期相關(guān)。在概念和可行性階段，應(yīng)召開更多的計(jì)劃會(huì)議，以便在原則上就最終目標(biāo)和達(dá)到這些目標(biāo)的方法達(dá)成共識(shí)。在這一階段，客戶的需求要得到充分滿足。但是，概念一旦被最后確定，團(tuán)隊(duì)成員便進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，實(shí)施計(jì)劃和開發(fā)產(chǎn)品， 會(huì)議的數(shù)量要減少。然而，狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議的頻率可能在實(shí)施計(jì)劃、開發(fā)產(chǎn)品和項(xiàng)目接近收尾時(shí)增加，因?yàn)榇藭r(shí)有許多事情需要協(xié)調(diào)。通常，評(píng)審會(huì)議有益于在項(xiàng)目實(shí)施和后期工作中避免使用過多的時(shí)間和資源。
下面是一些減少會(huì)議數(shù)量的實(shí)用指南。在召集會(huì)議之前，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)先回答下面問題：
需要召開會(huì)議的主要事項(xiàng)(問題或機(jī)會(huì))是什么?
引起問題的事實(shí)或假定是什么?可能的機(jī)遇是什么?
潛在的備選方案是什么?他們的成本和收益如何?
可以給與會(huì)者提供什么樣的建議來處理眼前的問題?
如果不召集會(huì)議，可能的結(jié)果會(huì)怎樣?
回答上述問題，可能使你意識(shí)到根本就沒有必要召開會(huì)議。
六、如何管理項(xiàng)目會(huì)議
管理會(huì)議，是一項(xiàng)很重要的管理功能。
這包括計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制。一個(gè)管理良好的會(huì)議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員的努力和對(duì)項(xiàng)目事項(xiàng)獲得即時(shí)反饋，提供了一種集體解決項(xiàng)目問題和獲得機(jī)遇的方式。會(huì)議主持人通過計(jì)劃、主持和引領(lǐng)會(huì)議，創(chuàng)造適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)氣氛。他/她必須明確對(duì)會(huì)議的期望。
依據(jù)項(xiàng)目要達(dá)到的目標(biāo)，主持人必須指導(dǎo)、闡明、控制、總結(jié)和評(píng)估會(huì)議結(jié)果。如果主持人在會(huì)上講得過多，會(huì)議可能會(huì)低效。主持人的影響取決于與會(huì)者對(duì)他/她要達(dá)到會(huì)議目標(biāo)努力的認(rèn)可度和他/她幫助與會(huì)者達(dá)到這些目標(biāo)的技能和效率。
會(huì)議可能是低效的或完全是浪費(fèi)時(shí)間的，特別是在項(xiàng)目經(jīng)理犯下面一些常見的錯(cuò)誤時(shí)：
召集太多或太少的會(huì)議；
在會(huì)前忽視分發(fā)會(huì)議日程；
沒能邀請(qǐng)有決策權(quán)的管理人員；
沒能與在會(huì)上做主要發(fā)言的人員協(xié)調(diào)；
在瑣碎的事情上花費(fèi)太多的時(shí)間；
沒能將活動(dòng)任務(wù)分配給具體人員。
項(xiàng)目會(huì)議是否成功依賴干各種不同因素。這包括會(huì)議類型(嚴(yán)肅的還是自由的)、會(huì)議形式(正式的還是非正式的)、提前計(jì)劃的程度和主持人表現(xiàn)的權(quán)力水平。項(xiàng)目經(jīng)理必須意識(shí)到達(dá)些因素，并恰當(dāng)?shù)乩眠@些因素，以便有效地管理會(huì)議。
面就如何有效管理會(huì)議提供一些實(shí)用性指南。
充分計(jì)劃和良好管理的項(xiàng)目會(huì)議，可能會(huì)非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會(huì)議管理發(fā)生在會(huì)議之前、會(huì)議期間和會(huì)議之后。
(1) 會(huì)議前
按前面所論述的問答程序，決定會(huì)議是否確實(shí)需要。如需要，那么就要：
確定會(huì)議目標(biāo)，要把項(xiàng)目進(jìn)展或狀態(tài)評(píng)審會(huì)議與問題解決會(huì)議分開舉行；
為會(huì)議討論設(shè)定基本規(guī)則；
確定誰確實(shí)要參加，并只邀請(qǐng)這些人員；
盡早通知與會(huì)者會(huì)議的目標(biāo)、地點(diǎn)和時(shí)間；
事先分發(fā)會(huì)議日程；
列出要在會(huì)上涉及到的事項(xiàng)，并預(yù)演會(huì)上的發(fā)言；
按時(shí)開始和結(jié)束會(huì)議。
(2)會(huì)議期間
為了使會(huì)議盡量簡短，且富有成效，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
制定具體時(shí)間限制，并堅(jiān)持這一時(shí)限；
會(huì)議一開始，就要明確會(huì)議的具體目標(biāo)；
多從與會(huì)者處了解情況(聽?wèi)?yīng)多于講)；
使會(huì)議按日程進(jìn)行，防止與會(huì)者“跑題”；
利用直觀教具幫助說明你的觀點(diǎn)，鼓勵(lì)其他與會(huì)者效仿；
就是否達(dá)成一致意見或仍然存在分歧，定時(shí)總結(jié)討論結(jié)果；
當(dāng)工作需要進(jìn)一步完成時(shí)，將工作分配給團(tuán)隊(duì)成員。
(3)會(huì)議后
當(dāng)然，絕大多數(shù)工作要在會(huì)議之外完成。因此，要跟蹤團(tuán)隊(duì)成員所分配的工作和分發(fā)準(zhǔn)確的會(huì)議記錄，并在下次會(huì)議上使用會(huì)議記錄，檢查工作結(jié)果。
要保留會(huì)議記錄，特別是項(xiàng)目計(jì)劃、組織和評(píng)估會(huì)議的記錄。這些記錄要簡潔、清楚和具體。會(huì)議記錄可以包括下面內(nèi)容：
下次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)和說明；
這次會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)，與會(huì)者名單及其在項(xiàng)目中擔(dān)任的角色；
討論的會(huì)議事項(xiàng)；
已達(dá)成一致的決定和需要進(jìn)一步研究的問題；
活動(dòng)事項(xiàng)和負(fù)責(zé)跟蹤及在下一次會(huì)議上向團(tuán)隊(duì)匯報(bào)的人員。