跟蹤者與主辦人各執(zhí)一份，用于跟蹤與自我提醒，確保會議決議事項按期完成。各種例會召開下次會議時，主持人必須就上次會議執(zhí)行情況進行總結(jié)，完成好壞與責任掛鉤。
會議記錄與會議紀要
一般企業(yè)會議下發(fā)的都是會議紀要，而不必發(fā)會議記錄。通常會議記錄盡可能詳細，會議紀要則盡可能簡潔。會議記錄作為原始資料存檔備查，會議紀要作為會議決議文件也要存檔。會議紀要既是推動工作的工具，也是檢查會議執(zhí)行情況的依據(jù)。會議紀要是企業(yè)文件，會議記錄不是企業(yè)文件，它僅僅是會議紀要的依據(jù)。
會議紀要通常記錄會議概況、討論事項、做出決定以及貫徹要求。要求言簡意賅，文字簡練，用語準確，不能模棱兩可。
會議時間管理方法
凡是全體員工參與的工作推動會議，如新制度宣貫、新方案試行、新流程說明、嚴重違紀事情的處理通報等，通常不宜超過半小時。當然，帶有娛樂性質(zhì)的全年總結(jié)大會則又當別論。各小組或辦公室例會(如晨會、晚會)，通常不宜超過五分鐘?？绮块T的晨會也以一刻鐘為宜。部門周會也以半小時最多不超過一小時為宜。筆者主張“大會半小時、例會五分鐘”是從最短時間上講的，僅供參考，具體到各自的企業(yè)，還得因企業(yè)而異?？偟脑瓌t就是會議言之有物，能夠幫助或推動工作更好進行。
專題會議準備流程
專題會議往往著眼于新情況新問題的商討解決，成敗關(guān)鍵在準備是否充足。如確定會議主題、確定參加人員，預估討論時間，預算會議開支，準備主題報告，確定開會地點、確定開會時間，并有足夠時間通知參會人員進行會議準備。專題會議的召開應(yīng)該是“萬事俱備、只欠東風”，這里的“東風”就是組織會議召開。如果不進行充分準備，臨時通知一群人員開會，往往事與愿違，達不到會議效果。
專題會議準備工作可參見后面的《專題會議組織流程圖》和《專題會議通知單》。
重大會議籌備方法
企業(yè)的重大會議，如年度總結(jié)大會、經(jīng)銷商大會(新產(chǎn)品發(fā)布會)、供應(yīng)商墾談會等等，必須至少提前一至二個月進行籌備。企業(yè)要成立大會籌備領(lǐng)導小組，領(lǐng)導小組下設(shè)秘書組、會務(wù)組、接待組、禮品組、酒店組(安排食宿)。秘書組和會務(wù)組先行成立，進行會務(wù)籌劃、文案寫作，邀請參會嘉賓，其他小組可以后期成立，但必須在會前一周將會務(wù)人員全部培訓到位，讓每一位會務(wù)人員明確各自職責，清晰會議流程。