就是在明確項目目標的基礎上,確定項目行動方案,分配相關資源的項目綜合管理過程,就是通過對歷史的、當前的項目或組織內部的項目或組織外部的有關信息進行分析和評價,對項目生命周期過程中可能的發(fā)展進行評估、預測,對新項目實施工作進行的各項活動做出盡可能周密的安排,最終形成一個所有項目干系人認可的、約定項目各項活動、作為項目實施工作基礎的文件--項目計劃。項目計劃圍繞項目目標的完成系統(tǒng)地確定項目的任務、安排任務進度、編制完成任務所需的資源預算等,從而保證項目能夠在合理的工期內,用盡可能低的成本達到盡可能高的項目質量要求。在制定項目計劃過程中必須明確 5 個基本問題:做什么、如何做、何時做、誰去做、需要多少資源。
2. 項目計劃的作用
簡單地說,項目計劃可以起到如下作用:
1) 確定完成項目目標所需的各項任務范圍,落實責任,制定各項任務的時間表,明確各項任務所需的人力、物力、財力;
2) 確定項目的工作規(guī)范、遵循的標準,成為項目實施的依據和指南;
3) 明確項目組各成員及其工作責任范圍以及相應的職權,使項目組成員明確自己的工作目標、工作方法、工作途徑、工作期限要求;
4) 保證項目進行過程中項目組成員與項目干系人之間的交流、溝通與協(xié)作,使得項目各項工作協(xié)調一致,提高客戶滿意度;
5) 為項目的跟蹤控制提供基礎;
6) 項目計劃在項目中起到承上啟下的作用,計劃批準后應當作為項目的工作指南。
三、項目計劃制定的原則
(1) 目的性:任何項目計劃的制定應當圍繞項目目標的實現(xiàn)展開。制訂計劃的第一步就是分析目標進而找出為了完成目標所要完成的所有任務。
(2) 系統(tǒng)相關性:項目計劃由一系列子計劃組成,如范圍計劃、人力資源計劃、進度計劃、資源計劃、質量管理計劃、風險管理計劃等。各個子計劃不是孤立存在的,彼此之間相對獨立,又緊密相關,應當形成一個有機的整體。構成項目計劃的任何子計劃的變化都會影響到其他子計劃的制定和執(zhí)行,進而影響到項目計劃的正常實施。
(3) 經濟性:項目不僅要有較高的效率,而且要有較高的效益,因此計劃過程是對多種選擇權衡、優(yōu)化的過程。
(4) 動態(tài)性:由于項目環(huán)境一般處在變化之中,經常使計劃的實施偏離項目的基準計劃,因此項目計劃要隨著環(huán)境和條件的變化不斷調整和修改,以保證項目目標的完成。如何防止項目計劃多變,對出現(xiàn)的問題及時加以處理以保證進度按原計劃實現(xiàn),在一定的意義上說甚至是更為重要的。防止項目計劃多變,就要改進計劃的編制工作,提高計劃的質量,這首先要求項目經理和項目計劃制定人員應當較好地掌握項目的環(huán)境條件,對各種條件進行深入的調查落實并做出有根據的預測,據以制定實施方案,適當留有余地,以使編制的項目計劃切實而可行。其次就是要使這種計劃能夠得到貫徹執(zhí)行,因為再好的計劃,如果不能認真執(zhí)行,也不過是毫無意義的一紙空文。根據各方面的經驗,實行各種不同形式的責、權、利機制是保證計劃實現(xiàn)的關鍵。
四、項目計劃的內容
項目計劃可以包含如下要素。
1. 項目范圍說明
項目范圍說明闡述進行這個項目的原因或意義,形成項目的基本框架,使項目所有者或項目管理者能夠系統(tǒng)地、邏輯地分析項目關鍵問題及項目形成中的相互作用要素,使項目干系人在項目開始實施前或項目相關文檔編寫以前,能夠就項目的基本內容和結構達成一致;項目范圍說明應當形成項目成果核對清單,作為項目評估的依據,在項目終止以后或項目最終報告完成以前進行評估,以此作為評價項目成敗的依據;范圍說明還可以作為項目整個生命周期監(jiān)控和考核項目實施情況的基礎,以及項目其他相關計劃的基礎。
2. 項目進度計劃
進度計劃是