員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)上級(jí)及相干人員的工作匯報(bào)方式、準(zhǔn)確時(shí)間和形式。比如，項(xiàng)目經(jīng)理的項(xiàng)目可以采取每周報(bào)告的原則，即每周五項(xiàng)目組成員提交周進(jìn)展報(bào)告，匯報(bào)一周的工作進(jìn)展?fàn)顩r及遇到的問(wèn)題，每周一上午項(xiàng)目經(jīng)理與業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通后完成項(xiàng)目周報(bào)，下午1：30召開項(xiàng)目組例會(huì)，會(huì)后由項(xiàng)目經(jīng)理向高層經(jīng)理提交項(xiàng)目周報(bào)，每一階段結(jié)束后提交階段報(bào)告。所有文檔均提交至VSS統(tǒng)一管理。遇緊急情況必須通過(guò)電話及時(shí)溝通;另外規(guī)定所有的Mail必須回復(fù)是否收到。
統(tǒng)一項(xiàng)目文件格式：使用統(tǒng)一的文件格式，是項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理的一部分，因而必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供相應(yīng)編寫指南。比如，一個(gè)項(xiàng)目處于CMM環(huán)境下，則可以全部采用SPEG(軟件工程過(guò)程小組)先前依據(jù)CMM規(guī)范剪裁修訂制定出的模板。
溝通計(jì)劃維護(hù)人：明確本計(jì)劃在發(fā)生變化時(shí)，由誰(shuí)進(jìn)行修訂，并對(duì)相關(guān)人員發(fā)送。
制定好溝通計(jì)劃，重要的是如何按照其進(jìn)行各類信息的傳遞。
將項(xiàng)目管理的信息正確傳達(dá)到相應(yīng)的人員，是相當(dāng)重要并有一定困難的，項(xiàng)目溝通是雙向的，必須保證信息被接收者接到。所有的溝通方式，必須有反饋機(jī)制。例如：使用Mail進(jìn)行溝通，必須要求接收者簡(jiǎn)單回復(fù)“已收到”以進(jìn)行回應(yīng)。信息收到后還必須保證理解是正確的。很多信息是傳達(dá)到了，但卻被錯(cuò)誤理解了，產(chǎn)生了大量扯皮的問(wèn)題。項(xiàng)目經(jīng)理在溝通管理中對(duì)較重要的通知、變更等信息要求通過(guò)Mail進(jìn)行二次表述。這種表述是在接收方確認(rèn)自己理解了的同時(shí)再去細(xì)化或轉(zhuǎn)敘，而不是復(fù)述。說(shuō)得直白些，就是要求信息接收方說(shuō)明具體明白了哪些，打算如何去做，并用Mail把相關(guān)的想法或欲采取的措施傳給發(fā)送者，讓發(fā)送者進(jìn)行確認(rèn)。
在項(xiàng)目中，項(xiàng)目干系人有不同的溝通需要。作為項(xiàng)目經(jīng)理，必須了解：溝通要符合接收者的利益。高層經(jīng)理主要關(guān)心的是進(jìn)度，想知道是否能按時(shí)交工;客戶主要關(guān)心的是成本和質(zhì)量，想知道是不是要增加投入，產(chǎn)品質(zhì)量能否達(dá)到要求。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，應(yīng)實(shí)時(shí)反饋有關(guān)項(xiàng)目延期、成本增加和出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題等方面的信息，并盡早溝通，說(shuō)明原因，使高層經(jīng)理和客戶能及時(shí)理解，并調(diào)整相關(guān)計(jì)劃。
溝通管理的另一部分是實(shí)施情況報(bào)告，有三種形式：定期報(bào)告、階段審查和緊急報(bào)告。
定期報(bào)告：就是在某一特定的時(shí)間內(nèi)將所完成的工作量向上級(jí)匯報(bào)。在CMM環(huán)境下，主要涉及項(xiàng)目成員周進(jìn)展報(bào)告(WSR)和項(xiàng)目周報(bào)(WPR)。前者由項(xiàng)目組成員上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理;后者是對(duì)前者的總結(jié)，由項(xiàng)目經(jīng)理上報(bào)高層經(jīng)理;需寫明當(dāng)前狀態(tài)、進(jìn)度完成情況、當(dāng)前問(wèn)題和下周計(jì)劃等。
階段評(píng)審：在項(xiàng)目進(jìn)行到重要的階段或里程碑階段，就要進(jìn)行階段評(píng)審。在CMM環(huán)境下，主要是項(xiàng)目階段報(bào)告(PPR)。階段評(píng)審的意義就在于評(píng)審當(dāng)前的項(xiàng)目情況，迫使人們對(duì)其工作負(fù)責(zé);還可以提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，將問(wèn)題解決在初期階段。
緊急報(bào)告：在出現(xiàn)意外情況下，進(jìn)行緊急報(bào)告。
在CMM環(huán)境下，主要涉及問(wèn)題狀態(tài)報(bào)告(PSR)和問(wèn)題狀態(tài)日志(PSL)。需寫明當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、相關(guān)影響、需如何解決(動(dòng)用什么資源)、問(wèn)題緊迫性(答復(fù)日期)等。 在CMM環(huán)境下質(zhì)量保證部門也將進(jìn)行質(zhì)量審計(jì)，按階段提交產(chǎn)品審計(jì)報(bào)告(PAR)和過(guò)程審計(jì)報(bào)告(PRR)。前者針對(duì)交付的產(chǎn)品，后者針對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的過(guò)程。
項(xiàng)目干系人接到實(shí)施情況報(bào)告后應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行反饋，明確報(bào)告已經(jīng)收到，并提出項(xiàng)目意見或建議。
管理首尾是溝通管理的最后一步，其核心目的是與各項(xiàng)目干系人溝通，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，將各類文件歸檔，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的積累。項(xiàng)目中的提交物是極好的資源，對(duì)未來(lái)的項(xiàng)目會(huì)有很大的幫助。良好的項(xiàng)目檔案能夠?yàn)橐院蟮捻?xiàng)目節(jié)省時(shí)間和金錢，為項(xiàng)目審計(jì)等提供有價(jià)值的信息。
有效的溝通管理會(huì)不斷地增加變革的動(dòng)力，削弱阻力，是企業(yè)實(shí)施CMM過(guò)程改進(jìn)的動(dòng)力源泉。經(jīng)過(guò)L先生的建議，在公司其他的項(xiàng)目中實(shí)施溝通管理，有效地提高了相關(guān)項(xiàng)目的開發(fā)效率，項(xiàng)目的凝聚力也得到了加強(qiáng)。最終公司如期通過(guò)了CMM認(rèn)證。通過(guò)在CMM環(huán)境下實(shí)施有效的溝通管理，L先生所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目在中后期逐步趨于正軌，促進(jìn)了過(guò)程改進(jìn)的順利實(shí)施，按時(shí)按質(zhì)地完成了任務(wù)。