作
3.1.1 建立決策及執(zhí)行和監(jiān)督相互制約的管理機制
目前很多企業(yè)的物資采購往往掌握在一個部門或者幾個人甚至一個人的手里,由一個崗位完成從計劃申請、物資采購到儲備管理、物資發(fā)放的全過程管理,缺乏有力的監(jiān)督機制。按照機構(gòu)的權(quán)責和機構(gòu)相互支持、相互制衡的原則,應建立起決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互制約的機制。決策層負責制定采購原則、方針、采購限價等;執(zhí)行部門即采購部門負責具體實施;監(jiān)督層即價格管理部門負責控制,監(jiān)督采購價格及采購行為。價格部門與采購部門相分離,獨立行使物價管理職能,不受外界及任何人的影響,不與客戶接觸。做到各部門權(quán)責明確。形成有效的制衡機制,權(quán)利的分散和制約會有效的防止物資采購中的“暗箱操作”。
3.1.2 建立健全嚴格的管理制度
市場經(jīng)濟從某種意義上講就是法制經(jīng)濟。規(guī)范企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)人的行為,不能只靠個人的覺悟,根本途徑是靠制度。在企業(yè)內(nèi)部,搞好制度建設(shè)是實施采購管理的工作基礎(chǔ)和重要保證。也就是要在企業(yè)內(nèi)部建立起科學、嚴密、規(guī)范、具體、可行的管理制度,來規(guī)范采購人員的采購行為,管理人員的管理方法等,形成“管理靠制度、辦事講原則、業(yè)務(wù)按程序”的工作格局,以便做到有法可依、有章可循、違者必究,使企業(yè)的采購管理走上規(guī)范化、制度化的軌道。
3.1.3 建立現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)
及時準確的信息是科學決策的依據(jù),采購管理是面對市場的,當前市場瞬息萬變,不掌握充分的信息,決策就會變成武斷,因此必須利用現(xiàn)代化的通訊工具,建立快速的價格收集網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)有價可比。收集價格信息主要有三種渠道:
一是專業(yè)人員走向市場調(diào)查,感受市場價格變化動態(tài),寫出價格分析報告;
二是參與其它單位的招標會,招標詢價;
三是利用互聯(lián)網(wǎng)、電話等詢價。此外信息還來源于報刊雜志、企業(yè)建立的內(nèi)部計算機信息系統(tǒng)等。信息就是財富,廣泛收集價格信息是決定物資采購價格的基礎(chǔ)。企業(yè)應為采購部門、價格審計部門配備各種現(xiàn)代化的通訊工具,建立廣泛的信息網(wǎng),保證采購管理工作得到及時的信息支持。
3.2 采購管理工作中的具體措施
3.2.1 及時了解市場物價信息,準確預測市場行情適時采購
在市場經(jīng)濟條件下,商品的價格會經(jīng)常隨著季節(jié)、市場供求情況的變動而變動,因此,采購人員要通過各種現(xiàn)代化的手段及時掌握市場信息,廣泛進行價格的對比了解,研究原材料的市場供求情況,并注意及時反饋信息,以便于企業(yè)決策層把握國際、國內(nèi)的市場動態(tài),預測市場行情,做出正確決策,把握好時機和采購數(shù)量,適時采購。
一是加強市場調(diào)研,把握最佳進貨時點,有效回避漲價高峰進貨。
二是利用“地區(qū)差”,選擇在有價格優(yōu)勢的地區(qū)進貨。
三是優(yōu)化進貨渠道,實現(xiàn)大宗主要物資直接從生產(chǎn)廠家進貨,不斷提高生產(chǎn)廠家直供份額。
四是合理利用“供應商差”降低采購價格,對無法實現(xiàn)從廠家直接采購的物資,在保證質(zhì)量、價格合理的前提下,盡量選擇一級代理商供貨。
五是合理確定采購批量和批次,充分享受批量價格優(yōu)勢。
第一,對供應商的表現(xiàn)進行定期考核。內(nèi)容應包括貨物質(zhì)量、交貨準時性、售后服務(wù)等,這主要是為了督促供應商在被認可合格后,在供貨過程中繼續(xù)保持質(zhì)量穩(wěn)定、交貨及時和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
第二,對供應商進行定期復審。在供應商的定期考核被認可合格后,還應進行定期復審,目的是為了及時了解供應商在生產(chǎn)、質(zhì)量、技術(shù)等方面的變化或改進,并根據(jù)此變化制定企業(yè)對該供應商未來的策略及計劃。
第三,與供應商進行定期的價格談判。根據(jù)不同產(chǎn)品的成本構(gòu)成特點和市場價格的變化趨勢,采購人員需要制定相應的價格談判周期,對于價格易變的產(chǎn)品,更需如此,這就要求采購人員及時了解市場信息并