目前各界對于項目管理辦公室的爭議一直沒有間斷, 對于項目管理辦公室的定義也不完全相同, 但目前普遍接受的一種定義是: 項目管理辦公室是在組織內部將實踐、過程、運作形式標準化的部門, 這些標準化的程序應該能形成一致和可重復的結果, 同時項目成功率是上升的。項目管理辦公室是組織內部項目管理最優(yōu)實踐的中心, 是組織提高項目分析、設計、管理、檢查等方面能力的關鍵資源。
項目文化則是項目實施過程中體現(xiàn)企業(yè)形象、宗旨、價值觀和作風的一種共識, 它以多種形式形成、存在和發(fā)展。項目文化是企業(yè)文化的具體滲透和延伸,同時也豐富和發(fā)展了企業(yè)文化。項目文化作為項目人共同累積的價值觀、信仰、習慣、知識、工作方法和行為的一種綜合體來體現(xiàn), 貫徹于項目實施始終, 使項目動作更為有效, 以期達到項目的最終目的。
一、項目管理辦公室與項目文化解析
從項目管理的現(xiàn)狀我們不難發(fā)現(xiàn), 現(xiàn)階段項目管理還存在很大的問題, 要想提高項目的成功率, 絕不能忽視項目組織方面的因素。而要想更好地解決項目組織方面的問題, 成立項目管理辦公室是必然的選擇。此外, 另一個容易被大家忽略的問題就是項目文化, 盡管現(xiàn)在人們已經認識到了項目管理的重要性, 但是卻極少有人關注項目文化, 忽視項目文化往往是造成項目失敗更為深層次的原因。
1、項目管理辦公室的功能及作用
PMO 的功能主要有以下6 種: 開發(fā)和維護項目管理標準和方法、項目歷史文檔管理、提供項目行政支持、提供人力資源協(xié)助、提供項目管理咨詢和指導、提供或安排項目管理培訓。
項目管理辦公室是給項目進度報告、項目計劃、風險管理、第三方參與管理、動態(tài)控制、質量控制提供指導和輔助管理, 使得項目計劃能夠得到切實有效的執(zhí)行, 減少項目風險。
2、項目文化的功能及現(xiàn)實作用
(1)項目文化的功能。在項目組織中, 組織層級較少, 管理幅度增寬, 結構趨于扁平化, 授予團隊成員更大的權力; 同時, 項目團隊的正規(guī)化程度較低, 具有較小的組織剛性。這些都要求文化提供共同的價值觀體系, 從而項目成員朝共同的目標努力。項目文化的功能主要體現(xiàn)在以下方面:
(1) 導向功能。指通過項目團隊成員行為的價值取向、行動目標和建立規(guī)章制度, 使成員的個體思想觀念和追求與項目目標相一致, 把實現(xiàn)項目目標變成項目團隊成員的自覺行動;
(2) 凝聚功能。以項目目標為凝聚點, 團體意識為凝聚力, 共同思想為凝聚劑,使項目團隊成員上下左右團結一致, 關心項目的成功成為一種強烈的心理需求, 增強項目團隊成員的歸屬感和榮譽感;
(3) 應變功能。文化具有相對的穩(wěn)定性和持續(xù)性特征。而項目所處的環(huán)境不斷變化, 故其文化要富靈活性, 不斷適時地更新文化形態(tài), 適應外部環(huán)境的變化。
項目文化的作用。建設健康的項目文化, 有利于改變現(xiàn)有項目管理中流程運作不暢、管理效率低下等問題, 其現(xiàn)實意義主要在于:
(1) 通過建設項目文化, 能夠在項目上建立起一種有利于實現(xiàn)項目目標的無形機制, 從而引導項目成員對項目目標的認同, 增強項目成員的責任意識, 并約束項目成員的不良心理和行為, 使之遵守項目行為規(guī)范, 令工作更加高效;
(2) 健康的項目文化將提高項目成員對項目的參與度、適應性, 喚起項目成員的進取精神, 使項目成員的潛能得以發(fā)揮, 自我價值也可以在較高的境界上得以實現(xiàn), 并將獲得極大的精神滿足?！ ?/span>
(3) 一個項目的成員各有不同的背景, 健康的項目文化猶如潤滑劑, 給有各種期望、抱負和技能的項目成員以互相了解的時間和空間, 創(chuàng)造良好的溝通、團結氛圍,凝聚人心,形成整體一起作戰(zhàn)。
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