如何能夠讓自己不再「瞎忙」呢？這兩年在自己團(tuán)隊(duì)中不斷「嘗試并調(diào)整」著一套方法，很多同學(xué)也確實(shí)由此得到了幫助，今天也來和大家分享一下。
在今天要聊到的這套方法中將涉及到到一套基本原則和兩款應(yīng)用，Omnifocus和Calendar 5。
基本原則：
確認(rèn)一年或半年目標(biāo)；
確保每件事可執(zhí)行；
合理預(yù)估資源；
接下來我會(huì)沿著這個(gè)基本原則結(jié)合工具來展開講解。
確認(rèn)一年或半年目標(biāo)
很多公司都有KPI，目的是指明工作方向并銜接大家的業(yè)務(wù)。很多同學(xué)一開始就將公司的KPI當(dāng)做了自己的目標(biāo)，這樣是不對(duì)的。比如A同學(xué)的KPI是提升注冊(cè)用戶數(shù)和日活躍度；這顯然不是A同學(xué)自己的個(gè)人目標(biāo)。我們更需要的是利于自身職業(yè)規(guī)劃的目標(biāo)。
還是以A同學(xué)為例，季度考核中建議提升在項(xiàng)目評(píng)審中的表述能力和業(yè)務(wù)的全局了解。所以在新的季度中，我給他增加了表述能力和業(yè)務(wù)理解兩個(gè)目標(biāo)，同時(shí)我給他推薦了Omnifocus（下文中Omnifocus將簡(jiǎn)稱為OF）。
在OF中常用到項(xiàng)目和上下文這兩個(gè)重要概念。很多人會(huì)把上下文當(dāng)關(guān)鍵詞使用，而在日常使用中我覺得關(guān)鍵詞的使用幾率并不大。所以我更愿意將它作為個(gè)人目標(biāo)的設(shè)定與管理。
我讓A同學(xué)在自己的OF中將「業(yè)務(wù)理解」和「表述能力」作為自己半年目標(biāo)設(shè)定在上下文中。在日常的事務(wù)中，涉及到這兩點(diǎn)的事件加上相應(yīng)的上下文。好處有兩個(gè)：
當(dāng)你發(fā)現(xiàn)今天有一件事情它會(huì)影響到自己「表述能力」的提升，應(yīng)該花更多的精力將這一點(diǎn)做好;
有一個(gè)地方可以全局掌控，有多少事情會(huì)影響今年在這兩點(diǎn)上的提升。
在新建事件的時(shí)候，你可以在事件的上下文中加上自己對(duì)應(yīng)的目標(biāo)，提醒自己需要多一些投入。
確保每件事情可執(zhí)行
我觀察了團(tuán)隊(duì)幾位同學(xué)的工作計(jì)劃和周報(bào)，發(fā)現(xiàn)他們?cè)谥贫總€(gè)事件的時(shí)候會(huì)寫得比較模糊。比如下面這樣：
大家最終的問題基本上都是延期、 方案缺損。原因在于上面這些是一系列事件，而沒有拆分到最小可執(zhí)行事件。想要確保一個(gè)需求得以完整有效的完成，事件必須拆分到最小。
OF有一個(gè)好處就是支持事件級(jí)別的無限擴(kuò)展。所以我們?cè)谶@個(gè)需求中將「iOS 8文檔閱讀」和「產(chǎn)出PPT」進(jìn)行了展開細(xì)化。而書寫PPT結(jié)構(gòu)、找配圖、書寫重點(diǎn)等等事件才是在以天為單位的時(shí)間中的可執(zhí)行項(xiàng)。
合理預(yù)估資源
每天有多少資源可以用工作，這是一定要搞清楚的事情。
我們按照一天8個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間計(jì)算，去掉2個(gè)小時(shí)各項(xiàng)目溝通討論，1個(gè)小時(shí)電話、吃東西、休息。一天有效的工作時(shí)間其實(shí)只有5個(gè)小時(shí)。
很多人預(yù)估時(shí)間按照一天8小時(shí)來計(jì)算，于是每天的工作無法完成，到最后像滾雪球一樣越積越多。所以想要真正做到今日事今日畢，合理的預(yù)估資源安排工作非常重要。先花一周估算出每天的有效工作時(shí)間和日常事務(wù)所需的時(shí)間再來慢慢調(diào)整每天的工作安排。
在工作安排上，有一個(gè)非常重要的流程就是「安排-檢查-調(diào)整」。
前一天晚上：安排工作，盡量保證第二天可以全部完成。
當(dāng)天早上：任務(wù)查看，確認(rèn)當(dāng)天要處理的事件和需要參加的會(huì)議。OF的預(yù)測(cè)功能非常好，在這里你會(huì)對(duì)每天需要參加的會(huì)議和需要處理的事件有整體了解。
當(dāng)天下午3點(diǎn)：設(shè)置日歷提醒，離下班還有3小時(shí)，看看剩下工作，及時(shí)調(diào)整。
當(dāng)天下午6點(diǎn)：OF中查看今日是否全部完成，沒有完成的再次調(diào)整。
日常工作中將強(qiáng)時(shí)效性事件歸入日歷，弱時(shí)效性的歸入OF。
在手機(jī)上用Calendar 5管理自己的可支配時(shí)間。在這里可以快速明確自己這一天有哪些時(shí)間是空閑的，用于接收會(huì)議邀請(qǐng)或自行安排。Calendar 5的添加也非常簡(jiǎn)單，選擇好時(shí)間段長(zhǎng)按、填寫，兩步就搞定。
OK，對(duì)于日程安排，我的方式就是以上基本原則并借助Omnifocus和Calendar 5來管理。目前為止團(tuán)隊(duì)里一些設(shè)計(jì)師明顯提升了自己的工作效率。最關(guān)鍵的是，大家知道每天做的這些事情是為了什么。
今天的文章其實(shí)對(duì)OF的基礎(chǔ)使用介紹得并不多，更多是借助了其重要特性。OF的優(yōu)秀之處就是給大家提供一張無限空間的白紙和強(qiáng)大的組合功能，想要怎么書寫任由自己。關(guān)于OF的使用，網(wǎng)絡(luò)上還有很多非常優(yōu)秀的思路和方法。
我們常常打趣說可以用OF來規(guī)劃自己的人生。想要去競(jìng)選總統(tǒng)？也沒問題，制定好計(jì)劃一個(gè)個(gè)去實(shí)施吧。