以專業(yè)規(guī)劃應(yīng)對拍腦門
項目經(jīng)理在管理項目時，經(jīng)常會碰到如下的情況。
上司：“小張，你那項目需要多長時間才能完成?”
下屬：“80天左右吧，王總?！?/span>
上司：“別跟我說‘左右’，準(zhǔn)確一點，究竟多少天?”
下屬：“那就80天?！?/span>
上司：“80天太長了，給你50天吧?！?/span>
下屬：“50天實在太短了，王總?！?/span>
上司：“那就65天吧。別再討價還價了，就這么定了!”
下屬：“好吧?！?/span>
上面的對話是很多項目計劃誕生過程的生動描述。這種情況的最大問題是整個計劃過程變成了討價還價式的拍腦門。上司在拍腦門，下屬同樣在拍腦門，先不論誰拍得更準(zhǔn)確，單就誰的腦門更硬來說，下屬就輸定了。因為上司具有職位上的天然優(yōu)勢，下屬即使把腦袋拍成爛西瓜也不可能贏。
作為專業(yè)的項目經(jīng)理要知道，應(yīng)對拍腦門的最好方法是進(jìn)行專業(yè)的規(guī)劃。在項目前期，一般可以進(jìn)行類比估算或參數(shù)估算，此時的準(zhǔn)確度只有-25%～75%，也就是誤差區(qū)間最大可能是100%。
經(jīng)過調(diào)研、設(shè)計、分析之后進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃，準(zhǔn)確度可以達(dá)到-5%～10%。所有的計劃都是對未來的猜測， 科學(xué)的方法會讓這種猜測的偏差變小，拍腦門的方法看似精確，但不確定性很大。采用拍腦門的方式也要遵循集體拍的原則，即項目管理上最常用的“專家判斷”。為了估算得更準(zhǔn)確，我們通常要將大的工作分解成小的工作包，以便做到信息透明(即可估算成本、進(jìn)度和風(fēng)險)。另外，如果考慮到風(fēng)險，我們還可以用三點估算的方法，甚至可以用蒙特卡羅方法來計算項目成功的各種概率分布情況。
從本質(zhì)上講，公司領(lǐng)導(dǎo)下派任務(wù)的時候也很無奈，因為他并沒有更多的信息能夠做出科學(xué)的決策，此時公司領(lǐng)導(dǎo)非常渴望有人能夠提供更多的信息，當(dāng)看到下屬不但沒有提供更多的信息，反而是同樣采用拍腦門的方式來對抗公司領(lǐng)導(dǎo)時，這種雙輸?shù)牟┺木烷_始了。
另外，科學(xué)的規(guī)劃也是后續(xù)有效執(zhí)行和績效考核的基礎(chǔ)，沒有科學(xué)的規(guī)劃，工作的好壞根本無從談起，最后考核與評價也只能采用拍腦門的方式，但往往很難那么巧合：上司和下屬的腦門拍到一起，并且皆大歡喜。
以理性邏輯應(yīng)對感性經(jīng)驗
在項目管理中經(jīng)常碰到一些所謂權(quán)威人士，在討論問題時氣勢逼人，但本質(zhì)上就是從感性經(jīng)驗出發(fā)。遇到這種情況應(yīng)該怎么應(yīng)對呢?筆者建議用項目管理的專業(yè)思維和邏輯來應(yīng)對，下面是項目管理常見的專業(yè)思維模式。
邏輯思維往往和理性連接，直覺往往和感性關(guān)聯(lián)。項目管理科學(xué)有幾個關(guān)鍵的邏輯思維，只要抓住邏輯思維本質(zhì)的東西，無論事物如何變化你都不會驚慌失措。這些邏輯思維有：分類分級思維、不求完美思維、整體最優(yōu)思維和PDCA循環(huán)思維。
(1)分類分級思維。當(dāng)紛繁復(fù)雜的事物都需要處理時，不要眉毛胡子一把抓，先分類，減少信息處理的維度;如果分類之后還不能兼顧所有方面，就要考慮分級，先抓重點。
(2)不求完美思維。分為事和人兩個方面。項目上的事跟項目的特點相關(guān)，因為項目的復(fù)雜性和不確定性，開始時無法制訂完美的計劃，需要根據(jù)漸進(jìn)明