假如你有一個項目辦公室，你將如何去運營它？項目辦公室的遠景是在組織內(nèi)部推廣項目管理知識使其成為企業(yè)文化的一部分。以下分享幾大秘訣是：
1．失控項目的控制
為了獲得立即的成果，項目辦公室應該采取的第一個行動是控制失控的項目。大多數(shù)組織都有一些失控的項目。有些組織承認這一點有些則不然。把失控的項目重新扳回到正確的軌道上來將為項目辦公室?guī)砗玫穆曌u。如果組織拒絕承認存在失控的項目，那么去尋找失控項目的一些警告跡象。失控項目的一些警告跡象如下：
·不充分的項目計劃
·錯誤的任務管理
·糟糕的報告和交流
·不經(jīng)常的狀態(tài)報告會議
·不足的文檔
·突然的時間表變更
·項目組織渙散
·混亂的業(yè)務目標
·極端的項目復雜性
·不斷上升的投入
·過多的項目會議
一旦項目辦公室確定了失控的項目，下一個步驟是向其提供幫助。如果失控的項目不止一個，項目辦公室應當將注意力集中在優(yōu)先級最高的項目上。通常，支持關鍵業(yè)務目標的項目會吸引高級管理層的注意。但是，不是所有的項目經(jīng)樂意接受幫助，原因僅僅是項目處于困境并不意味著項目經(jīng)理希望得到幫助。許多項目經(jīng)理相信問題是暫時的并且將很快得以解決。他們的獨立、傲慢的態(tài)度經(jīng)常是項目即將失敗的主要原因。正如項目辦公室所顧慮的那樣，許多失控的項目是不可回復的且必須完全重新組織重新計劃。項目辦公室應當意識到失控項目的這種氣氛和形勢。比如說，以下的諸多情況將會出現(xiàn)：
·項目內(nèi)的溝通不良
·士氣低下的骨干人員已經(jīng)逃離或者正在逃離
·項目交付推遲
·項目范圍失控
·投資不斷上升
·項目計劃已經(jīng)完全被遺棄
·項目成員陷入無休止的會議之中
·客戶失去信心，經(jīng)常過問一些越來越具體的的細節(jié)
假如提供綠燈的話，項目辦公室可以通過許多方式為失控項目提供幫助。首先，項目辦公室可以進行評估并向項目經(jīng)理提交評估結(jié)果以利于項目實施。雖然這是具有吸引力且威脅更少的方式，這種解決方案很少奏效，因為項目團隊早已負擔過重了。第二，項目辦公室可以為項目團隊共同工作為提出補救計劃并實施這個計劃提供咨詢和指導。補救計劃應當與其他項目人工以并安排。不幸的是，這將進一步推遲交付日期并將給有關方面造成更大的震動。雖然這些方案可能奏效，通常，項目可能在某一個點上被中止以重新分組、組織或計劃。
2．幫助啟動項目并建立估算和風險過程
許多組織無法在三個限制的范圍內(nèi)完成項目，因而項目失控是件常事而非例外。俗話說“一分防勝過十分補”，項目辦公室應該關注正在啟動的項目以防止將來的失敗和補救。項目不是在一夜之間就失敗的，普遍是一段時間一點點的走向失敗的。通常，項目偏離軌道的幅度是如此的微小以至于難于察覺，項目辦公室不愿意追蹤這些蛛絲馬跡因此它必然會走向失敗項目的道路上來。更安全的說法是如果項目開始得當?shù)脑挘某晒Ω怕示蜁笠恍?。因此，項目辦公室必須立即開始幫助新項目的啟動，這樣才能獲得服務有價值的聲譽。
開始的時候，項目辦公室應該為所有的新項目建立一個包括估算與風險管理在內(nèi)的項目管理流程。項目辦公室應當鼓勵項目經(jīng)理使用最少的、必備
的工具和技術來控制項目并對即將來臨的問題提出預警。應當在項目的規(guī)劃階段開始建立控制項目和保持活力的工具并在每個后續(xù)的項目狀態(tài)會議上進行評估。在項目執(zhí)行過程中，項目規(guī)劃階段建立的東西都不應該被忽略或拋棄。成功的要爵士強調(diào)簡潔以及最少的項目控制必備工具。
項目失敗的主要原因之一是不良的、不一致的估