正式啟動(dòng)本階段工作。由于在單項(xiàng)目系統(tǒng)開發(fā)過程中進(jìn)行系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí),對(duì)多項(xiàng)目結(jié)構(gòu)已統(tǒng)一考慮,加上集團(tuán)公司和各區(qū)域公司的計(jì)算機(jī)硬件基礎(chǔ)良好,基于B/S的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)在遠(yuǎn)程通信速度有保障,本階段的開發(fā)過程順利很多,工作壓力也較前一階段大大減輕,主要工作是對(duì)用戶需求的變化進(jìn)行處理;通過到區(qū)域公司調(diào)研,對(duì)區(qū)域公司LOGO、報(bào)表模板、工作流程等特殊性要求進(jìn)行處理等。圖2是多項(xiàng)目系統(tǒng)的一個(gè)工作界面。
本階段還強(qiáng)化了成本控制等數(shù)據(jù)分析和處理功能。以企業(yè)成本統(tǒng)計(jì)為例,整個(gè)企業(yè)的工程成本,從工程項(xiàng)目所包括的合同開始,通過以下方式逐級(jí)匯總:合同價(jià)及其變更費(fèi)用→二級(jí)子項(xiàng)成本→一級(jí)子項(xiàng)成本→單項(xiàng)目成本→區(qū)域公司工程成本→企業(yè)工程成本。通過合同約定的方式,明確工程變更發(fā)生7d審定變更費(fèi)用的做法,保證可以查詢到7d前的工程成本信息。工程款支付等信息可類似進(jìn)行查詢。
系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)還遇到一些比較復(fù)雜的問題,例如,一份工程變更文件,有時(shí)不光涉及一個(gè)項(xiàng)目中一個(gè)或多個(gè)施工合同,可能涉及多個(gè)區(qū)域的多個(gè)工程項(xiàng)目,這就需要對(duì)工程變更審定的費(fèi)用進(jìn)行分拆處理。集團(tuán)公司的各個(gè)項(xiàng)目公司因所在地域不同,當(dāng)?shù)卣芾硪笥幸欢▍^(qū)別,也對(duì)系統(tǒng)提出了不同要求。上述問題有的是在系統(tǒng)開發(fā)時(shí)考慮到了,一次性予以解決;有的是在系統(tǒng)運(yùn)行階段發(fā)現(xiàn)的,通過系統(tǒng)升級(jí)進(jìn)行解決。
2.3 參建單位聯(lián)合應(yīng)用階段
多項(xiàng)目管理系統(tǒng)上線應(yīng)用半年后,系統(tǒng)又進(jìn)行了一次較大規(guī)模的升級(jí),根據(jù)集團(tuán)公司本部和項(xiàng)目公司的需求變化,對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行調(diào)整,同時(shí)增加了向參建單位(承包單位、材料設(shè)備供應(yīng)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等)開放部分功能,如會(huì)議紀(jì)要、圖紙和工程變更、工程照片等文檔的上傳、下載等。特別值得一提的是,進(jìn)度款申報(bào)和審批(承包單位申報(bào)→監(jiān)理單位核準(zhǔn)→建設(shè)單位審批)實(shí)現(xiàn)了三方網(wǎng)上辦公。具體操作步驟如下。
1)先由建設(shè)單位牽頭,組織承包單位、監(jiān)理單位根據(jù)合同文件、施工計(jì)劃等將工程量清單項(xiàng)目合并成形成分項(xiàng)任務(wù),合并原則是便于承包、監(jiān)理和建設(shè)單位按任務(wù)的形象進(jìn)度申報(bào)、審批。房屋建筑工程總承包合同工程量清單項(xiàng)目一般在300~500項(xiàng),合并后的分項(xiàng)任務(wù)一般在30項(xiàng)左右,任務(wù)字段可在系統(tǒng)中按合同進(jìn)行自定義。
2)按合同約定進(jìn)行進(jìn)度款申報(bào)時(shí),承包單位將每一項(xiàng)分項(xiàng)任務(wù)實(shí)際完成百分比錄入系統(tǒng),系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算該任務(wù)當(dāng)月完成、累計(jì)完成的工程量和工程款,全部分項(xiàng)任務(wù)當(dāng)月完成量合計(jì)值即為該合同的當(dāng)月申報(bào)的應(yīng)付進(jìn)度款基數(shù)。錄入完成后,通過系統(tǒng)消息通知監(jiān)理單位進(jìn)行審核。
3)監(jiān)理單位對(duì)承包單位申報(bào)量進(jìn)行審核,核算每一項(xiàng)分項(xiàng)任務(wù)完成百分比并將核算值錄入系統(tǒng),全部分項(xiàng)任務(wù)當(dāng)月完成量核算值合計(jì)即為該合同當(dāng)月核算的應(yīng)付進(jìn)度款基數(shù)。審核完成后,通過系統(tǒng)消息將審核結(jié)果反饋給承包單位,同時(shí)通知建設(shè)單位進(jìn)行審批。
4)建設(shè)單位審批辦法同監(jiān)理單位。審批完成后在系統(tǒng)中用消息將結(jié)果反饋給監(jiān)理單位,并通知承包單位辦理財(cái)務(wù)付款手續(xù)。
通過這種方式,原來要進(jìn)行8~10d的工作,縮短到0.5d左右即可完成,并且準(zhǔn)確性更高,大大減輕了工作負(fù)擔(dān),受到各參建單位的好評(píng)。圖3所示工程進(jìn)度款網(wǎng)上申報(bào)、審批流程。
3 系統(tǒng)應(yīng)用效果
本系統(tǒng)在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)自身的需求基礎(chǔ)上進(jìn)行開發(fā),因思路清晰、定位準(zhǔn)確,并采取分階段逐步開發(fā)、分階段投入使用和不斷升級(jí)的策略,取得了良好的應(yīng)用效果。
1)企業(yè)員工在信息化管理的思想意識(shí)方面取得徹底轉(zhuǎn)變。由于信息化系統(tǒng)的應(yīng)用給工作帶來了實(shí)在的方便,提高了效率、增加了工作透明度、減少了失誤,員工從當(dāng)初被動(dòng)使用到主動(dòng)使用,再到后來積極提出改進(jìn)建議,使系統(tǒng)更符合使用要求、功能更加完