間久了細節(jié)容易忘記，如果后面的工序將其覆蓋，客觀的數(shù)據(jù)資料就難以甚至無法證實。因此，我們一般要求承包方自發(fā)生洽商之日起20日內將洽商辦理完畢。其次，對洽商的描述要求客觀、準確，要求隱蔽簽證要以圖紙為依據(jù)，標明被隱蔽部位的項目和工藝的質量完成情況，如果被隱蔽部位的工程量在圖紙上不確定，還要求標明幾何尺寸，并附上簡圖。施工圖以外的現(xiàn)場簽證，必須寫明時間、地點、事由、幾何尺寸或原始數(shù)據(jù)，不能籠統(tǒng)地簽注工程量和工程造價。簽證發(fā)生后應根據(jù)合同規(guī)定及時處理，審核應嚴格執(zhí)行國家定額及有關規(guī)定，經辦人員不得隨意變通。同時要求建設單位、施工單位工程技術人員加強預見性，盡量減少洽商發(fā)生。
5） 凡是沒有經過監(jiān)理工程師、建設單位現(xiàn)場代表認可而簽發(fā)的變更一律無效。若經過監(jiān)理工程師、建設單位現(xiàn)場代表口頭同意的，事后應按有關規(guī)定補辦手續(xù)。
總之，建設單位對設計變更和工程洽商的管理應貫穿于建設項目的全過程，這同時也是對工程質量、工程進度、工程造價管理的一個動態(tài)的過程。這就要求建設單位的工程技術人員不斷提高整體素質，在工作中堅持“守法、誠信、公正、科學”的準則，在實踐中不斷積累經驗，收集信息、資料，不斷提高專業(yè)技能，這樣才能減少以至避免建設資金的流失，最大限度地提高建設資金的投資效益。
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