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ERP項目風(fēng)險的識別與控制

2018/7/21 11:46:09 |  4437次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉(zhuǎn)載   【已有0條評論】發(fā)表評論

范圍定義不清晰,可能導(dǎo)致買賣雙方對項目范圍的認(rèn)知產(chǎn)生分歧:賣方希望盡量縮小實施范圍,以最小的成本結(jié)束項目;而買方則希望將ERP系統(tǒng)的所有功能盡可能多的實施,以固定的價格獲得最大的收益。若雙方的分歧較大,不能達(dá)成一致,則必然會造成效率低下,相互扯皮。  

  因此,ERP項目合同中,應(yīng)對項目的實施范圍做盡可能清晰的界定,切不可停留在“實施財務(wù)模塊”或是“實施應(yīng)收、應(yīng)付、總賬管理”之類的層面上。寧愿多花一些時間在項目實施前的范圍界定工作上,也不要在項目實施過程中,面對ERP繁多的功能,實施方與用戶方爭執(zhí)不下,或被迫讓步,投入更大的精力于項目中,而導(dǎo)致項目不能按時完成。

  2)項目進(jìn)度的風(fēng)險

  關(guān)于ERP項目實施的周期,目前在宣傳上有強調(diào)“快速”的傾向。但ERP項目進(jìn)度的控制絕非易事,不僅取決于顧問公司的能力,同時也在很大程度上受到客戶方對ERP期望值是否合理、對范圍控制是否有效、對項目投入(包括人員時間的投入和資金等的投入)是否足夠等方面的影響。

  由神州數(shù)碼提供ERP系統(tǒng)并負(fù)責(zé)實施的昆山世同金屬項目,在較短時間內(nèi)上線成功,原因之一就是用戶對項目分階段實施有強烈的認(rèn)同,在第一階段僅強調(diào)對基本功能的實現(xiàn),而將大量的工作留到上線后或持續(xù)改進(jìn)過程中。

  而實際操作中,并非所有用戶對ERP實施都有這種理解與認(rèn)同,因此,在項目進(jìn)度計劃時,一味在項目進(jìn)度計劃時求快,甚或是刻意追求某個具有特殊意義的日期作為項目里程碑,將對項目進(jìn)度控制造成很大壓力。

  事實上,很多項目的失敗,正是起因于項目進(jìn)度出現(xiàn)拖延,而導(dǎo)致項目團(tuán)隊士氣低落,效率低下。因此,ERP項目實施的時間管理,需要充分考慮各種潛在因素,適當(dāng)留有余地;任務(wù)分解詳細(xì)度適中,便于考核;在執(zhí)行過程中,應(yīng)強調(diào)項目按進(jìn)度執(zhí)行的重要性,在考慮任何問題時,都要將保持進(jìn)度作為先決條件;同時,合理利用趕工及快速跟進(jìn)等方法,充分利用資源。  

  3)項目人力資源的風(fēng)險

  人力資源是ERP項目實施過程中最為關(guān)鍵的資源。要降低項目的人力資源風(fēng)險,就要保證進(jìn)入到項目中并承擔(dān)角色的各類項目干系人滿足項目要求。因此,實施雙方應(yīng)對參與人員進(jìn)行認(rèn)真的評估,這種評估應(yīng)該是雙方面的,不僅是用戶對咨詢顧問的評估,也應(yīng)包括咨詢公司對參與項目的用戶方成員(在國內(nèi)目前的環(huán)境下,主要是指關(guān)鍵用戶)的評估。同時,應(yīng)保證項目人員對項目的投入程度。應(yīng)將參與ERP項目人員的業(yè)績評估與ERP項目實施的狀況相關(guān)聯(lián),明確ERP項目是在該階段項目相關(guān)人員最重要的本職工作;制定適當(dāng)?shù)莫剳痛胧?;在企業(yè)中建立“一把手工程”的思想,層層“一把手”,即各級負(fù)責(zé)人針對ERP實施向下行使全權(quán)、對上擔(dān)負(fù)全責(zé),將一把手從個體概念延伸到有機結(jié)合的群體概念。

  4)對ERP認(rèn)識不正確的風(fēng)險

  有的企業(yè)把ERP視為企業(yè)管理的靈丹妙藥,認(rèn)為既然ERP“功能強大”,只要上了ERP,企業(yè)的所有問題便迎刃而解,或者以為企業(yè)的所有流程都可以納入到ERP中來;還有的人簡單的將ERP視為當(dāng)前業(yè)務(wù)流程的電子化。  

  要防范或減輕這種風(fēng)險,需要對用戶進(jìn)行大量的培訓(xùn):ERP的由來,ERP的功能,實施ERP的目的與期望等等,盡可能在用戶產(chǎn)生“ERP不能滿足我的需求和期望”這種想法之前,讓用戶知道“現(xiàn)階段對ERP合理的需求期望是什么”。  

了解了ERP項目實施中的風(fēng)險,如同夏季出行有了天氣預(yù)報,知道自己在何時最需要帶上雨具。那么,監(jiān)控風(fēng)險要采取哪些措施?

可以采取以下措施對ERP項目實施中的風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控:建立并及時更新項目風(fēng)險列表及風(fēng)險排序。項目管理人員應(yīng)隨時關(guān)注與關(guān)鍵風(fēng)險相關(guān)因素的變化情況,及時決定何時、采用何種風(fēng)險應(yīng)對措施。開展風(fēng)險應(yīng)對審計:隨時關(guān)注風(fēng)險應(yīng)對措施(規(guī)避、減輕、轉(zhuǎn)移)實施的效果,對殘余風(fēng)險進(jìn)行評估。

建立報告機制,及時將項目中存在的問題反映到項目經(jīng)理或項目管理層。引入第三方咨詢,定期對項目進(jìn)行質(zhì)量檢查,以防范大的風(fēng)險。更新相關(guān)數(shù)據(jù)庫如風(fēng)險識別檢查表,以利于今后類似項目的實施。定期召集項目干系人召開項目會議,對風(fēng)險狀況進(jìn)行評估,并通過各方面對項目實施的反應(yīng)來發(fā)現(xiàn)新風(fēng)險??偠灾?,風(fēng)險意識是首要的。


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