繁多的信息中去查找某一封信或是某個記錄。即便是從電子文件中查找，省去了翻查硬拷貝的麻煩，也還是需要一些時間來查找并過濾出來有用的信息。但是如果我們給文控人員一些指導(dǎo)，引導(dǎo)其在日常的文件收發(fā)工作中去搜集、篩選并整理對于索賠工作有用的信息，那么索賠工作對于證據(jù)的整理就會輕松許多。
索賠工作如果可以做到擁有一套完整的記錄，那么這套記錄一般會有一套比較詳盡的文件清單（如下所示），制定好這樣的清單會極大地幫助文件存檔以及日后的查詢工作。下面的清單看上去似乎包括很多的內(nèi)容，但是大多數(shù)內(nèi)容幾乎都可以在文控部這個信息中心里查詢的到。（另外，可參見附件1：泰國項目索賠信息管理，我們根據(jù)索賠工作的要求，將與索賠相關(guān)的文件進行了篩選、分類與整理，文控人員在接受了相關(guān)的索賠培訓(xùn)之后，在日常工作中，就將隨時發(fā)生的與索賠相關(guān)的文件放入相應(yīng)的文件夾中，以備查詢）。
1. 合同文本
2. 項目施工用0 版文件以及后續(xù)版本
3. 給予承包商的指令（一般指開工令、停工令等）
4. 業(yè)主所發(fā)的變更通知，變更預(yù)計，以及接收到的變更令
5. 分包商的報價、分包合同、訂單、及往來信函
6. 廠家圖紙，原件及各個版本
7. 廠家圖紙傳送單及記錄
8. 日工作時間記錄
9. 日設(shè)備使用記錄
10. 日施工進度記錄
11. 材料運輸及使用記錄，包括督辦記錄
12. 收支記錄
13. 進度款記錄
14. 日帳目記錄
15. 合同里程碑進度或項目實施進度
16. 短期進度計劃與更新
17. 工作進度安排與分析
18. 費用估算
19. 成本預(yù)算
20. 實際成本報告，周報告或月報告包括不包含項報告
21. 定期的預(yù)計報告
22. 施工進度效率報告與分析
23. 內(nèi)部文件，包括備忘錄和傳真（按文件類別劃分）
24. 履約合同的往來信函
25. 與合同相關(guān)的會議紀(jì)要
26. 現(xiàn)場協(xié)調(diào)會議紀(jì)要
27. 信息請求函（Request for Information）
28. 工期或費用索賠通知
29. 政府部門視察報告
30. 監(jiān)理檢查報告
31. 事故報告
32. 日志
33. 電話內(nèi)容記錄
34. 周、月、季進度報告
35. 進度照片
36. 其他報告，例如第三方檢驗報告等
37. 所有文件的存檔記錄
備注: 請關(guān)注最后兩組文件對于以上文件清單所列的文件存檔，就需要對文控人員進行一定的培訓(xùn)，以便更好的進行文件整理工作。其實大多數(shù)文件都屬于較為典型的文件，易于辨別。但是這里所要提出的就是要特別關(guān)注最后6項（32－37），往往被人們所忽略，而且日志、電話記錄等這樣的文件很少會存檔于文控部門。
3.0 信息跟蹤除了協(xié)助進行索賠證據(jù)的搜集、分類、篩選，文控部門還可以協(xié)助進行信息的跟蹤工作：
1. 對文件進行編碼，做好日志記錄，方便日后的查詢與引用。
2. 注意信息目前的狀態(tài)。建立索賠信息記錄表，索賠工作的狀態(tài)則一目了然（詳見附件2）。
3. 注意信息的提供者，確定信息的準(zhǔn)確性與可靠性以供索賠人員進行參考。要知道一些不可靠的數(shù)據(jù)很可能會造成成本的浪費，甚至對于項目會百害而無一利。以上僅僅是文控工作服務(wù)于索賠的一個簡要的介紹。相對于其他部門來說，文控部門在記錄存檔、信息過濾與篩選、建立日志記錄進
行跟蹤方面具有其得天獨厚的優(yōu)勢，因為文控部門擁有項目最為全面的信息。我們所需要做的就是對文控人員進行索賠方面的培訓(xùn)，使其擁有索賠方面的敏感觸覺，會很容易的從日常工作中發(fā)現(xiàn)對于索賠來說非常重要的證據(jù)，并及時地傳遞給索賠人員。但是這并不意味著文控人員可以取代合同人員或費用工程師來進行索賠工作。因為文控人員僅僅是被動地保存、分類和整理其所收到的信息，更無法從專業(yè)地角度上來進行索賠工作。本文的論點僅在于文控可以充分利用其部門特點和優(yōu)勢去服務(wù)于索賠工作，甚至更多其他的工作。
項目工作涉及眾多的活動，眾多的相關(guān)方需要互相合作，沒有任何部門可以在沒有其他部門的支持下而獨立完成工作。在當(dāng)今信息社會，信息變得至關(guān)重要，作為信息中心的文控部門也在項目的實施過程中逐漸發(fā)揮出越來越多作用，不斷開發(fā)著自身強大的功能，服務(wù)于其他各方，服務(wù)于整個項目。
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