分四類(lèi)，適當(dāng)拖延回復(fù)
電子郵件是我們工作的好幫手，如果運(yùn)用管理得當(dāng)，可以事半功倍。我的確看到有其他人在1000多封郵件中查找花30分鐘來(lái)查找某個(gè)郵件，糟糕的是最后還沒(méi)有找到。為了提高效率，我的辦法就是分類(lèi)管理郵件。我想，做事情能夠分門(mén)別類(lèi)、有條理也是應(yīng)該一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具有的素質(zhì)。將日常往來(lái)的郵件分為四大類(lèi)，進(jìn)行管理。
第一類(lèi)：項(xiàng)目管理目錄。其中每個(gè)項(xiàng)目設(shè)定為一個(gè)目錄?？梢园凑枕?xiàng)目的階段再細(xì)分目錄，比如說(shuō)可以創(chuàng)建：?jiǎn)?dòng)，計(jì)劃，需求，分析/設(shè)計(jì)，開(kāi)發(fā)，測(cè)試，實(shí)施，測(cè)試文檔目錄。將項(xiàng)目中來(lái)往的郵件按照這些目錄歸類(lèi)，以便查找。
第二類(lèi)：系統(tǒng)支持目錄。主要是針對(duì)我當(dāng)時(shí)還要負(fù)責(zé)的幾個(gè)老系統(tǒng)對(duì)用戶支持的往來(lái)郵件。
第三類(lèi)：團(tuán)隊(duì)工作目錄。主要是針對(duì)我當(dāng)時(shí)還要負(fù)責(zé)的一些團(tuán)隊(duì)方面日常工作往來(lái)的郵件，什么報(bào)告拉等等。
第四類(lèi)：其它郵件。包括公司時(shí)不時(shí)發(fā)布的一些政策文件等等。
做好分類(lèi)后，設(shè)定郵件自動(dòng)篩選條件，比如說(shuō)將人事部門(mén)經(jīng)常發(fā)送的某某離職，到崗的一些既不重要又不緊急的郵件設(shè)定條件，那么當(dāng)來(lái)了這些文件后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將他們放入‘其它郵件‘中。經(jīng)常設(shè)定這些自動(dòng)篩選條件，能有效的將你的時(shí)間利用在最值得投資的事情上。
回復(fù)郵件有技巧。并不是所有郵件都需要馬上回復(fù)和不停的檢查是否有新郵件到來(lái)。特別是對(duì)于客戶的一些郵件。因?yàn)橛袝r(shí)候你回復(fù)的越快，事情來(lái)得越多;也許有些問(wèn)題過(guò)了5個(gè)小時(shí)就不是問(wèn)題了。
相信我，如果真是特別火上眉毛的問(wèn)題，一個(gè)電話會(huì)馬上過(guò)來(lái)催你，而不用花上10或者20幾分鐘來(lái)寫(xiě)郵件。
3、讓電話成為“事件過(guò)濾器”
我公司的電話有語(yǔ)音留言功能，這個(gè)功能非常實(shí)用。
因?yàn)槟悴豢赡茉陂_(kāi)某個(gè)會(huì)議的時(shí)候去接別的電話，如果是重要的事情，來(lái)電者肯定會(huì)留下語(yǔ)音。