信息化管理雙豐收到的目標(biāo)。
實(shí)施策略和總體方案
為了順利實(shí)施項(xiàng)目信息化管理，課題組確定的實(shí)施策略是“統(tǒng)一規(guī)劃”、“先易后難”、“分段開(kāi)發(fā)”。其核心思想是“先易后難”、“分段開(kāi)發(fā)”。
從心理學(xué)理論和生活實(shí)踐中，我們知道：大多數(shù)人只看到眼前利益往往對(duì)沒(méi)有經(jīng)過(guò)自己實(shí)踐檢驗(yàn)的新事物和新方法都持懷疑或者否定的態(tài)度。因此，如果在短時(shí)間內(nèi)沒(méi)有看到成果，或者看到了改革造成的失誤，大多數(shù)人就沒(méi)有耐心，甚至產(chǎn)生悲觀的情緒。這是人性的弱點(diǎn)，也是一個(gè)勿庸置疑的事實(shí)。很多改革中途夭折的主要原因在此。
為此，在充分理解以上理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，國(guó)際工程項(xiàng)目信息化管理課題組制定的總體方案是：首先，編制信息化管理統(tǒng)一規(guī)劃，并確定了信息化管理的中樞系統(tǒng)——網(wǎng)絡(luò)通訊方式;其次，在統(tǒng)一規(guī)劃的指導(dǎo)下，使用進(jìn)度管理軟件P3編制進(jìn)度計(jì)劃;再次，對(duì)合同費(fèi)用管理軟件EXP進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，并將P3和EXP軟件進(jìn)行整合和掛接;與某軟件公司共同開(kāi)發(fā)了文控管理軟件;最后，將上述3個(gè)軟件進(jìn)行聯(lián)合系統(tǒng)調(diào)試。
具體程序和實(shí)現(xiàn)的成果
首先，課題組確定該項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)通訊方式。網(wǎng)絡(luò)通訊采用郵件服務(wù)器方式，即在業(yè)主單位建立計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，并設(shè)郵件服務(wù)器(Exchange Server)作為整條線網(wǎng)絡(luò)通訊的中心，業(yè)主在郵件服務(wù)器中給總監(jiān)辦、駐地監(jiān)理、承包商設(shè)郵件地址。因此，業(yè)主、總監(jiān)辦、駐地監(jiān)理和承包商之間可通過(guò)電子郵件來(lái)輔助管理。
其次，進(jìn)度管理方面，用P3軟件實(shí)現(xiàn)信息化進(jìn)度控制。承包商通過(guò)P3制作本標(biāo)段的施工網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，再通過(guò)Exchange Server逐級(jí)傳遞此進(jìn)度計(jì)劃，在駐地、總監(jiān)、業(yè)主都審查同意此進(jìn)度計(jì)劃之后，將此進(jìn)度計(jì)劃作為實(shí)施的執(zhí)行目標(biāo)。總監(jiān)辦的P3軟件可將各承包商發(fā)來(lái)的、經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計(jì)劃匯總到P3，從而生成整條線的目標(biāo)計(jì)劃。
實(shí)際完成與進(jìn)度計(jì)劃之間的控制，采用每月跟蹤、對(duì)比、分析的方式。每月1-3日，承包商將上月完成情況輸入到自己的P3軟件中，并在P3中發(fā)郵件，將完成情況經(jīng)由Exchange Server 上報(bào)給駐地、總監(jiān)辦、業(yè)主?？偙O(jiān)辦、業(yè)主接到帶有完成情況的郵件后，讓其自動(dòng)進(jìn)入P3軟件，以便計(jì)算、分析比較、匯總、報(bào)表。如果發(fā)現(xiàn)某段的完成情況與目標(biāo)計(jì)劃有較大的出入，則分析原因，向承包商提出警示，并抄送有關(guān)方面;如果發(fā)現(xiàn)某段的完成情況與目標(biāo)計(jì)劃嚴(yán)重背離，則向承包商提出警示，并要求在兩周內(nèi)提交修改的下一步進(jìn)度計(jì)劃，直至這種計(jì)劃客觀上可行并滿足合同要求。
第三，項(xiàng)目合同日常事務(wù)通過(guò)Exp管理。例如合同/訂貨單的登記管理;各支付費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、匯總、演變;往來(lái)函件登記管理;會(huì)議紀(jì)要登記管理;進(jìn)度款申請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)上報(bào)及核查統(tǒng)計(jì)等等。凡是要發(fā)出的各種合同、費(fèi)用有關(guān)文件都可在Exp中登記后，通過(guò)Exchange
Server發(fā)給收件方，對(duì)方接收后可直接讀取到自己的Exp數(shù)據(jù)庫(kù)中，無(wú)須再輸入。并可自動(dòng)核對(duì)、審查、登記、累計(jì)，還可形成任何格式的報(bào)表。雖然還不能取消紙張報(bào)表，但其核對(duì)、審查、匯總功能大大地減輕了總監(jiān)和業(yè)主的工作難度，也杜絕了可能的陷阱所造成的損失。
此外，業(yè)主、總監(jiān)辦工作人員的辦事效率將不再受時(shí)間、空間的限制。例如出差在外，只要隨身帶便攜機(jī)，就可上自己?jiǎn)挝坏泥]件服務(wù)器處理郵件(等于處理日常事務(wù))。
第四，文控管理采用項(xiàng)目部與軟件設(shè)計(jì)廠商聯(lián)合開(kāi)發(fā)的方式進(jìn)行?；谙冗M(jìn)的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)基礎(chǔ)上的分布式軟件系統(tǒng)，通過(guò)有效的資源共享和信息交流，達(dá)到提高個(gè)人工作效率，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，減少重復(fù)勞動(dòng)的目的。其突出的優(yōu)點(diǎn)