在簽署欄，這樣可以消除一件事要27個(gè)人簽字的情況，從某種程度上克服組織的惰性。
警惕“先干起來再說”的蠱惑
“很花時(shí)間”“我們沒有時(shí)間”，這往往是某些人對(duì)低質(zhì)量計(jì)劃的托詞。工作任務(wù)的緊迫性（較之計(jì)劃工作）占了上風(fēng)。而事實(shí)上，我們總是有時(shí)間的，只是我們沒有很好地利用時(shí)間。正如一則古老格言所說：“人們總是沒有時(shí)間把事情做對(duì)，卻總是有時(shí)間返工?！边@不僅是一句優(yōu)美的格言，而且更是客觀事實(shí)。
項(xiàng)目中的低質(zhì)量計(jì)劃會(huì)導(dǎo)致更多的“意外”。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，高質(zhì)量的計(jì)劃能節(jié)省時(shí)間，而且是大大地節(jié)省時(shí)間。
項(xiàng)目經(jīng)理容易犯的最大的錯(cuò)誤之一是未經(jīng)充分規(guī)劃就直接進(jìn)入實(shí)施。很多原因會(huì)導(dǎo)致他們不做充分的規(guī)劃，但沒有一個(gè)原因是真正充分的。時(shí)間緊迫也許是一個(gè)不能充分規(guī)劃的原因。但是，既然對(duì)產(chǎn)品的需求是如此緊迫，那就應(yīng)該一次性交付合格的產(chǎn)品，而不要受“意外”的影響。
管理層要求“先干起來再說”也許是另一個(gè)原因。但是，管理層會(huì)愿意再為意外或返工花錢嗎？計(jì)劃肯定會(huì)花費(fèi)時(shí)間和成本，但好的規(guī)劃將會(huì)避免后期因“意外”而導(dǎo)致時(shí)間和成本浪費(fèi)。而且意料之外工作的代價(jià)會(huì)隨著項(xiàng)目進(jìn)展而逐漸加大。和規(guī)劃過程中的變更相比，執(zhí)行過程中的變更要付出更大的代價(jià)。好的規(guī)劃能夠預(yù)防后期的進(jìn)度和成本代價(jià)。
03
提高計(jì)劃的有效性
我發(fā)現(xiàn)許多人不知道如何有效計(jì)劃。這可以理解，因?yàn)闆]有學(xué)校教授計(jì)劃制訂，也很少有公司對(duì)有效計(jì)劃提供指導(dǎo)和培訓(xùn)。下列建議是基于我20年的經(jīng)驗(yàn)提出的，希望對(duì)大家有用：
(1) 對(duì)計(jì)劃進(jìn)行計(jì)劃。把大家協(xié)調(diào)起來制訂計(jì)劃，總是很困難的。應(yīng)該對(duì)計(jì)劃制訂過程本身進(jìn)行計(jì)劃，否則，它會(huì)變成一個(gè)毫無章法的過程，使組織疲于應(yīng)付。
(2) 計(jì)劃執(zhí)行者應(yīng)該參與計(jì)劃制訂工作。這樣可以提高執(zhí)行者的主人翁意識(shí)，同時(shí)也往往起到團(tuán)隊(duì)建設(shè)的作用。
(3) 計(jì)劃制訂的第一規(guī)則是隨時(shí)準(zhǔn)備重新做計(jì)劃。不可預(yù)料的障礙必定會(huì)突然出現(xiàn)，因此注意對(duì)計(jì)劃變更的控制。
(4) 因?yàn)椴豢深A(yù)料的障礙會(huì)突然出現(xiàn)，因此需要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，預(yù)測(cè)最可能發(fā)生的障礙：制訂備用計(jì)劃（彈回計(jì)劃），在計(jì)劃不起作用時(shí)備用。
(5) 定義問題比解決問題更重要。無論做什么，都要定義目的；從目的定義入手，制定問題陳述。如果跳過這一步，你就可能為一個(gè)錯(cuò)誤的問題制定正確的解決方案。
(6) 重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)。工作分解結(jié)構(gòu)應(yīng)該信息透明，即WBS應(yīng)該分解到可以較為準(zhǔn)確地估計(jì)工作包的工作量、進(jìn)度、成本并能有效控制質(zhì)量的層次。
(7) 分階段編制計(jì)劃（滾動(dòng)式計(jì)劃）。項(xiàng)目跨越很長(zhǎng)時(shí)間或所用方法有很大不確定性（如一些研究項(xiàng)目），不可能對(duì)久遠(yuǎn)的工作詳細(xì)計(jì)劃?？梢詫?duì)近期工作詳細(xì)計(jì)劃，對(duì)遠(yuǎn)期工作粗略計(jì)劃。盡管這是一種有效的方法，但請(qǐng)注意組織的政治氛圍，因?yàn)橛械慕M織或許會(huì)不允許這樣做。
為便于項(xiàng)目管理者對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃有效性進(jìn)行檢查，我的建議使用如下表所示的方式。
有效項(xiàng)目計(jì)劃21問
序號(hào) | 問題 |
1 | 是否滿足合同中的需求？ |
2 | 是否已經(jīng)計(jì)劃項(xiàng)目建議書/項(xiàng)目任務(wù)書里規(guī)定的活動(dòng)？ |
3 | 是否明確了所有的假設(shè)和限制條件？ |
4 | 明確了成本、進(jìn)度、質(zhì)量目標(biāo)嗎？ |
5 | 是否已經(jīng)有項(xiàng)目任務(wù)書和項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要？ |
6 | 計(jì)劃中是否明確了重大里程碑？ |
7 | 重大里程碑設(shè)置合理嗎？和回款時(shí)間對(duì)應(yīng)嗎？ |
8 | 項(xiàng)目計(jì)劃滿足合同規(guī)定的進(jìn)度嗎？ |
9 | 是否定義了重新修訂計(jì)劃的準(zhǔn)則？ |
10 | 有費(fèi)用計(jì)劃嗎？是否將費(fèi)用分配到了每個(gè)重大里程碑？ |
11 | 明確了交付成果的評(píng)審方式嗎？ |
12 | 明確了公司質(zhì)量管理體系對(duì)項(xiàng)目的檢查點(diǎn)嗎？ |
13 | 資源計(jì)劃中，明確了資源的要求、資源占用的起止時(shí)間嗎？ |
14 | 有溝通計(jì)劃嗎？是否明確了溝通周期和提交物？ |
15 | 有內(nèi)部培訓(xùn)計(jì)劃嗎？是否明確了培訓(xùn)需求、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式？ |
16 | 有對(duì)用戶的培訓(xùn)嗎，是否明確了培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)完成標(biāo)準(zhǔn)和培訓(xùn)完成時(shí)間？ |
17 | 有度量計(jì)劃嗎？是否明確了度量項(xiàng)、度量周期、度量數(shù)據(jù)報(bào)告方式？ |
18 | 有QA計(jì)劃嗎？明確了QA活動(dòng)的內(nèi)容、時(shí)間和依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)了嗎？明確了QA報(bào)告的形式和提交周期嗎？ |
19 | 有配置管理計(jì)劃嗎？明確配置管理工具了嗎？明確了配置項(xiàng)嗎？明確基準(zhǔn)了嗎，明確備份策略了嗎？ |
20 | 有風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃嗎？是否明確了風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施？ |
21 | 用戶手冊(cè)的編寫是否在計(jì)劃中得到了體現(xiàn)？ |
原標(biāo)題：不要把愿望當(dāng)成計(jì)劃，你真的懂計(jì)劃？