對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目來說，能夠找到合適的人選是至關(guān)重要的，合格的人才必須既有綜合管理才能，又有技術(shù)知識(shí)，還要具有適合做這項(xiàng)工作的性格。隨著越來越多的組織以項(xiàng)目的方式開展工作，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的需求也隨之增加。而且，項(xiàng)目經(jīng)理必須根據(jù)項(xiàng)目的需要隨時(shí)到位開展工作。
1、項(xiàng)目辦公室的職責(zé)
項(xiàng)目辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)就是滿足其所在組織對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的需求以實(shí)現(xiàn)組織的價(jià)值。這些項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該能夠：擔(dān)當(dāng)組織的內(nèi)部咨詢專家和顧問;提供即時(shí)培訓(xùn);協(xié)助制訂組織應(yīng)采用的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法。
除了提供上述這些支持服務(wù)外，項(xiàng)目經(jīng)理還必須能夠運(yùn)作項(xiàng)目。如果一個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)是開發(fā)軟件，項(xiàng)目經(jīng)理必須有能力管理軟件開發(fā)項(xiàng)目;如果一個(gè)公司的業(yè)務(wù)是修建橋梁，項(xiàng)目經(jīng)理則必須能夠組織并負(fù)責(zé)開展橋梁建設(shè)工作。
2、人事管理的要求
項(xiàng)目辦公室要想滿足組織對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的不斷增長的需求，就必須具備人力資源開發(fā)能力。也就是說，它必須有人事職能。這就要求項(xiàng)目辦公室做以下工作：明確各項(xiàng)工作所需的技能;確定能夠勝任某項(xiàng)工作的人選;適時(shí)分配適當(dāng)?shù)娜瞬?/span>;幫助組織獲得所需的項(xiàng)目經(jīng)理;評(píng)估項(xiàng)目經(jīng)理的能力。
3、確定技能需求
當(dāng)項(xiàng)目辦公室收到要求提供合格的項(xiàng)目經(jīng)理的申請(qǐng)時(shí)，它首先必須能夠確定該項(xiàng)工作所需的技能，這些技能包括技術(shù)與管理兩個(gè)方面。例如，對(duì)于一個(gè)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的項(xiàng)目，是否需要項(xiàng)目經(jīng)理具備豐富的數(shù)據(jù)庫建立的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)?如果是一個(gè)在過去幾年中一直沒有發(fā)生變化的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)包的基礎(chǔ)應(yīng)用項(xiàng)目，是否可以由一個(gè)非技術(shù)人員管理?
項(xiàng)目辦公室還必須能夠明確項(xiàng)目所需的“軟技術(shù)”，某項(xiàng)目是否需要一個(gè)有成熟的領(lǐng)導(dǎo)才能的人擔(dān)任該項(xiàng)目經(jīng)理?是否需要良好的談判能力?是否需要具備標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理計(jì)劃編制和預(yù)算分析能力?
4、確定具體項(xiàng)目所需的人選
當(dāng)項(xiàng)目辦公室收到了派一名合格的項(xiàng)目經(jīng)理去運(yùn)作一個(gè)項(xiàng)目請(qǐng)求時(shí)，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該有能力審閱一份侯選人名單并從中找出最適合該項(xiàng)目的人選，這就意味著項(xiàng)目辦公室需要開發(fā)一個(gè)數(shù)據(jù)庫，列出本組織中所有項(xiàng)目經(jīng)理的資歷。
挑選合適的人選意味著找到既有管理才能又有技術(shù)技能的人才。研究表明，最好的項(xiàng)目經(jīng)理具備以下所列的大部分素質(zhì)：能夠理解人們的需求;重視細(xì)節(jié);對(duì)項(xiàng)目有強(qiáng)烈責(zé)任心，愿意根據(jù)工作需要為項(xiàng)目付出努力;有能力處理挫折和失望以及不明確的問題;明確組織的目標(biāo);目標(biāo)導(dǎo)向并充滿熱情;具有扎實(shí)的商務(wù)技能，包括成本意識(shí);具備良好的談判技能;政治上成熟，知道如何影響他人。
5、適時(shí)分配適當(dāng)?shù)娜瞬?/span>
分配人力資源的時(shí)間把握非常重要。即使把愛因斯坦派到一個(gè)項(xiàng)目去，如果他比要求去的時(shí)間早來一周或遲到一周，他也不會(huì)給項(xiàng)目組帶來多大的幫助。為了使資源能夠及時(shí)分配到位，項(xiàng)目辦公室必須在幾個(gè)方面做到高效運(yùn)行。例如，它必須充分掌握項(xiàng)目進(jìn)度，確切地了解何時(shí)需要項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理是否應(yīng)該在項(xiàng)目明確承諾之前就派到項(xiàng)目上以及項(xiàng)目可交付成果已轉(zhuǎn)交給客戶后項(xiàng)目經(jīng)理是否應(yīng)繼續(xù)留守一段時(shí)間，以確保從項(xiàng)目階段向運(yùn)行階段的順利過渡。
項(xiàng)目辦公室必須善于幫助項(xiàng)目經(jīng)理從多項(xiàng)工作的時(shí)間需求中解脫出來。如果優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理稀缺，他們必然會(huì)因同時(shí)