無論大小項目，其管理都是不同的，管理一個項目包括管理分布在世界各地的需要共享給整個團隊的成百上千的文檔。這確實是一個非常大的挑戰(zhàn)。在這里我要介紹一個我的一個客戶是如何利用一個基于網(wǎng)絡(luò)的項目管理系統(tǒng)來面對這種挑戰(zhàn)的。
兩年前，一個排名世界前20名的國際化的建筑公司贏得了一個價值15億美元的為期兩年的合同，這也使這家公司面臨了很大的機遇與挑戰(zhàn)。
我的這位客戶需要管理超過700，000個文檔，包括圖紙，備忘錄，規(guī)范，質(zhì)量手冊，購買合同，各種發(fā)票，網(wǎng)站建設(shè)，隨機事件，標(biāo)準(zhǔn)等等。這些文檔需要及時地存儲，處理，更新。
全面地追蹤對時間敏感的事件，像需求信息(RFIs)和 submittals, 這些都是要求成員們及時響應(yīng)處理的內(nèi)容。
一個審計追蹤檢驗一次通信的發(fā)生（發(fā)送/接收），這也是命令式契約化的需求。
安全穩(wěn)健的文件提交（比隔夜的發(fā)送快很多）也是關(guān)鍵。
一個最大的挑戰(zhàn)就是用消除兩個團體之間傳送的延時來達到加速單位周期的目的。
項目有一個完全分布式的團隊。工程師在歐洲，客戶在中東，供應(yīng)商遍布全世界，建筑項目位于深入沙漠600公里的地方，使得后勤保障成為一個很大的難題。
我們的需求
我們需要一個可靠的，廉價的并且?guī)缀跛查g可以到達任何地方的項目管理信息中心倉庫?？偟膩碚f，我們需要一種能夠跨時間，跨空間的管理項目的能力?！笆狗植加谌澜绲娜藗冏谝黄鸸ぷ鳌比绻麤]有共享的存儲以及同步的控制，這是不可能達到的。
評價項目的特征
為了達到目的，我們?yōu)樘嶙h的解決方案定義三個鑒定的條件。它們是：:
連貫的結(jié)構(gòu)
整合性
可升級
所有的項目包括組織中的高級職能都需要一個共享的統(tǒng)一的數(shù)據(jù)定義和結(jié)構(gòu)。整個團隊必須對各種行為的關(guān)系，耗費，資源有一個共同的認識。使項目可以使用這些共享的資源是至關(guān)重要的。在這樣的結(jié)構(gòu)下，各個單獨的項目在這樣的具有統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)下很容易進行比較和總結(jié)。沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，管理者不容易總結(jié)項目中的細節(jié)，也不容易對項目進行同步的，有效的全球化的管理。
一個通用的結(jié)構(gòu)使得整個團隊能夠從一個具體的項目中使用不同的軟件包找到自己需要的工作信息。然而對于繁多項目有效的管理需要對分散的信息進行無縫的綜合。從整體上看是沒有獨立項目存在的。從一個項目中釋放資源所需的延遲會影響到其他使用到這個共享資源的項目的時間表。消除這種冒險需要綜合所有不同的時間表。基于網(wǎng)絡(luò)的項目管理系統(tǒng)解決方案使組織中的管理們整合所有的項目。它也使管理者們不在現(xiàn)場也能定義各個項目之間的關(guān)系。
不同的項目在大小，范圍，形式上都是不同的。一方面講，有些項目是十分龐大的。這些項目需要全面的計劃以及持續(xù)的狀態(tài)報告。它們也需要頻繁的分析來滿足管理和解決問題的需求。另一方面，小一些的項目總體需求上講，項目的計劃以及報告要少一些?；诰W(wǎng)絡(luò)的項目管理系統(tǒng)解決方案在大小，范圍，形式上都有可升級的余地。另外它還可以根據(jù)項目經(jīng)理的需求，管理技巧改變。
最小功能需求
我們使用車間，論壇以及各種調(diào)查來收集文檔，分析并且對基于網(wǎng)絡(luò)的項目管理系統(tǒng)區(qū)分優(yōu)先次序，這些需求包括有能力做：
●在合適的時間地點，向特定的組員提供正確的信息。
●以電子文檔的方式完成第一階段的任務(wù)，消除紙張的損耗以及分發(fā)手冊所需要的時間。
●為其他組的組員之間提供持續(xù)的信息共享。
●從外部的應(yīng)用程序或數(shù)據(jù)庫（如CAD程序，財務(wù)數(shù)據(jù)等等）中，整合出相關(guān)信息。
●以最原始的格式傳遞信息，以便更高權(quán)限的使用者可以操縱或修改。
●允許不同組織的組員在不安裝相關(guān)應(yīng)用軟件的基礎(chǔ)上，就可以閱覽信息，注釋文檔。
●使用簡單，瀏覽方便，與