建立嚴格的授權(quán)批準制度，明確授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責范圍和工作要求。對各類不同的物資請購，企業(yè)應(yīng)建立完善的責任授權(quán)體系。部門物資需求由部門資產(chǎn)主管人負責；特殊請購計劃的制訂必須由公司計劃部、營銷部等相關(guān)部門綜合討論決定，與戰(zhàn)略相關(guān)的大宗支出還必須取得高層領(lǐng)導的同意。同時，為了保證權(quán)責對等，企業(yè)應(yīng)建立適當?shù)目己梭w系，真正做到誰擁有權(quán)利誰承擔責任。例如，某公司賬套主管是李明，采購部業(yè)務(wù)員王麗向公司上級主管提出請購鍵盤計劃，請購數(shù)量為10只，業(yè)務(wù)員據(jù)此填制請購單。此時就必須需要賬套主管李明登錄系統(tǒng)，啟動采購管理系統(tǒng)，執(zhí)行“采購選項”、“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制命令”，在“權(quán)限控制”下，選中“檢查業(yè)務(wù)員權(quán)限和檢查操作員權(quán)限”復選框。如果賬套主管沒有賦予業(yè)務(wù)員王麗操作權(quán)限，則在王麗錄入請購單時會彈出“對不起，您沒有錄入該部門的權(quán)限”窗口。
（二）審批的控制企業(yè)的各個部門都應(yīng)該力求使采購申請業(yè)務(wù)制度化，即明確不同類型、不同級別的請購業(yè)務(wù)審批流程，保證所有的采購申請業(yè)務(wù)都經(jīng)過規(guī)定的審批程序。對于采購申請、采購訂單、外協(xié)加工訂單等，必須經(jīng)過某一個人的審核才能接著處理下一流程。對于不同的部門可能會指定不同的審核人。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解報單的處理等都必須嚴格按規(guī)定進行，嚴格執(zhí)行復核制度，充分保證計算機賬務(wù)處理不錯不亂。無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細核對輸出的賬務(wù)憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否一致。另外，制定相應(yīng)的上機守則與操作規(guī)程，是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。比如固定資產(chǎn)的審核歸口到設(shè)備管理部門；計算機等IT設(shè)備的采購歸口到IT主管部門；預算審核歸口到財務(wù)主管部門；不同級別的人員又分別有不同金額的限制，超過之后必須由更高級別的人審核。
（三）業(yè)務(wù)執(zhí)行控制
1.到貨數(shù)量控制?？刂频截浀臄?shù)量是否允許超過訂單數(shù)量。對采購數(shù)量進行控制，采購部門首先應(yīng)當對每一份請購單審查其請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)，其次是檢查使用物品或獲得勞務(wù)的部門主管是否在采購單上簽字同意。對于大宗采購必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析。內(nèi)部會計控制制度必須對這些成本分析做出強制性的規(guī)定，并指定專人對成本分析是否實施進行監(jiān)督。將各種請購項目進行有效的分類，然后利用經(jīng)濟批量法測算出成本；對于請購數(shù)量不大或者零星請購的物品，采購批量的成本分析控制可參照資金預算來執(zhí)行。采購量越多，價格相對越低，但并不是采購越多越好，資金周轉(zhuǎn)率、倉庫儲存的成本等都會直接影響采購成本，應(yīng)根據(jù)資金周轉(zhuǎn)率、儲存成本物料需求計劃等綜合計算出最經(jīng)濟的采購量。因此必須事先確定好采購量。使存貨總成本最低的訂購量被稱為經(jīng)濟訂購量。
2.到貨成本控制?？刂频截洺杀臼欠裨试S超過訂單或合同成本。比如，設(shè)置了某一貨物的采購入庫成本不能超過訂單的10%，系統(tǒng)就不允許錄入成本超過訂單10%的采購入庫。從成本的角度來說，采購原材料或待售商品的價格和采購行為本身的成本構(gòu)成了產(chǎn)品成本中相當大的一部分，因此，采購作業(yè)對企業(yè)盈利能力和財務(wù)流動性有著顯著影響。采購作業(yè)和存貨管理有著密切的關(guān)系，可以說，企業(yè)采購作業(yè)的成本在很大程度上取決于存貨管理的質(zhì)量?？茖W的、精確的存貨管理會在保證正常生產(chǎn)的基礎(chǔ)上，最大程度地降低采購作業(yè)的成本。
3.儲存成本。當企業(yè)有存貨時就會有保管費用的發(fā)生，這一費用包括占用在存貨中的資金不能再投資的機會成本及場地租金、保險費等與儲存有關(guān)的費用。因此，為了節(jié)約儲存成本，企業(yè)應(yīng)盡量減少庫存量。對于這類成本，理想的狀況是降低到零，這就是及時采購的主要思想?？梢酝ㄟ^以下措施來解決