項(xiàng)目的企業(yè)來(lái)說(shuō)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理相當(dāng)多，每一個(gè)都具有不同的技能和經(jīng)驗(yàn)。這些項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常不會(huì)意識(shí)到其他項(xiàng)目的成功，甚至不知道其他人在做什么。如果出現(xiàn)類似的情況的話，就應(yīng)該建立PMO了。任何一個(gè)PMO的運(yùn)轉(zhuǎn)都需要資金和人員的投入。但是投入PMO的時(shí)間和資金將會(huì)是物有所值的，它讓項(xiàng)目經(jīng)理能夠在企業(yè)中更好、更快、更節(jié)省地執(zhí)行項(xiàng)目工作。因?yàn)?/span>PMO是在整個(gè)企業(yè)運(yùn)作的高度而不是單個(gè)項(xiàng)目的高度將企業(yè)有限的資源進(jìn)行合理分配，同時(shí)為項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供各種支持，確保符合企業(yè)戰(zhàn)略的項(xiàng)目成功實(shí)施。
集中化的PMO就可以保證所有的項(xiàng)目經(jīng)理具有核心的項(xiàng)目管理技能，使用共同的方法，處理過(guò)程和模板，并得到企業(yè)最高層的支持。PMO組織的簡(jiǎn)單性使得每個(gè)人都可以建立這樣的辦公室。但是PMO人員配置是非常重要而復(fù)雜的工作。為了具有在各方面提供支持和配置資源的能力，PMO應(yīng)該包括企業(yè)的高層主管、項(xiàng)目經(jīng)理、各類專項(xiàng)專家、項(xiàng)目協(xié)調(diào)人員等角色。
PMO通常具有如下的責(zé)任與功能：
1．為項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供行政支援，如項(xiàng)目各種報(bào)表的產(chǎn)生；項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
2．最大限度的集中項(xiàng)目管理專家，提供項(xiàng)目管理的咨詢與顧問(wèn)服務(wù)；bbs.mypm.net
3．將企業(yè)的項(xiàng)目管理實(shí)踐和專家知識(shí)整理成適合于本企業(yè)的一套方法論，提供在企業(yè)內(nèi)傳播和重用；
4．企業(yè)內(nèi)提供項(xiàng)目管理相關(guān)技能的培訓(xùn)；
5．PMO可以配置部分項(xiàng)目經(jīng)理，有需要時(shí)，可以直接參與具體項(xiàng)目，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目給與重點(diǎn)支持。
三、項(xiàng)目管理辦公室組建
雖然，一個(gè)成熟的項(xiàng)目管理辦公室的作用與功能非常強(qiáng)大。但是，路要一步一步走，在沒有PMO運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)的情況下，我個(gè)人認(rèn)為在PMO成立的初期，其工作應(yīng)該集中在如下幾個(gè)方面：
1．為項(xiàng)目經(jīng)理制定發(fā)展計(jì)劃，并推動(dòng)其實(shí)施。人力資源部、部門主管和PMO共同主導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理的發(fā)展計(jì)劃。同時(shí)，由部門主管、項(xiàng)目經(jīng)理及未來(lái)的項(xiàng)目經(jīng)理，組成企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目管理協(xié)作組織（或稱為項(xiàng)目管理俱樂部）。項(xiàng)目管理協(xié)作組織通過(guò)形式多樣的討論與交流，總結(jié)分享各自的經(jīng)驗(yàn)。PMO要根據(jù)項(xiàng)目管理協(xié)作組織的需求和企業(yè)內(nèi)項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)展計(jì)劃，開設(shè)各種培訓(xùn)班提供專業(yè)化的培訓(xùn)和面對(duì)面的交流。
2．收集和整理項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，提供給其它項(xiàng)目分享。通過(guò)參與各個(gè)項(xiàng)目的會(huì)議，總結(jié)和分享不同領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)、技術(shù)及經(jīng)驗(yàn)，形成可再利用的支持能力，讓知識(shí)管理在日常運(yùn)作中能被落實(shí)。
3．項(xiàng)目投入的工期和成本的分析。建立和推行一套工具，記錄每個(gè)項(xiàng)目所花費(fèi)的人力、時(shí)間，經(jīng)過(guò)整理產(chǎn)生可供項(xiàng)目經(jīng)理和主管參考的項(xiàng)目管理報(bào)表。
4． 制定項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等模版，提供給項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參考使用。由于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在進(jìn)行具體項(xiàng)目時(shí)，往往會(huì)面對(duì)以前沒有遇到的問(wèn)題和情況。但是，這些問(wèn)題和情況在企業(yè)內(nèi)部可能已經(jīng)遇到或?qū)嵤┻^(guò)，因此PMO能通過(guò)對(duì)其它項(xiàng)目的總結(jié)，提供出標(biāo)準(zhǔn)的解決方案，并以文檔模版的形式提供。這樣，可以使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作總是在企業(yè)過(guò)去積累的基礎(chǔ)上向前發(fā)展，而不是簡(jiǎn)單的低水平重復(fù)。
總之，在一個(gè)以項(xiàng)目為基礎(chǔ)開展工作的企業(yè)內(nèi)部，PMO的建立是勢(shì)在必行的。但是，如何成功設(shè)立PMO，更重要的是如何成功運(yùn)作PMO是一項(xiàng)非常復(fù)雜和專業(yè)的工作，需要企業(yè)和其員工長(zhǎng)期努力。
下圖為項(xiàng)目管理辦公室的組織模式簡(jiǎn)圖：
四、項(xiàng)目管理辦公