形成項(xiàng)目范圍變更書面的說明書，它是以后項(xiàng)目決策的基礎(chǔ)，當(dāng)然比較穩(wěn)妥地辦法還是讓客戶對明顯發(fā)生的變更做出確定(選擇簽字最好)，尤其是在評估了變更可能導(dǎo)致的工作量增加以后，讓客戶認(rèn)識到過多的變更很顯然會造成項(xiàng)目延期，客戶對此也要負(fù)責(zé)任。
在客戶提出需求變更的時候，一定要掌握一定的溝通技巧，一定不要總是無條件遷就客戶。一般來講客戶對IT都不太熟悉，他們認(rèn)為很簡單的事情，可能要花費(fèi)項(xiàng)目組大量的無謂得多余精力，所以千萬不要認(rèn)為客戶所說的就一定是他想得到的！大部分客戶都是第一時間突然腦海里面冒出的火花，所以項(xiàng)目組人員要冷靜的分析一下：客戶到底想要實(shí)現(xiàn)什么目的，抓住問題得本質(zhì)。項(xiàng)目整體管理是平衡那些彼此沖突的項(xiàng)目目標(biāo)的一種能力。看起來簡單，但是實(shí)際上很復(fù)雜，項(xiàng)目主管在項(xiàng)目進(jìn)程中要學(xué)會如何對常見變更進(jìn)行控制，控制客戶需求的肆意膨脹，保證項(xiàng)目健康穩(wěn)定的進(jìn)行。
1. 在項(xiàng)目啟動時，公司會批準(zhǔn)一個新的項(xiàng)目階段的開始。
2. 在范圍計(jì)劃編制的過程中，將制定一份說明書來描述在項(xiàng)目中將做什么。
3. 在范圍定義中，項(xiàng)目的主要部分被分成更小的部分。
4. 在范圍審核時，需要驗(yàn)收項(xiàng)目的范圍。
5. 在范圍變更控制中，隨著時間的過去，需要對項(xiàng)目范圍變更進(jìn)行監(jiān)督。
一般來講，實(shí)現(xiàn)客戶本質(zhì)的需求有很多種辦法。在與客戶的溝通中，一定避免與客戶正面沖突。在初期認(rèn)真傾聽客戶意見，多問一些“您還有什么想法”之類的問題，等客戶把他的想法都表述清楚以后，項(xiàng)目組成員成員最好迅速評估一下客戶的建議，如果實(shí)現(xiàn)起來實(shí)在太困難，可以給客戶一些更加中肯的提議，多問些“您看這樣行不行？其實(shí)可以達(dá)到同樣的目的。”之類的問題，最后還有一個重要的過程就是要與客戶確認(rèn)這次溝通的結(jié)論。