會人員：定好會議時間、地點，要盡早發(fā)出邀請，這樣有利于參會人員提前安排好其他工作或會議。同時，在發(fā)出邀請的時候，需要告知參會人員是否需要有提前準備的內(nèi)容，比如組織某個討論可能要提前收集、思考討論的素材，組織workshop需要提前準備環(huán)境或者相關(guān)知識等。

· 準備好會議需要的東西：不管是組織者還是參會人員，對要提前準備的材料、環(huán)境等都務(wù)必提前準備好，有時候可能還需要準備一些物料等。一旦有其中一人或者某一件東西沒有ready，都會影響會議的高效開展。

會中

場景三： 某會議室10來人約兩個小時的討論

某team正在會議室開會討論A話題，討論已經(jīng)進行到快兩個小時，看得出來屋子里的人都有些疲憊，只剩下少數(shù)人還在說話討論，其他有幾個人在看手機或電腦，還有昏昏欲睡的。會開了這么久，原本要討論的A話題沒有得出結(jié)論，現(xiàn)在大家已經(jīng)跑題到討論B了。

“咱們原定時間是一個小時，現(xiàn)在超時太嚴重了！再這樣下去也不會有結(jié)果...先結(jié)束吧！”終于有人受不了了。

組織者也發(fā)現(xiàn)大家有些失控，只好草草結(jié)束了會議...

小明本來很想?yún)⑴cA話題的討論，但是跟另一個會議沖突，他沒能參加。趕在會議結(jié)束時刻來到會議室，想了解一下大家討論的結(jié)果。沒想到并沒有得出結(jié)論，想找組織者問問是否有大家發(fā)言的記錄，他想整理一下看是否有什么發(fā)現(xiàn)，結(jié)果也令他失望，并沒有記錄...

從這個場景，我們可以看到會中的幾個問題：

· 嚴重超時

· 沒有控制大家的討論范圍

· 有部分人并沒有全身心投入到討論中

· 沒有板書或者記錄

· 會議草草結(jié)束，沒有結(jié)論，沒有下一步行動計劃

因此，總結(jié)會中的規(guī)則如下：

· Timebox：嚴格控制每項內(nèi)容的時間，避免會議超時。

· 如果會議不能圍繞目標展開從而沒有價值，組織者應(yīng)該提前結(jié)束會議；如果某參與者貢獻有限或者沒有貢獻，TA可以選擇提前離開后者組織者請TA離開。

· 嚴格按照議程進行：討論過程中很容易走偏，要注意及時拉回來，如果有新的需要討論的內(nèi)容，可以記下來下次再討論。

· 集中精力參會：非必須要用的情況下，所有參會人員蓋上電腦和手機，專心參與會議內(nèi)容。既然已經(jīng)承諾可以參會，就不要擔(dān)心其他工作被此次會議耽誤，修build也不是會上看電腦的理由。如果真的有比會議更緊急的事情，可以不參會。（經(jīng)常有code review或者feature kickoff的時候，有同學(xué)帶著電腦一直低頭忙著，不知道是在聽會議內(nèi)容，還是在忙什么。這樣的情況需要盡量避免。）

· 確定下一步行動計劃：每次會議都需要在會上確定下一步行動計劃，如果沒有該次會議相關(guān)的下一步計劃，也需要明確。

· 做好會議記錄：清晰記錄會議的內(nèi)容很關(guān)鍵，不僅可以share給沒能參會但需要了解的人，也可以作為后續(xù)參考用。最好是在開會期間有人直接記錄，而不是會后會議再記，這樣能夠記得清晰也更省事。

會后

場景四：某team的回顧會議

按照慣例，回顧會議開始都先回顧一下上一次的action。今天的組織者是小樹，他找了半天沒有找到上次回顧會議的總結(jié)郵件，也不知道上次有什么action… 原來是上次的組織者在回顧會議結(jié)束之后，忘了發(fā)郵件了，好在當(dāng)時拍的照片還在。對照著照片上的action，發(fā)現(xiàn)其中有兩三個并沒有完成...

這個場景的問題是：會議總結(jié)沒有在會后發(fā)出，action也沒有好好執(zhí)行。

由此，我們可以得出會后需要遵循的規(guī)則有：

· 發(fā)出總結(jié)：組織者需要針對會議結(jié)果進行總結(jié)，并且發(fā)送給所有需要知曉的相關(guān)人員。總結(jié)需要包括會議討論事項、討論結(jié)果、action及其owner等內(nèi)容。

· 執(zhí)行相應(yīng)的action事項：所有參會人員都要按照會上討論的結(jié)果，執(zhí)行好自己own的action，不要到下一次會議的時候發(fā)現(xiàn)action還沒有做，這樣非常影響會議的效果。

寫在最后

大團隊的溝通成本很高，高效溝通非常關(guān)鍵，而涉及多人的會議或討論更是需要高效開展。前面描述的規(guī)則執(zhí)行起來并不難，但是需要大家都能有這個意識，齊心協(xié)力，嚴格執(zhí)行。