項目的順利完成需要負責(zé)人積極主動的管理。項目負責(zé)人即是負責(zé)建設(shè)項目的管理者。確保項目任務(wù)的完成始于獲取項目責(zé)任人承諾;之后需要確保項目任務(wù)的可視化并要跟蹤項目任務(wù);對于已經(jīng)完成的項目任務(wù)要及時關(guān)閉，避免制造混亂。
一、對于小型或迷你項目
對于小型項目，特別是周期小于6個月，擁有少量資源的項目我稱其為迷你項目。這些小項目的特征有：
1.周期短
2.人員少
3.團隊成員曾經(jīng)做過類似項目
4.跨部門或不跨部門。
對于這種小型項目我的建議是使用最佳實踐——5分鐘站立會議。
也就是要求團隊成員每天固定時間，在固定的地點開會，一般是站著圍在一起。在會議上，每個人主要描述三件事：
1)昨天我做了什么?
2)遇到哪些問題?
3)今天計劃做什么?
每天開會時，最好指定一個主持人。他召集大家開會，嚴格控制每個人發(fā)言時間，避免拖沓和跑題。主持人可以大家輪流擔(dān)任，這樣可以培養(yǎng)每個人對于團隊的責(zé)任感。主持人在會議結(jié)束時，要簡單總結(jié)，主要是復(fù)述今天有那些里程碑。
站立式會議可以在看板前進行，每個團隊成員開會前更新看板，根據(jù)看板的內(nèi)容，描述對前述三個問題的回答，說說可能出現(xiàn)的問題。
二、對于對于較大規(guī)模的復(fù)雜項目
以下幾點必須注意：
1. 追蹤任務(wù)分配
1)一項工作：承諾，參與，跟蹤，完成，收尾;
2)收集項目狀態(tài)：要收集有意義的數(shù)據(jù)，而不是僅僅“進展還算順利”。
3)對于截至日期要給予持續(xù)不斷的關(guān)注，但要保持溫和的態(tài)度，如果不關(guān)注截至日期可能導(dǎo)致兩種問題：
項目時間滑掉并不可恢復(fù)、帕金森定律如期而至;
如果不關(guān)注截至日期，責(zé)任人可能會認為任務(wù)的優(yōu)先級并不重要，責(zé)任人只關(guān)注管理者關(guān)注的工作。
4)如果任務(wù)已經(jīng)過期或者即將過期，需要與責(zé)任面對面的溝通，并陳述利害，施加壓力，令其盡快完成任務(wù)。
2. 使項目狀態(tài)可視化
1)在項目管理信息系統(tǒng)(PMIS系統(tǒng))中公示那些尚未完成的任務(wù);
2)對于那些迫近結(jié)束的任務(wù)，與責(zé)任人溝通，以提醒其主要截止日期;
3)在項目狀態(tài)報告中包含當(dāng)前工作的狀態(tài)，并以不同的標(biāo)志來表示任務(wù)的狀態(tài)，讓相關(guān)的干系人了解項目的狀態(tài)。
4)將那些過期的任務(wù)升級到發(fā)起人那里，以便施加更大的壓力，追趕進度;或者獲取更多的資源，完成工作。
5)盡可能在風(fēng)險變成問題前解決掉，如果風(fēng)險已經(jīng)變成了問題，那么需要項目成員的配合，以便修訂項目計劃.