。除非他們能能夠證明其部門的價值，否則朋友打算撤銷這個部門和它的項目管理工作。
朋友聲明他是公正的，項目經(jīng)理們說可以在下一個財年證明他部門的價值。朋友將使用他們各部門的年度費用預(yù)算（70萬人民幣）的增值系數(shù)來衡量其硬性資金價值。增值系數(shù)取3，所以經(jīng)理們必須達(dá)到使他們的工作具有210萬人民幣硬性資金價值這一目標(biāo)。
你可以想象這些決定在朋友公司中所產(chǎn)生的恐慌，沒人曾經(jīng)被要求做這樣的事情。很多關(guān)于其它團(tuán)隊將會被削減的傳言浮出水面。
負(fù)責(zé)多個項目的經(jīng)理小張召集跨職能團(tuán)隊的項目管理專家，建立了項目管理辦公室這樣一個團(tuán)隊。這個團(tuán)隊決定，這不安已經(jīng)產(chǎn)生，部門面臨幾個選擇：
第一， 仔細(xì)清點那些提供項目管理支持的團(tuán)隊擁有的資產(chǎn)，比如通訊設(shè)備的軟件升級特性。團(tuán)隊評審這類資產(chǎn)的賣方合同，確定為了公司的利益，是否還有壓縮開支的余地。
第二，評審項目評估流程以及部門如何完成包括市場客戶在內(nèi)的工作。這方面的努力將識別現(xiàn)有的項目組合和財年工作計劃，以便發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊是否能夠縮短項目周期時間，是否能夠完成本財年計劃外的額外工作。
第三，評審部門項目經(jīng)理們的作用和他們的項目工作的質(zhì)量。項目經(jīng)理們進(jìn)行的項目是客戶所需要的嗎？在輔助按時交付那些項目關(guān)鍵里程碑時，團(tuán)隊能夠使用經(jīng)那些未被充分利用的資源嗎？
第四，分析項目交付的瓶頸，尋找加速完成項目和避免項目交付危機的時機。
結(jié)果出人意料：
一個項目團(tuán)隊發(fā)現(xiàn)有一項軟件削支一年就可以節(jié)約220萬元。另外一個項目團(tuán)隊發(fā)現(xiàn)，使用公司倉庫里，新系統(tǒng)由于延期交付而閑置的舊設(shè)備。這樣的調(diào)整使項目比時間表提前60天交付，并且可以取消新系統(tǒng)的訂單。這樣令人矚目的提前交付項目，為項目節(jié)省150萬元的成本。一些需要額外人力資源的項目團(tuán)隊（他們正在等待獲取外部資源的批準(zhǔn)）發(fā)現(xiàn)，部門內(nèi)部的人員可以補充他們的需求，這又為財年節(jié)省了30萬元。
當(dāng)財年結(jié)束，朋友會見各經(jīng)理時，團(tuán)隊已經(jīng)實現(xiàn)了上述措施。項目管理辦公室搜集了所有項目節(jié)支的證據(jù)，它們顯示，部門為公司節(jié)省超過750萬元的硬性資金價值。團(tuán)隊具有的管理技巧和能力就像一個部門。團(tuán)隊達(dá)到了210萬元的目標(biāo)，并且還超出540了萬元。
據(jù)說，那年的圣誕紅包非常大！
我們回顧一下，什么是項目管理辦公室工作的真正價值？這一年項目管理辦公室的價值體現(xiàn)在超額完成了團(tuán)隊?wèi)?yīng)該交付公司210萬元的目標(biāo)，超出的額度比項目管理辦公室的投資少的多。所以，用于獲得這些利潤的投資為零。團(tuán)隊僅僅改變了他們對待項目的觀點，態(tài)度，方式，通過項目管理辦公室這個部門，他們相互溝通戰(zhàn)術(shù)項目交付的方式變得更加有組織。他們達(dá)到了目標(biāo)，改變是必須進(jìn)行的。
可見，一個組織確定了年度目標(biāo)后，項目就是實現(xiàn)這些目標(biāo)的主要手段。完成的項目越多，達(dá)到或超過這些目標(biāo)的機會就越大。
項目管理辦公室為它的不同客戶提供了很多單獨的價值。項目管理辦公室存在的主要的價值和主要理由是，促使項目交付物在力所能及的范圍內(nèi)，加速影響它所支持的企業(yè)和/或主要業(yè)務(wù)單位。這種加速的直接結(jié)果就是，除了必需增加財年的總的開發(fā)預(yù)算，更多交付的項目能影響使用衡量標(biāo)準(zhǔn)的財年。
我國目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項目相互雜合的企業(yè)，即每個企業(yè)都有一個或多個固定的產(chǎn)品線，在這條線上按照用戶的要求定制產(chǎn)品，每個被要求定制的產(chǎn)品由于其差異（差異可能是需求不同或者實施的團(tuán)隊的不同等）則常被稱為項目。這些項目通常有三個里程碑，一是用戶測試通過后的上線試運行，二是初驗，三是終驗。每個階段持續(xù)的時間根據(jù)項目的大小不一樣。
技術(shù)部門中的項目團(tuán)隊更是一個臨時性的組織，根據(jù)合同完成了必要的技術(shù)工作后可能就解散了，市場部門可能在簽完合同就不再關(guān)注技術(shù)部門的實施了，只有到收款的時候才露面。項目管理辦公室的職能就是管理每一個項目，這中間有很多事情需要做，沒有一個專門的組織來做這些事情，一個好好的項目可能會變得很糟糕。對這樣的軟件企業(yè)來講，“項目最終成功”有兩個明顯的標(biāo)志，一是合同款全額收回，這標(biāo)志著企業(yè)本身的項目目標(biāo)已達(dá)到，二是用戶的投訴在最近的一年內(nèi)零投訴或者即使有投訴也能在短時間內(nèi)給予響應(yīng)，這標(biāo)志著用戶的項目目標(biāo)也達(dá)到了。要達(dá)到這兩個目標(biāo)可不是件容易的事情，主要原因是項目的生命周期和產(chǎn)品的周期太長，而負(fù)責(zé)這個項目運作的市場部門和技術(shù)部門都不可能自始至終只盯在這一個項目上。