目的延續(xù)性是有很重要的意義。因為以后如果找不到相關(guān)文檔，還不是一樣要找項目經(jīng)理的茬。我在本次項目犯的第三個失誤，就是沒有制定規(guī)范化的收尾制度。
什么是ERP項目收尾?
根據(jù)美國項目管理協(xié)會(PMI)的概念，項目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是根據(jù)合同一項一項的核對，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項目結(jié)束掉，也就是我們通常所講的項目驗收。具體來說，ERP合同收尾是指了結(jié)ERP合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項。合同收尾需要對整個ERP項目過程進行系統(tǒng)地審查，找出合同上簽訂的事項是否已經(jīng)完成任務(wù)。但實際上，象眾多的項目收尾一樣，ERP合同收尾是最容易產(chǎn)生問題的時候，而且往往是最讓人頭痛的事情。比如說，ERP銷售人員在并不清楚項目的具體細節(jié)和難度的時候所許諾的事情根本就是一個泥潭，還有由于用戶需求不明確造成的不斷變更需求，從而使到實際情況與合同不相符等。
管理收尾是指涉及對ERP項目驗收正式化而進行的項目資料的移交和歸檔。具體包括ERP實施期間的所有項目文檔整理和歸檔，同時還要求所有的項目成員一起來把經(jīng)驗教訓(xùn)、實施心得寫成總結(jié)，方便日后運維工作。因為收尾的作用不僅是對客戶方有一個正式的交代，還有一個重要職能是對項目整個過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)予以提煉，形成企業(yè)的知識財富。在ERP實施過程中，知識往往是隱含、散落在各個群體之中，因此將員工的隱性知識轉(zhuǎn)化為公司的顯性知識就非常重要。同時，管理收尾也是收集、整理、保存項目記錄最好的時機?？傊芾硎瘴沧龅檬欠窈脤θ蘸驟RP系統(tǒng)運維有重大意義。管理收尾文檔資料越豐富，就越能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式。
高效ERP項目收尾的策略
ERP項目的實施一般包括六個階段，即項目選型、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、試點運行和上線切換等。但在ERP系統(tǒng)上線切換后，緊接著還有一項重要的工作，就是項目的收尾驗收。因此，項目負責人在項目快結(jié)束的時候，必須把目光轉(zhuǎn)向重點關(guān)注項目收尾工作。在這里，與大家分享我在本次ERP項目的收尾經(jīng)驗和總結(jié)：
(1)領(lǐng)導(dǎo)大力支持能為順利收尾保駕護航
ERP項目驗收看似簡單，事實上卻是一項非常復(fù)雜的工作，必須要引起雙方"一把手"領(lǐng)導(dǎo)和項目組成員的高度重視，千萬不能敷衍了事。因為成功的ERP項目收尾能保證項目順利通過驗收、項目結(jié)算款順利收到、并和客戶保持良好的關(guān)系。所以，項目收尾的成功要求項目經(jīng)理機智地協(xié)調(diào)收尾工作中的人物關(guān)系，但因為實施活動只是整個項目生態(tài)范圍環(huán)境中的一部分，許多對項目的影響因素不是為項目經(jīng)理所控制的。因此，在收尾工作如客戶款項收取、合同結(jié)束會談、客戶關(guān)系出現(xiàn)危機等許多場合下都需要雙方公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與，只有在一個雙方公司領(lǐng)導(dǎo)很重視的環(huán)境下，ERP項目收尾工作才會是更為出色和順利的完成。
(2)明確專人負責、強調(diào)項目收尾制度化
實施ERP項目的人都有一個共識，就是ERP項目的開始和收尾是最難干的活。尤其是項目收尾，紛繁復(fù)雜是個擦屁股的活，忙了半天看不出成績，還要受到領(lǐng)導(dǎo)的埋怨。在這種情況下，專人負責和強調(diào)項目收尾制度化的強力支持就顯得非常重要了。因此，收尾必須指定專人負責。此人直接對項目經(jīng)理負責，輔以各個部門中項目工作時間較長、熟悉情況者組成一個精干的內(nèi)部驗收和資料歸檔小組，具體負責針對合同條款一一內(nèi)部自行先驗收，及時補救、完善和整理歸檔工作。也就是說，收尾要特別強調(diào)計劃，這個計劃應(yīng)該由負責收尾的人根據(jù)實施實際情況，結(jié)合合同條款擬定初稿，然后經(jīng)由項目經(jīng)理主持。為保證收尾計劃的順利執(zhí)行，最好要有