制定項目章程、制定項目初步范圍說明書、制定項目計劃、指導與管理項目執(zhí)行、監(jiān)控項目工作、整體變更控制、項目收尾是項目整體管理過程的七大組成部分。在本文中,我們就這幾個部分來談談系統(tǒng)集成項目的整體管理。
1、 制定項目章程
在以前的工程項目中,都是老板直接對我們進行“拍肩膀”式的工作任命,這種簡單的方式使得我們這些項目經理有時很難開展工作,下面的員工不“服氣”,有關的部門難配合,有時還難免與老板有糾紛。
在項目啟動階段,項目章程是正式批準項目的文件,包括了對項目所產生的產品或服務特征,以及所要滿足的商業(yè)的簡單描述。項目章程也是管理層給項目經理的任命書,授權給項目經理調用各種資源。在合同環(huán)境下,所簽的合同常被作為賣方的項目章程。
項目章程的制定,雖然不符合中國人的做事習慣,但它卻很好的解決了上述的問題,使得工作更加正規(guī)。
2、制定項目初步范圍說明書
在項目啟動階段,項目范圍說明書確定了需要完成的項目事項,包括項目目標、項目工作內容和項目可交付成果等。
對于項目可交付成果,我認為是客戶在出資開始實施項目后最關注的一方面,所以在制定范圍說明書可交付成果上一定要細之再細,并且對相關功能于以說明和對相關設備注明質量要求等等,這樣可以明確項目范圍并減少在項目完成后與客戶之間的糾紛。
在《太航大酒店“西樓”弱電工程》項目中,我公司對可交付成果的制定,在一定程度上減少了與客戶因理解上的差異而導制的糾紛,見下表(部分):
可交付成果 功能說明/質量要求
直接打印菜單、銀臺結帳的功能
餐飲管理軟件源代碼 此代碼為不可交付成果,版權歸乙方所有。
監(jiān)控系統(tǒng) 對安裝有監(jiān)控設備的場所進行24小時不間斷監(jiān)視及錄像
以上、優(yōu)秀率在60%以上,并且30%的人員能解決一般性故障。
…… ……
背景音樂系統(tǒng) 可以在有該系統(tǒng)的場所聽到酒店播放的背景音樂及酒店廣播
餐飲管理系統(tǒng) 餐飲部使用該系統(tǒng)可以實現就餐客人的桌位預定、服務員的無線點菜、廚房
人員培訓 對操作人員進行為期一周(8小時*5天)的強化培訓,保證人員考核及格率在90%
…… ……
2、 制定項目計劃
項目計劃包括:項目的目標、項目的任務和工作范圍、項目的進度安排和質量要求、項目的成本預算成本要求、項目的風險控制和變動控制要求與措施、項目的各種應急計劃等。
在項目計劃階段,項目計劃通過使用其他專項計劃過程所生成的結果,是用來協(xié)調所有項目文檔的文檔,用于指導項目執(zhí)行和管理的整體性、綜合性、全局性。項目計劃可以幫助項目經理領導項目組并評估項目狀態(tài)。
項目計劃中最主要的是大量的收集有關項目的信息、數據。只有對準確、實用的信息源進行分析才能做好下一步工作。在做項目計劃的時候,邀請與項目相關的干系人員參與。以提高項目計劃的實用性。
項目計劃的編制工作包括:
1)項目計劃初步方案
只有對整體信息資料進行完全有效的實際分析后才可以制定項目計劃初步方案。項目計劃初步方案可以使用分析整體的方法。首先要對項目工期和成本兩大要素計劃整體,再將質量、資源等個要素集成一個綜合統(tǒng)一的項目計劃。項目計劃初步方案是以技術和項目各種時間資源出發(fā)編制的。沒有對客戶和各利益方面進行綜合考慮,也就沒有必要進行項目計劃細致的優(yōu)化工作。初步方案只是對下一步綜合平衡和進一步優(yōu)化。
2)項目