特殊活動尤其容易受到風險的影響。在活動領(lǐng)域中，風險指的是特殊活動或慶典沒有達到預(yù)期目標的可能性。特定的場地、擁擠的人群、新雇的工作人員和志愿人員、大量設(shè)備的運輸、狂歡氣氛，這些都是危險潛在的地方。那些忽視風險防范管理的活動管理者將會招致危險，并縮短自己的活動管理生涯。對潛在危險進行謹慎評估并采取預(yù)防措施是風險管理的基礎(chǔ)。
風險并不一定會造成傷害。當一個活動主辦單位贏得了該活動的主辦權(quán)時，原因之一就是別的公司可能會認為主辦這個活動風險過高。風險是商業(yè)企業(yè)的基石，不冒風險也就不存在競爭優(yōu)勢，不冒風險也就不存在走鋼絲和極限運動。一個活動的特殊性，部分就在于它的風險性——以前無人嘗試過。
根據(jù)澳大利亞的標準，術(shù)語“風險管理”適用于與任何活動、儀式或過程相關(guān)的建立背景、確定、分析、評估、協(xié)商、監(jiān)控和傳達風險的邏輯和系統(tǒng)方法，這些方法的使用在一定程度上可以最大限度地降低活動的損失，并增加成功的概率。風險管理不僅要發(fā)現(xiàn)機會，還要避免或減輕損失。
活動管理中的各個部分都存在潛在風險。勃朗赫(1990年)將主要領(lǐng)域的風險進行了如下的分類。
·管理：組織結(jié)構(gòu)和辦公布局可以減少對工作人員的風險。
·宣傳和公共關(guān)系：宣傳部分也需要進行風險管理。宣傳人員本身具有的特點決定了他們在工作中更加關(guān)注行動所能帶來的成果，而傾向于忽視潛在的風險。
·健康和安全：大多數(shù)風險管理都很關(guān)注這一領(lǐng)域。預(yù)防損失計劃和安全控制計劃都是任何風險管理策略的重要組成部分。與食品特許的衛(wèi)生和衛(wèi)生設(shè)施要求相關(guān)的風險應(yīng)該引起特別重視。
·擁擠管理：對擁擠人群、酒類銷售和噪音控制的風險管理。
·保安：活動的保安計劃涉及到對風險管理的考慮。
·運輸：運輸、停放和公眾交通都存在潛在的危險，應(yīng)該引起足夠重視。
好的風險管理策略還將涵蓋其他領(lǐng)域，這些領(lǐng)域的運作對于活動是至關(guān)緊要的，可能需要采取特殊的安全和保安預(yù)防措施，如售票和其他現(xiàn)金點以及通信。應(yīng)該對每一個領(lǐng)域的風險加以確認并預(yù)先排除。風險管理與整個活動的計劃同為一有機整體。針對活動管理的許多方面，風險管理可以用一個循環(huán)來表示。這個循環(huán)由四個要素組成，這四個要素如下。
1 確認
將風險預(yù)先排除需要技巧、經(jīng)驗和知識的配合。某些在活動工作人員看起來是安全的事情可能就暗藏危險。一個活動上使用了贊助商的標志，這個標志根據(jù)營銷管理人員的檢查已經(jīng)很安全地固定好了，但是還應(yīng)該由舞臺管理人員應(yīng)用他的專業(yè)知識確保標志固定的安全性。由于活動的管理者不可能熟悉每一個領(lǐng)域，所以最好召開一個風險評估會議，集中所有工作人員和志愿人員的經(jīng)驗對風險進行判斷。這樣的會議旨在集中風險管理的經(jīng)驗。對于一個大型活動來說，可能需要聘請一位顧問。召開這樣的會議還是對現(xiàn)場工作人員進行風險教育的良機，可以提高他們的警惕意識，最大限度降低風險發(fā)生的可能性，并加強對風險的控制。
確認技術(shù)
在確認風險時有幾種輔助技術(shù)可以提供幫助。
·工作分解結(jié)構(gòu)：必須將整個工作分解為易于管理的小的部分，這將有助于更好地確認風險。這種方法提供了一種可視化的計劃結(jié)構(gòu)，并且根據(jù)所需特殊技能和資源的不同將活動分成一個個單元。利用這種方式將整個活動分割成獨立的區(qū)域后，可以更清晰地看到可能存在的問題。但是，這種方法不能揭示那些由組合活動導(dǎo)致的問題。例如某一活動的售票問題可能本身并不存在風險，但是如果同時還有一個主要贊助商退出，那么二者組合起來可能會導(dǎo)致活動的取消。blog.mypm.net
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